İnsan kaynaklarında doğru ve yanlış belgelere ait örnekleri görün
İstihdam Kaydı Hakkında Belgeler
Dokümantasyon, bir çalışanın eylemleri, tartışması, performans koçluğu olayları, tanınmış politika ihlalleri, disiplin cezası, olumlu katkılar, ödül ve tanıma, soruşturmalar, gerekliliklerin yerine getirilmemesi ve hedefler, performans değerlendirmesi vb.
Dokümantasyon, işveren veya çalışanın belirli bir olayın etrafında gerçekleşen olayların ve tartışmaların yazılı bir kaydını korumasına izin verir. İstihdam ilişkisinin belgelendirilmesi, çalışanların teşvik edilmesi , çalışanların ücretlerinin yükseltilmesi ve iş akdinin feshi de dahil olmak üzere disiplin cezası gibi eylemleri desteklemek için gerekli olabilecek yazılı bir kayıt sağlar.
Çalışanlar hakkındaki belgeler genellikle gerektiğinde hem olumlu hem de olumsuzdur. Bu olgusal ve yargısal değil. Olayla ilgili olarak görüş sahibinin görüş ve düşüncelerini değil, olayları anlatır. Dokümantasyon ayrıca, resmi çalışan tanımayı sağladığınız veya disiplin cezası aldığınız zamanlar gibi dikkate değer durumlarda alınan eylemleri de açıklar.
Belgelerin zamanında, ayrıntılı ve doğru olması için olayın mümkün olduğu kadar yakın belgelerini oluşturmanız gerektiğini unutmayın.
Yasal bir süreçte, çalışanın geçmiş performansı hakkındaki belgeler genellikle işverenin olaydan elde ettiği sonuçlar açısından kritik öneme sahiptir.
Tamamen olumsuz sonuçlara odaklanmaksızın çalışanın performansının adil bir resmini ortaya koymak hedeftir.
Belge Türleri
Politikalar, prosedürler, çalışan el kitabı ve performans geliştirme planları , çalışanların kendilerinden ne beklendiğini bildiği düzenli, adil bir işyerini sürdürmek için beklenen çalışan davranışlarını ve işyeri koşullarını kaydeden belgelerdir.
Dokümantasyon ayrıca, suçlu, suçlayıcı ve tanıkların, cinsel taciz gibi çalışanın görevi kötüye kullanma davranışlarını içeren düşmanca işyerlerine ilişkin ifadelerinin yazılı kaydıdır.
Dokümantasyon resmi personel olabilir ve çalışanın personel dosyasında saklanabilir . Çalışanların bir kopyasını aldıklarını ve içeriğini gözden geçirdiklerini kabul etmek için bu belgeleri imzalamaları beklenir. (İmza, belgelerindeki beyanlarla ilgili anlaşmayı imzalamaz.)
Bu belgeler ayrıca imzalı istihdam başvurusu, yazılı istihdam referansları , özgeçmiş ve kapak mektupları gibi uygulama materyalleri ve arka plan kontrolleri gibi kalıcı kayıtları da içerir. Çalışan personel dosyasından ayrı olarak, çalışanların ABD'de çalışmaya uygunluğunu doğrulayan I-9 formu gibi dokümantasyonlar tıbbi kayıtlar, FMLA kayıtları ve benzeri gibi korunur.
Dokümantasyon aynı zamanda bir yöneticinin bir yıl boyunca bir çalışanla yaptığı görüşmelerin kayıtlarındaki gibi gayri resmi de olabilir. Yöneticilerin bu belgeleri tüm raporlama personeli üzerinde tutmaları önemlidir; Performans nedeniyle hiçbir çalışanın katılımı sağlanmamalıdır. (Bu daha sonraki bir tarihte ayrımcılık olarak yorumlanabilir.)
Belgelerin Kullanımı
Olumlu veya olumsuz olan kritik olayların belgelenmesi de, yöneticilerin belirli bir süre boyunca çalışan bir performansa sahip olmaları için tavsiye edilir.
