İşte Personel Dosyalarının İçeriği Hakkında Bilmeniz Gerekenler
- İşveren, herhangi bir sebeple bilgiye erişmeniz gerektiğinde, doğru bilgileri kullanışlı ve düzenli bir şekilde bulundurmak ister. Acil durum irtibatlarındaki değişiklikler, çalışan adresleri, performans değerlendirmelerinin izlenmesi, disiplin mektupları , çalışanların tanınması ve iş başvuruları materyalleri , işverenin hızla erişebilmek isteyeceği bilgi türlerine örnektir.
- İşverenin çalışan seçimi, performansı, çalışma geçmişi, tazminat gerekçeleri ve şirket içi tanıtım uygulamaları gibi personel sorunları ile ilgili belgeleri sadece birkaçını belirtmesi gerekmektedir.
Bir EEOC davası, bir dava ya da bir çalışanın zam ya da terfiden yoksunluğunu haklı gösterme gereği, işverenin bu tür çalışan belgelerini toplayıp muhafaza etmesini gerektirmektedir. - Bazı çalışan kayıtları federal veya eyalet hükümetleri tarafından işverenlerin tutması için gereklidir. Çalışan bilgilerinin bir personel dosyasında düzenlenmesi, erişim ve yasal uyumluluk ve hazır bulunuşluk için mantıklıdır.
Personel Dosyalarının Türleri
Bir işveren, genellikle, iş kullanımı, çalışan gizliliği, tıbbi mahremiyet ve yasal uyum için çeşitli tipte personel dosyalarını barındırır. Bir işverenin saklaması gereken kaç dosya olduğunu söyleyen yasalardan habersizim.
Ancak, birçok yasa vardır ve personel gizliliği için personel dosyalarının içeriğini yöneten ve bu bilgilere erişimi olan personel için en iyi uygulamalar vardır.
Bunlar ABD'deki çoğu işverenin sürdürdüğü personel dosyaları. (Dünya çapında yasalar ve uygulamalar farklılık gösterebilir.)
- Personel Dosyası : Bu, iş ilişkisinin tarihini içeren ana çalışan dosyasıdır.
- Bordro Dosyası : Maaş ve yardımlarla ilgili tüm bordro sorunları için ayrı bir dosya tutmak istersiniz.
- Çalışan Tıbbi Dosya : 1996 tarihli federal Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası (HIPAA), işverenlerin çalışan tıbbi kayıtlarını gizli olarak korumasını gerektirir.
- I-9 Çalışan Formları : Bu formları çeşitli koşullar altında kontrol etme yetkisine sahip olan devlet çalışanlarını istemediğiniz için tüm çalışanların (çalışan başına değil) I-9 formları için ayrı bir dosya tutmanız gerekir. ana, gizli çalışan personel dosyaları.
Personel Dosyalarına Çalışan Erişimi
Çalışanlar, İnsan Kaynakları personelinin rehberliği ve gözetiminde çalışan personel dosyalarına erişime izin verilir . Çalışan personel dosyaları, onları koruma ve koruma sorumluluğu olan işverenin mülkü olarak kabul edilir.
Örnek Personel Dosya Politikası
Aşağıda şirketinizde kullanmak için örnek personel dosyası politikasıdır. Bu, önerilen ve her dosyaya erişimi olan çeşitli dosyaları tartışır.
Örnek politikası
Şirket, her çalışan için üç çalışan dosyasını muhafaza etmektedir.
Her bir çalışan için (Şirket Adınız) bir personel dosyası tutulur. Bu personel dosyaları gizli belgeler içerir ve İnsan Kaynakları personeli tarafından yönetilir ve sürdürülür.
Bu dosyaya erişim, İK personeli ile sınırlıdır ve her bir çalışanın yöneticisinin, kendi iş dosyasını, çalışanın iş performansıyla ilgili belgelerle koruduğunu varsayar.
Bir personel dosyasındaki tipik belgeler; iş başvurusu, aile acil durum iletişim formu, belgelenmiş disiplin cezası geçmişi, özgeçmiş, çalışan el kitabı ve işveren tarafından imzalanan iş kağıtları, mevcut kişisel bilgiler ve iş referanslarıdır.
Tüm personel dosyaları aynı belgeleri içermez, ancak her personel dosyasında aynı olan bazı belgeler bulunur.
Bordro dosyaları da korunur; bordro dosyaları, çalışanın işlerinin, bölümlerinin, tazminat değişikliklerinin ve benzerlerinin geçmişini içerir. Bordro dosyasına erişim uygun muhasebe ve İK personeli ile sınırlıdır.
Bir çalışan tıbbi dosya da korunur. Tıbbi dosyanın içeriği, İnsan Kaynakları tarafından belirlenen personel ve kayıtları dosyada saklanan çalışan haricinde kimse için mevcut değildir. Şirketinizin Adında), tıbbi dosyalar en yüksek düzeyde güvenli depolama ve gizlilik alır.
Bir çalışan, normal iş saatleri içinde bir İnsan Kaynakları personeli ile iletişime geçerek kendi personel dosyasını görüntüleyebilir. Hiçbir çalışan, İK personelinin huzurunda bulunması gereken personel dosyasındaki herhangi bir belgeyi değiştiremez veya kaldıramaz.
Ayrıca çalışan dosyaları, çalışan kayıtları, insan kaynakları dosyaları, dokümantasyon olarak da bilinir
Feragatname - Lütfen Dikkat:
Susan Heathfield, bu web sitesinde doğru, sağduyulu, etik İnsan Kaynakları yönetimi, işveren ve işyeri önerileri sunmak için her türlü çabayı sarfeder ve bu web sitesinden bağlantı kurar, ancak o bir avukat ve site içeriği değildir. yetkili, doğruluk ve yasallık için garanti edilmez ve yasal tavsiye olarak yorumlanmamalıdır.
Sitenin dünya çapında bir izleyici kitlesi vardır ve istihdam yasaları ve düzenlemeleri eyaletten eyalete ve ülkeden ülkeye farklılık gösterir, bu nedenle site işyeriniz için tümünde kesin olamaz. Şüphe duyduğunuzda, yasal yorumlama ve kararlarınızın doğru olduğundan emin olmak için her zaman Devlet, Federal veya Uluslararası hükümet kaynaklarından hukuk müşaviri veya yardım isteyin. Bu sitedeki bilgiler sadece rehberlik, fikirler ve yardım içindir.