Personel personel dosyası, genellikle İnsan Kaynakları personelinin erişebileceği kilitli bir yerde, kilitli, yangına dayanıklı bir dosya dolabında saklanır.
Personel dosyasındaki çalışan bilgilerinin gizliliği büyük önem taşımaktadır.
Şirkette tutulan tüm çalışan dosyalarından, çalışan personel dosyasına en çok işveren, amir veya İnsan Kaynakları personeli tarafından bilgi almak için erişilir.
Çalışan Personel Dosya İçeriği Hakkında Dikkate Alınanlar
Bir çalışan personel dosyasında herhangi bir belgeyi doldururken dikkate alınması gereken temel ilkeler ve sorular bunlardır.
- İşverenin dava edilmesi durumunda işverenin kararları haklı çıkarmak için özel bir belgeye ihtiyacı olacak mı? İşverenin belgeye bir mahkemede mi ihtiyacı var?
- Çalışan, belgenin kendi personel dosyasında yer alacağını biliyor ve anlıyor mu? Çoğu durumda, işverenler belgenin içeriğini imzalamayı değil, belgenin içeriğini imzalamayı değil, belgenin farkında olduğunu ve belgeyi okuduklarını belgelemek için belgeyi imzalamalıdır.
- Çalışan ile ilgili hiçbir sürpriz, görüş veya kişisel not hiç bir çalışan personel dosyasına yerleştirilmemelidir. Sadece gerçekler, hiçbir spekülatif düşünce, bir çalışan personel dosyasına aittir.
Çalışan Personel Dosyasının İçeriği
Aşağıda, bir işverenin bir çalışan personel dosyasında bulundurması gereken belgelerle ilgili öneriler bulunmaktadır.
İş geçmişi
- İş başvurusu
- Devam et
- Kapak mektubuna devam et
- Eğitim doğrulaması
- İstihdam doğrulaması
- Red mektubu
- Pozisyon açıklaması
- İş analizi kayıtları
- İş teklifi mektubu veya iş sözleşmesi
- Kullanılıyorsa, istihdam ajansı veya geçici ajans anlaşması
- Acil İletişim Bilgileri
- Çalışan el kitabı makbuzunu gösteren imzalanmış personel el kitabı alındı formu
- Kapsanan konuları ve kimler tarafından gösterilen yeni çalışan oryantasyonundan kontrol listesi
- Herhangi bir yer değiştirme anlaşması ve dokümantasyonu
- Örneğin, işveren ile işveren arasındaki herhangi bir sözleşme, yazılı anlaşma, makbuz veya onay (örneğin, bir şirket sözleşmesi , bir iş sözleşmesi veya şirket tarafından sağlanan bir araba ile ilgili bir anlaşma gibi)
- İstihdam resmi formlarının yaşamı dahil olmak üzere: transfer , tanıtım , iç iş başvuruları vb.
- İstihdam ile ilgili diğer belgeler
Çalışan Performansı Geliştirme ve İyileştirme
- Kullanılan herhangi bir performans değerlendirmesinin veya çalışanların gelişim planlarının kopyaları
- Çalışan öz-değerlendirmeleri
- Resmi danışmanlık oturumlarından kayıtlar
- Katılım veya gecikme ile ilgili notlar
- Performans iyileştirme planı dokümantasyonu
- Disiplin eylem raporları
- Sertifika, tanıma mektupları ve benzeri gibi çalışanların tanınması
- Çalışan resmi önerileri ve tavsiyeleri, organizasyon cevapları
- Eğitim kayıtları
- Eğitim talepleri
- Yeterlilik değerlendirmeleri
- Eğitim sınıfı veya oturum bildirimleri veya çizelgeleri
- İhtiyaç değerlendirmeleri imzalandı
- Eğitim harcama raporları
- Müşterilerden veya iş arkadaşlarından şikayetler
İşten Ayrılma Kayıtları
- Çalışan istifa mektubu
- Çıkış görüşme belgeleri
- Cobra bildirimi
- İstihdam sonu kontrol listesi
- Nihai maaş , tatil ücreti, şirket mülkiyeti iadesi vb. Gibi çalışanların istihdamının tüm yönleri için kesin muhasebe.
Personel dosyaları ile ilgili ek belgeler mevcuttur.