Çalışanlar Personel Dosyalarını Görüntülemeyi Nasıl Kazanıyor?
Çalışanlar bu kayıtların varlığını bildiğinden, dosyanın ne içerdiğini görmek için zaman zaman bunları görmek isteyeceklerdir.
Çalışana nasıl sağlanacağına karar verirken (ve eski çalışanlara erişim) işiniz için geçerli olan yasaları aklınızda bulundurun.
Birçok eyalette, şirketin belirli bölümlerini mevcut ve eski çalışanlara açık hale getirmesini gerektiren yasalar vardır. Politikanızın tüm yasalara uygun olduğundan emin olmak için iş bulma avukatınızla görüşün.
Örneğin, Federal yasa, Engelliler Yasasıyla ilgili kayıtların personel kayıtlarından ayrı tutulmasını gerektirir. Şirketiniz HIPAA'ya tabi ise, tıbbi kayıt tutmanızın da buna uygun olduğundan emin olun.
Çalışanların kendi dosyalarında görebilmelerine izin verdiğinizde çok fazla yol alabilirsiniz. Ancak, bir çalışanın, bilginin keşfedilebileceği bir dava söz konusu olduğunda, referans kontroller gibi belirli bilgilere erişemeyeceğini belirleseniz bile unutmayın.
Bu nedenle, personelinize işleri doğru bir şekilde kaydetmelerini ve yasaları her zaman takip etmelerini söyleyin. Çalışan kayıtları şakaların içinde ya da yorumlarda yer almaz.
Bunlar bir mahkemede iyi gitmez.
Genel bir kural olarak, kayıtlara bir kapı bekçisi bulundurmak prosedürlerin takip edildiğini ve tutarlı olmasını sağlar. İnsanların kayıtlarını masalarına geri götürmelerine izin verirken bir başka İK yöneticisi istemiyorsunuz.
Herkesin tek bir kaynaktan geçmesini istemek, işleri tutarlı ve yasal tutmaya yardımcı olur.
Kayıtlar ve kayıt tutma ve erişim ile ilgili yasalar zor. Güncel kaldığınızdan emin olun.
Aşağıdaki politika işletmeniz için iyi bir başlangıçtır , ancak eyalet ve yerel yasalarınızın değişebileceğini unutmayın.
Örnek Çalışan Kayıtları Erişim Politikası
Tüm çalışanlar, eski çalışanlar ve çalışan temsilcileri, personel dosyalarının bazı içeriğini İnsan Kaynakları personeline önceden bildirerek görebilirler. Çalışanın işe alma, terfi , disiplin cezası ve transfer gibi niteliklerine ilişkin belgeler görülebilir . Ayrıca, çalışan politika imzalama formlarını ve eğitim kayıtlarını inceleyebilir.
Çalışanın gözden geçiremeyeceği dokümanlar arasında referanslar, referans kontroller, yönetim tarafından yapılan soruşturma kayıtları, tıbbi kayıtlar, adli takibat ile ilgili belgeler, başka bir çalışanın gizliliğini ihlal edecek herhangi bir belge ve çalışan planlaması için kullanılan belgeler yer almaktadır.
prosedür
Personel dosyalarının izin verilen içeriğini gözden geçirmek isteyen bir çalışan, 24 saat önceden haber verilmeksizin İnsan Kaynakları ile iletişime geçmelidir (hafta sonları hariç). Eski çalışanlar veya İnsan Kaynakları personeli tarafından bilinmeyen kişiler, personel dosyasına erişmek için kimlik ve / veya izin belgesi sunmalıdır.
Çalışanlar personel dosyalarını bir İnsan Kaynakları personeli tarafından gözden geçirilmelidir.
Çalışanlar personel dosyalarının herhangi bir bölümünü ofiste bırakamazlar.
Çalışan, dosyanın fotokopisini veya dosyanın bölümlerini talep edebilir. Gerekçesiyle İnsan Kaynakları çalışanı fotokopileri sağlayacaktır. Geniş kopyalama için çalışanın fotokopiler için ödeme yapması gerekecektir.
Çalışan, personel dosyasındaki bir belgeden memnun olmazsa, İnsan Kaynakları personelinin huzurunda, çalışan bir açıklama veya açıklama yazabilir ve tartışmalı belgeye ekleyebilir. Hiçbir koşulda İK personeli veya çalışan gerçek belgeyi değiştiremez.
Çalışan ayrıca personel dosyasından bir belgenin kaldırılmasını isteyebilir. İnsan Kaynakları çalışanı kabul ederse, belge kaldırılabilir.
İnsan Kaynakları çalışanı uymuyorsa, konu Şirket Açık Kapı Politikasında belirtilen şekilde temyiz edilebilir.