İşverenin, bazı personel dosyalarını saklaması için iyi nedenler vardır - bazıları yasal ve bazıları en iyi uygulama amaçları için.
Dokümantasyon gereklidir, bu yüzden işveren bir çalışanın iş geçmişi hakkında doğru bir görüşe sahiptir. Dokümantasyon, işverenin kararlarını destekler ve işvereni, doğru bir şekilde korunan bir davada koruyabilir.
Personel dosyasının içeriği, bir çalışanın kariyeri boyunca önemli olaylara dair genel bir bakış sağlar. Çalışan ve onun kariyeri hakkında verilen kararları destekler. İşe alma, terfi, transfer, ödüller ve tanıma ve işten çıkarma kararlarının ardındaki işverenin gerekçesini gösterirler.
Farklı Yönergeler Farklı Personel Dosya Türleriyle İlişkilidir
Çok sayıda personel dosyası önerildiğinden, her personel dosyasıyla farklı kurallar ve yönergeler ilişkilendirilir.
- Her bir personel dosyası türü, bu sebepten dolayı mevcut ve farklı içerikler için farklı bir nedene sahiptir.
- Her personel dosyası farklı şekilde saklanır.
- Bir personel dosyasına erişim çoğu kuruluştaki belirli çalışanlarla sınırlıdır. Farklı personel dosya türleri farklı erişim kurallarına sahiptir.
- Çalışan personeline personel erişimine izin verilir, ancak çoğu işveren, çalışan el kitabında bir personel dosya erişim politikasıyla çalışanların erişimine ilişkin yönergeler hazırlamıştır. (Çeşitli eyaletler ve yargı bölgeleri farklı kurallara sahiptir, bu nedenle bulunduğunuz yer için güncel kalın.)
Çoğu kuruluş çalışanın genel personel dosyasına erişmesine izin vermez. Yöneticilerin ilgili belgeleri resmi personel dosyası olmayan kendi çalışan dosyalarında tutmasını beklerler.
- İnsan Kaynakları departmanı çalışanların personel dosyalarından sorumludur ve sorumludur.
Önerilen Personel Dosyaları
Burada önerilen personel dosyalarının türleri ve onlarla çalışma hakkında bilmeniz gerekenler.
Çalışan Personel Dosyası
Bu, her çalışan için bir işverenin sahip olduğu ana personel dosyasıdır. Personel dosyası, her çalışanın istihdam geçmişini saklar. Bir çalışan personel dosyası hakkında bilmeniz gereken budur.
Tıbbi dosya
Çalışan tıbbi dosyada , işverenin bilmesi ve karşılaması gereken ciddi yasal kısıtlamalar bulunmaktadır. Bir çalışanın tıbbi dosyasının gizliliği ve içeriği hakkında bilmeniz gerekenler.
Bordro Dosyası
Çalışan bordro dosyasına çalışan erişimi, tıbbi ya da personel dosyasına erişimden daha az kısıtlayıcıdır. Bordro dosyası, maaş, fayda seçimi , ücret oranı değişiklikleri, garnitürler ve çalışanın maaş ödemesini etkileyen diğer yasal belgeler hakkında bilgi tutar. Çeşitli muhasebe ve İnsan Kaynakları personeli bordro dosyasındaki bilgilere erişir.
Çalışanlar için I-9 Form Dosyası
Çeşitli devlet kurumlarının erişim hakları nedeniyle, çalışan I-9 formları için ayrı bir dosya saklayarak en iyi uygulamayı takip ediyorsunuz. I-9 formlarını saklamak hakkında daha fazla bilgi edinin.
Personel Dosyalarına Genel Bakış
Sadece çalışan personel dosyaları hakkında hızlı ve basit detaylar ister misiniz? Çalışan personel dosyalarına genel bakış için kontrol edin.
Çalışanlar için Personel Dosya Erişim Politikası
Her çalışanın kendi personel dosyasında ne olduğunu bilmesini istiyorsanız, ancak dosyanın bütünlüğünü, bütünlüğünü ve eksiksizliğini kontrol etmeniz gerekir. Çalışan ve işveren gizliliğinin korunması ve sınırlı erişim, personel dosya erişim politikası ile sağlanmaktadır.
Çalışan Personel Dosyasına Eklenmeyenler
Bir çalışan personel dosyasına asla dahil edilmemesi gereken içerikle ilgili kurallara mı ihtiyacınız var? Ayrı, gayri resmi bir yerde ya da hiçbir şekilde saklamak istemediğiniz içerikle ilgili en iyi önerilerim. Gereksiz ve tamamen görüşülen belgelerin saklanması size zarar verebilir.
belgeleme
Hangi belgelerin olduğunu biliyor musun? Kelime, dokümantasyon, istihdam dünyasında ve İnsan Kaynaklarında sık sık mahsur. Ancak, belgelerin anlamı ve belirli istihdam olaylarını neden belgelemek istemeniz burada ayrıntılı olarak ele alınmaktadır.
> Feragatname: Lütfen verilen bilgilerin, yetkili iken, doğruluk ve yasallık açısından garanti edilmediğini unutmayın. Yasal yorumunuzu ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Eyalet, Federal veya Uluslararası devlet kaynaklarından yardım isteyin. Bu bilgi sadece bilgilendirme amaçlıdır.