Belgeler kuruluşlarda başka şekillerde kullanılır. Bunlar birkaç isim vermek için prosedürleri, çalışma talimatlarını ve bilgisayar yazılımı talimatlarını içerebilir, ancak İnsan Kaynakları fonksiyonunun amaçları için, bu belgelerin yaygın kullanımıdır. Ve bunlar uygun bir şekilde nasıl belgeleneceğiyle ilgili talimatlardır.
Performans Belgeleri Örnekleri
Bir çalışanın performansıyla ilgili belgeler, çalışanlarınızı disiplin altına almanıza, sonlandırmanıza veya adil şekilde tanıtmanıza, ödüllendirmenize ve tanımlamanıza olanak tanır . Dokümantasyon olmaksızın, bu eylemlerden herhangi biri için bir dava açmak zordur - ve işveren için potansiyel olarak risklidir.
İşveren , çalışanların ayrımcı muamelesi ile ilgili olası bir suçlamadan kaçınmalıdır.
Yasallık bir yana, iyi işverenler, çalışanların hedefleri ve kariyer planlarını adil, tutarlı ve destekleyici bir çalışma ortamı yaratmak ister.
Bu ortam, yöneticinin çalışan performansı ile ilgili profesyonel belgelendirmesi tarafından desteklenmektedir - hem canlandırıcı davranışlar hem de düzeltme veya iyileştirme ihtiyacı olan eylemler. Daha önce, nasıl belgelenmek ayrıntılı olarak tartışıldı. Bu örnekler size uygun dokümantasyon örnekleri sunar.
Belgeler Örnekleri
Yanlış :
Mark genellikle iş için geç kalıyor. Mark çok çalışmayı özlüyor.
Sağa :
1 Nisan: Mark hastalandı ve 8 saat çalışmayı kaçırdı.
4 Nisan: Mark saat 10'da, planlanan başlangıç saatinden iki saat sonra işe geldi.
6 Nisan: Mark bir doktor randevusu planladı ve ardından yeni bir fırının kurulması için evde kaldı.
12 Nisan: Mark hastalandı ve 8 saat çalışmayı kaçırdı.
Yanlış :
Mary güvenilmez. Yaptığı şeyleri neredeyse hiç yapmadı.
Sağa :
2 Mayıs: Mary, ürün önerisinin ilk taslağının bugünkü haftalık toplantıda gözden geçirilebileceğine söz verdi. Mary beklendiği gibi bir taslak belge üretmedi. Çok meşgul olduğunu ve yardımına ihtiyacı olan insanların onunla geri gelmediğini söyledi.
Yönetici yanıt verdi: Hangi yardıma ihtiyacınız vardı? Bilgi? Kim sana geri dönmedi ve onlardan neye ihtiyacın vardı?
Carl ve Michael, Mary'yi ilerlemeleri hakkında güncellemeye ihtiyaç duyuyorlardı.
Sizi bu kadar meşgul eden şey, bağlılığınızı takip etmek için zamanınız olmadı mı? Onları yerine getirmek için sınırlı saatlerle çok fazla taahhütte bulunur.
Size yardımcı olmak için ne yapabilirim?
Taslak belgeyi ne zaman incelenmek üzere hazırlayacaksınız?
Bu örnekler, yanlış yazılan belgelere karşı etkili belgelerin nasıl göründüğüne genel bir bakış sağlar. İş yerinizdeki politikaları, performansı ve olayları etkili ve yasal olarak belgelemek için bu tavsiyeye uyun.
Feragatname: Lütfen, verilen bilgilerin, yetkili olarak, doğruluk ve yasallık açısından garanti edilmediğini unutmayın. Site dünya çapında bir izleyici tarafından okunuyor ve istihdam yasaları ve yönetmelikleri devletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişiyor. Yasal yorumunuzu ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Eyalet, Federal veya Uluslararası devlet kaynaklarından yardım isteyin. Bu bilgi rehberlik, fikirler ve yardım içindir.