Çalışan Personel Dosyasına Ne Yapmalıyım?
Diğerlerinde erişim İK personeli ile sınırlıdır ve çalışanlar kayıtlarına erişim talep edebilir. Avukatlar ayrıca, dava kayıtları ve Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu (EEOC) şikayetleri için personel kayıtlarının içeriğine de başvurabilirler.
Eski bir çalışan, kendi personel kayıtlarının bir kopyasını da talep edebilir.
Tüm bu potansiyel kullanımlar ve personel kayıtlarınızın potansiyel izleyicileri ile birlikte, bir işveren, çalışanların kayıtlarındaki bir çalışanın istihdam geçmişinin tarafsız ve olgusal belgelerini korumaya özen göstermelidir. Sonuç olarak, bu genel yönergeleri kuruluşunuzun personel kayıtlarında sakladığınız belgelere uygulayın.
Çalışan personel dosyasının içeriği için genel kurallar
- Personel kayıtlarındaki bilgiler gerçeğe uygun olmalıdır. Süpervizör veya İnsan Kaynakları personeli görüşleri; rastgele notlar; dedikodu; asılsız söylentiler; araştırılmamış diğer çalışanlardan gelen sorular, raporlar veya temkinli iddialar; iddialar takip edilmedi, araştırılmadı ve sonuçlandırılmadı; ve herhangi bir gerçek olmayan bilgi, yorum veya not, bir çalışanın personel dosyasından hariç tutulmalıdır.
Bir İK yöneticisinin bir personel kaydına başvurduğu saldırgan yorumların en kötü örneklerinden biri, işe alım yöneticisinin görüşme notlarını içeriyordu. Biri şunları söyledi: “Gerekirse merdivenlerden yukarı ve aşağı inmek için çok fazla yağ.” Çalışanın, bir avukatın ve hatta gelecekteki çalışanların ve denetçilerin bu gibi yorumları okuduklarını hayal edin.
Başka bir şirkette yönetici, yöneticilerin ve diğerlerinin çalışanın dosyalarına "Mary'nin kızdırdığı için öfkelenmediği için sinirlendirdiğini ve yöneticisini bile alması için işlerini yavaşlattığını" söyledi. Sorunu görüyor musun?
- Personel kayıtları uygun dosya konumlarına düşünceli bir şekilde atanmalıdır. Şirket personel kayıtlarınız için eyalet ve Federal yasalara , 1996 yılında Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası (HIPAA) gibi iş kanunları ve işveren en iyi uygulamaları temelinde bir protokol belirleyin.
Ardından, protokol ile sopa. Bir tıbbi dosyaya ait olduklarında personel dosyasına giren rastgele doktor bakiyelerini bulmak istemezsiniz. Ne de, bir çalışanın bordro dosyasında tanıtımı için gerekçe ve gerekçelendirme yapmak ister misiniz?
Ayrıca, personel dosyasındaki eski işverenlerle yapılan görüşmelerden arkaplan kontrolünü veya notlarını içeren bir işe alım kararının kayıtlarını da istemezsiniz.
- Personel kayıtlarına belgeleri yerleştiren denetçiler, yöneticiler ve diğer çalışanlar, belgeleri uygun şekilde yazmaları için eğitilmelidir. Bir çalışanın kastettiğini belirten çalışanın tam bir ateşkes olması , personelinizin herhangi bir ödül kazanmadığını, ancak eğitimli olmayan denetçilerin benzer ifadeler yazdıkları biliniyor.
Daha da iyisi, kayıtlardan sorumlu olan ve bir personel dosyasına neyin girip ne yapılmaması gerektiğini bilen İK personelinize dosyalara erişimi sınırlayın. - Bir çalışanın istihdam tarihinin hem olumlu hem de olumsuz yönlerini içerecek şekilde personel kayıtlarına koyduğunuz bilgileri dengeleyin . Sıklıkla, personel kayıtları her olumsuz durumu vurgulamakta ve olumlu bileşenleri gözden kaçırmaktadır.
- Bir süpervizörün kendi raporlama personeli ile resmi şirket personel kayıtları hakkındaki kişisel notları arasındaki farkı tanımak. Denetim otoritesinin performans iyileştirme , projelerin takibi ve hedeflerin tamamlanmasi için kullanilmasi ve arttirmalari ve performans geliim planlarini belirleme amaciyla notlar, firmanın resmi personel kayıtlarında değil, bir süpervizörün özel dosyasına aittir.
Ayrıca, yöneticilerin yönetim dosyasında not alma ve dokümantasyonu sürdürme konusunda eğitme ihtiyacını da göz önünde bulundurun . Duygulara değil, gerçeklere, düşüncelere ve belirli örneklere ilişkin aynı kriterler, özel notlara uygulanır.
