Tüm çalışan dosyalarında olduğu gibi, bilmesi gerekenler dışında erişimi sınırlayın
Bordro dosyası, muhasebe personelinin çalışanın gizli bilgilerine erişmeden çalışanlara ödeme yapmasını sağlar. Muhasebe personeli, çalışanı ödemek için mantıklı olan bordro kayıtlarını tutabilir.
Bordro ve muhasebenin dış kaynaklı olduğu durumlarda, bu personelin bordro kayıtları için daha da tavsiye edilen bir uygulamadır.
Bordro dosyası gizli çalışan bilgisine erişimi sınırlar. Çalışan bordro dosyası, muhasebe ve finans personelinin, çalışanı kullanışlı bir yere ödemek için ihtiyaç duydukları bilgilere sahip olmalarını sağlar. Yer, diğer çalışanlara güvenli ve ulaşılamaz olmalıdır.
Muhasebe personelinin, bordro dosyalarındaki bilgilerin gizli olduğunu ve İK personelinin izni ve imzası olmadan paylaşılmaması gerektiğini etkilemeniz gerekir. Ayrıca, muhasebe personeli, çalışanların yükseltmeleri, promosyonları, ikramiyeleri ve çalışanlar hakkında gizli olan diğer tüm bilgiler hakkında bilgi paylaşmamalıdır.
İnsan Kaynakları, muhasebenin çalışan bordro dosyalarına erişimini izlemesine gerek yoktur. Personel ve tıbbi dosyalar gibi ilgili çalışan dosyaları için tavsiye edildiği gibi, bordro dosyasına erişimi sınırlandırmalısınız.
Sadece işlerini yapması gereken bilgiye sahip olan kişiler içeriği görmelidir.
Çalışan Bordro Dosyası İçeriği
Bu, bir çalışan bordro dosyasına ait olanların listesidir, ancak tamamen kapsamlı değildir.
- İşe alım yöneticisi, İnsan Kaynakları ve çalışan tarafından imzalanmış teklif mektubu
- Bir çalışan sözleşmesi mevcut olduğunda İnsan Kaynakları ve işe alma müdürü tarafından imzalanmış ödeme yetkisi
- W-4 Formu
- Bir maaş kesintisi gerektiren herhangi bir çalışan yardımı ile ilgili evrak ve yetkilendirme
- Doğrudan ödeme yetkilendirme formu
- Ücretli zaman muhasebesi formları
- Saatlik haftalık zaman çizelgeleri
- Zaman saati kayıtları, nerede kullanılır?
- Devam kayıtları
- Seyahat ve diğer yetkili harcamalar için belge ve makbuzlar da dahil olmak üzere masraf geri ödeme talepleri
- Ödemeler, kitaplar, vb. Için öğrenim masraflarını geri ödeme formları ve makbuzları
- Önceden talep formlarını öde
- Şirket kredi belgeleri ve ödeme planı
- Garnitür siparişleri ve kayıtları
- Özel bilgilerin serbest bırakılması için yetkilendirme
- Her çalışanın yükseltilmesi ile ilgili evrak çalışmaları
- Herhangi bir bonus , kâr paylaşımı veya tanıma ödülü ile ilgili evraklar
- W-2 formları
- Şirketinizin izin verdiği diğer bordro işlemleri için yetkilendirme
Ayrıca çalışan dosyaları, çalışan kayıtları , insan kaynakları dosyaları, dokümantasyon olarak da bilinir
Susan Heathfield, bu web sitesinde doğru, sağduyulu, etik İnsan Kaynakları yönetimi, işveren ve işyeri tavsiyeleri sunmak için her türlü çabayı göstermektedir, ancak bir avukat değildir. Sitede yer alan içerik yasal tavsiye olarak yorumlanmamalıdır. Sitenin dünya çapında bir izleyici kitlesi vardır ve istihdam yasaları ve yönetmelikleri devletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişmektedir , bu nedenle makaleler işyeriniz için hepsinde kesin olamaz.
Şüpheye düştüğünüzde, her zaman yasal yardım alın. Sitede yer alan bilgiler sadece bilgilendirme amaçlıdır.