Çalışan Performansında Ne Zaman, Nasıl ve Ne Belli Olduğunu Bilmeniz Gereken İpuçları
Dokümantasyon yöneticiler ve İK personeli için önemlidir, çünkü çalışanlarınızın istihdam tarihindeki tüm olayları kaydetmek için ciddi bir çaba sarfetmeniz gerekir - hem olumlu hem de olumsuz performans vakaları.
Yöneticilerin ve İK personelinin tüm olayları dikkatlice belgelemesinin nedeni budur.
Neden belge?
- Dokümantasyon, performans konularının çalışanla zamanında ve öz bir şekilde tartışıldığına dair kanıt sağlar.
- Dokümantasyon, çalışanın geliştirdiği zamanın ya da zaman içinde performansı artırma başarısızlığının geçmişini sunar. Çalışanın eylemlerinin, yöneticinin eylemlerinin ve olayların meydana geldiği olayların kronolojik ve kesin bir tanımıdır.
- Dokümantasyon, yönetim kararlarını, bir çalışanla disiplin veya işten çıkarılma gibi olumsuz davranışlarda bulunmaya teşvik eden kanıtlar sağlar.
- Dokümantasyon, bir çalışanın ayrıca uygun olan diğer çalışanlar üzerinde mevcut bir promosyonu veya fırsatı hak ettiğini kanıtlar.
- Dokümantasyon, maaş artışlarını , düşüşlerini veya çalışanın neden zam almadığını haklı çıkarmak için kanıt sağlar.
- Bir dava durumunda, eksiksiz ve ayrıntılı bir dokümantasyon, bir işverenin menfaatlerini korur. Belgeler, yönetimin başarısız bir çalışanı feshetme eylemlerini destekleyebilir. Ayrıca, çalışanın yasadışı ayrımcılık gibi diğerlerine karşı yasal olan nedenlerle feshedildiğini de kanıtlayabilir.
Ne Belge
Yöneticilerin çalışan performansını, hem olumlu katkıları hem de performans hatalarını belgelemeleri gerekmektedir. Çalışanın tam olarak ne yaptığını ve ne dediğini ve yöneticinin ne yaptığını ve görüşme sırasında ya da görüşme sırasında yanıt verdiklerini belgelemeye ihtiyaçları var.
Konuşma sırasında yapılan tüm anlaşmaları, hedefleri belirleyen , gerekli ve beklenen iyileştirmeleri ve iyileştirme için zaman çizelgesini belgelemeniz gerekir.
Dokümantasyon ayrıca yöneticinin çalışanlara yardımcı olduğu taahhütleri de içermelidir.
Nasıl Belge
Dokümantasyon, toplantı sırasında veya hemen sonrasında yazılı olarak veya çalışanla görüşülmelidir. Hiçbir zaman, gerçekte gerçekleştiği günlerde sohbeti yazmayı özlemeyeceksin. Daha sonraya kadar beklemek, belgelerin kalitesini etkiler çünkü bellek temel alır.
Yöneticilerin yaptığı en büyük hatalardan biri, bir çalışan danışmanlığı geçmişini gerektiği gibi yeniden yapılandırabileceklerine inanmaktır. İyi ve zamanında belgelenmiş herhangi bir deneyimi olmayan İK kişi, rekonstrümlü bir kayıttan hiç aldırmaz. Hafızayı yeniden inşa eden yöneticiler, şirkete gereksiz ve kabul edilemez bir risk getiriyor.
Profesyonel, düzenli ve düzenli görünmek için belgelerinize ihtiyacınız var. Geçmiş hakkında üçüncü bir tarafa konuşuyormuşsunuz gibi belge yazın. Belgelerinizi bir gün kimlerin okuyabildiğini asla bilemezsiniz, bu yüzden profesyonelliğinizi yansıttığından emin olun. (Bir kokteyl peçetesinin arkası, zarf veya yapışkan not, profesyonel belgeler olarak kabul edilmez.)