Denetim otoritesinin özel notları bir dava örneğinde açıklanabilir, bu nedenle özel notlar için bile dikkatli olunması tavsiye edilir. İdari personelde resmi personel personel dosyasında bulunan kayıtların kopyalarını tutan denetçilerin uygulamaları önerilmez.
- İşe alım dökümanları ve görüşme notları, birazcık bir skora sahip. En iyi uygulama, doldurduğunuz her pozisyon için, iş ilanından referans kontrolüne kadar bu pozisyonu doldurmakla ilgili tüm belgeleri içeren ayrı bir dosya tutmaktır. Başvuru sahibinin özgeçmişleri, kapak mektupları ve başvuruları bu dosyaya aittir, işyerindeki çalışanın işçisini çalışan personel dosyasına taşımanız gerekir.
Bu dosya, potansiyel bir çalışanın niteliklerinin tarafsız bir şekilde temsil edilmesi için çaba gösteren resmi kontrol listelerine ve formlara sahiptir ve en nitelikli adayı işe alma kararınızı desteklemektedir. İşe alım sürecinde alınan işe alım yöneticisinin görüş ve notları bu dosyaya ait değildir. İnsan Kaynakları, bu notları, bir istihdam kararıyla ilgili eksiksiz bir dokümantasyonu korumak için toplayabilir ancak personel kayıtlarına dahil değildir.
- Terfi , yanal bir fırsata transfer ve maaş artışları gibi istihdam kararları ile ilgili gerçekler, personel kayıtlarına aittir. Denetim otoritesinin veya İK'nın çalışan ile ilgili görüşleri yoktur. Yazılı bir uyarı gibi resmi disiplin işlem belgeleri de çalışanın personel dosyasına aittir.
Personel kayıtlarında olmaması gereken belgelerin özel örnekleri
Aşağıdaki bilgiler personel kayıtlarına yerleştirilmemelidir. Belgeler ayrı bir dosya gerektirebilir, denetleyici veya yönetim notları olarak sınıflandırılabilir veya herhangi bir işveren tarafından tutulmamalıdır.
- Herhangi bir tıbbi bilgi tıbbi dosyaya aittir.
- Bordro bilgileri bordro dosyasına aittir.
- Çalışanların Sosyal Güvenlik Numaralarını veya bir çalışanın yaş, ırk, cinsiyet, ulusal köken, sakatlık, medeni durum, dini inançlar vb. Gibi korunan sınıflandırmaları hakkında bilgi içeren belgeler asla personel dosyalarında tutulmamalıdır.
- Bir çalışanın işini yönetmek, hedefleri belirlemek, sağlanan geri bildirimler ve benzerleri için denetim dokümanları özel, amir veya yönetici tarafından sahip olunan bir dosyada yer almalıdır.
- Çalışan şikayeti, tanık görüşmeleri, çalışan mülakatı, bulgular, avukat tavsiyeleri ve kararların yanı sıra misilleme yapılmamasına yönelik takibin de dahil olduğu soruşturma materyalleri , personel kayıtlarından ayrı bir soruşturma dosyasında yer almalıdır.
- Dosya çalışanı I-9 , çalışanların kayıtlarından uzakta bir I-9 dosya veya yerinde formlar oluşturur .
- Denetçi, yönetici ve çalışanın erişemediği ayrı bir dosyada , suç geçmişi, kredi raporları ve benzerleri dahil olmak üzere arka plan kontrolleri ve uyuşturucu testi sonuçları . SHRM bu ayrı dosyayı önerir ya da bu bilgilerin çalışanın tıbbi dosyasında da yer almasını tavsiye eder.
- Özyönetim formları ve devlet raporları gibi Çalışan Eşit Fırsat kayıtları , personel dosyasında veya denetim otoritesinin erişebileceği herhangi bir yerde tutulmamalıdır.
Bu yönergeleri izlerseniz, kuruluşunuz fiili, desteklenebilir istihdam geçmişi ve personel kayıtlarını uygun yerlerde etkin bir şekilde depolar.
Feragatname: Lütfen, verilen bilgilerin, yetkili olarak, doğruluk ve yasallık açısından garanti edilmediğini unutmayın. Site dünya çapında bir izleyici tarafından okunuyor ve istihdam yasaları ve yönetmelikleri devletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişiyor. Yasal yorumunuzu ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Eyalet, Federal veya Uluslararası devlet kaynaklarından yardım isteyin. Bu bilgi rehberlik, fikirler ve yardım içindir.