Çalışanın, işyerinizde yeni bir iş alması veya yapması durumunda, belgeleriniz bir çalışanın yeni yöneticisine gitmelidir.
Hafızanız için ve çalışanın yeni yöneticisini bilgilendirmek için, çalışanın adını ve unvanını, isminizi ve unvanınızı ve her belgede tam tarihi belirtmeniz gerekir.
Olgusal, adil, yasal, objektif, eksiksiz ve tutarlı olan dökümanları yazınız. Görüşlerden kaçının (Mike özensizdir. Alice tembeldir. Tom bana yalan söylemişti.), Ad-çağrı, editörlük (John bir pisliktir. Mark bir davranış problemi vardır.) Ve etiketleme (Mary sorumsuzdur. George bir takım değildir. oyuncu.).
Ayrıca çalışanın davranışını yorumlamaya çalışmayın. (Marsha bu ödevi sevmemeli. Paula başının üstünde gözüküyor.) Sıfatlar ve zarflar gibi açıklayıcı kelimeleri kullanmasını en aza indirgeyin (yavaş, eğimli, mutsuz, karamsar, kaba). Çalışana özgü davranışlarını ve eylemlerini belirtin, sizin fikrinizi veya yorumunuzu değil.
Dokümantasyonda ihtiyaç duyulan şey, konuşmanın doğru bir kaydıdır. Gerçeklerle dalga geç ve sadece ne dediğini ve çalışanın ne dediğini yaz. Belgelerinizin açık olduğundan ve gerçekleri doğru şekilde aldığından emin olun. (Potansiyel herhangi bir yasal durumda, belgelenen olayların herhangi birinde hatalar tüm dokümanların şüpheli olmasını sağlar.)
Son olarak, herhangi bir anlaşma, taahhüt, zaman çizelgesi, gerekli iyileştirmeler, check-in noktaları ve bellekten kaybolabilecek diğer ayrıntıları belgeleyin. Yanlış anlamanın oluşmayacağı bir tarih ve zaman belirlediğinizden ve kesin tarihler ve bitiş tarihleri belirlediğinizden emin olun.
İK departmanınızın dokümantasyon politikasını öğrenin, bu belge personelin personel dosyasında hangi belgelerin yerleştirilmesi gerektiğini size söyleyecektir. Disiplin işlemlerinin herhangi bir şekilde belgelenmesi kesinlikle dahil edilmelidir.
Çalışan Belgelerini Nerede Saklamak
Çalışanlar hakkındaki belgeler gizli ve çalışanlara özel olduğundan, yöneticilerin, İK'nın ve potansiyel olarak çalışanın bir sonraki yöneticisi için herhangi bir dokümantasyonun gizli kalmasına dikkat etmelisiniz. Bu nedenle, paylaşılan bir bilgisayar sürücüsüne belgelerin yerleştirilmesi önerilmez. El ile yazılmış dökümantasyon ve bir yöneticinin belgeleri basılı olarak en iyi şekilde kilitli depolarda saklanır.
Bu yönergeleri uygularsanız, bir çalışanın disipline edilmesi, sona erdirilmesi veya daha yüksek bir potansiyele sahip bir işe transfer edilmesi konusunda yardım istemek için İK'ya gittiğinizde, İK sorunu çözmenize ya da durumu iyileştirmenize yardımcı olacaktır. İK, belge, belge, belge ya da size yardım edemediğinizi söylerse, üslerinizin tamamını kapsayacaksınız.
Feragatname: Lütfen, verilen bilgilerin, yetkili olarak, doğruluk ve yasallık açısından garanti edilmediğini unutmayın. Site dünya çapında bir izleyici tarafından okunuyor ve istihdam yasaları ve yönetmelikleri devletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişiyor. Yasal yorumunuzu ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Eyalet, Federal veya Uluslararası devlet kaynaklarından yardım isteyin. Bu bilgi rehberlik, fikirler ve yardım içindir.