Akıllı İşverenler Çalışan Kayıtları İçin 4 Farklı Dosyayı Koruyor
Çalışan Kayıtlarının Personel Dosyaları
Her çalışan için bir personel dosyası tutulur. Bu personel dosyaları gizli belgeler içerir ve İnsan Kaynakları personeli tarafından yönetilir ve sürdürülür.
Personel dosyaları, bazı şirketlerde işveren, çalışan ve çalışanın yöneticisi tarafından kullanılan ana çalışan kayıtlarıdır.
Diğerlerinde - bu önerilen yaklaşımdır - çalışan personel dosyasına erişim İK ve denetim altındaki çalışan ile sınırlıdır.
Bir personel dosyasındaki tipik belgeler ; iş başvurusu , aile acil durum iletişim formu, belgelenmiş disiplin cezası, özgeçmiş, çalışan el kitabı makbuzu işçinin işten çıkarılma, işveren tarafından imzalanan iş kağıtları, periyodik değerlendirme, iş değerlendirmesi veya performans Her çalışanın gelişim planı, eğitim sertifikaları ve katılım kanıtları ve mevcut kişisel iletişim bilgileri.
Tüm personel dosyaları aynı belgeleri içermez, ancak her personel dosyasında aynı olan bazı belgeler bulunur. Bir çalışanın performansının belgelenmesi, disiplin cezası, bir ödül veya başka bir başarıya imza atmadığı sürece personel dosyasına ait değildir.
Bu günlük performans notları, yöneticilerin çalışanlarının performansını, hedeflerini ve katkılarını takip etmeye devam ettiği dosyaya aittir.
Çalışan Kayıtlarının Bordro Dosyaları
Bordro dosyaları ayrıca çalışan kayıtlarını da korur. Bordro dosyaları, çalışanın işlerinin, departmanlarının, tazminat değişikliklerinin, garnitürlerin, kredilerin ve bir çalışanın ödenmesi ve çalışanın tazminat tarihinin bir kopyasını saklamak için gerekli olan diğer bilgilerin bir geçmişini içerir.
Bordro dosyası ayrıca, çalışan tarafından doldurulan W-2, W-4 ve sosyal güvenlik stopaj belgeleri gibi hükümet formlarının tarihini de içerecektir. Dosya ayrıca çalışanlara sağlanan yardım bilgilerini ve çalışan maaşından ödemeleri geri çekme iznini de içerecektir.
Çalışan Kayıtlarının Tıbbi Dosyaları
Bir çalışan tıbbi dosya da işveren tarafından yapılmaktadır. Tıbbi dosyadaki çalışan kayıtları, İnsan Kaynakları tarafından belirlenen personel ve kayıtları dosyada saklanan çalışan haricinde kimse için mevcut değildir. Tıbbi dosyalar doktorun notlarını, FMLA uygulama evraklarını, uyuşturucu test bilgilerini, gerekli fiziksel bilgileri ve çalışanın veya ailesinin tıbbi sağlığına ilişkin diğer belgeleri içerir.
Tıbbi dosyalar, çalışan kayıtlarının gizliliği nedeniyle, en yüksek düzeyde güvenli depolama ve gizlilik elde eder. Tıbbi dosyaların İK personelinin dışında çalışanlar tarafından erişilemeyen bir odaya kilitlenmiş kilitli dosya çekmecelerinde saklanması tavsiye edilir.
I-9 Çalışan Kayıtları Dosyaları
I-9 Diğer çalışan kayıtlarından ayrı bir dosyada tüm çalışanlar için tutulan dosya evrak kayıtları.
İşverenler, bu çalışan kaydını çalışan memurlarının ve çalışanların I-9'larını incelemeye yetkili diğer kurumların gizliliğini korumak için diğer çalışan kayıtlarından ayrı tutmaktadır.
I-9'ların ayrı bir yerde tutulması, Federal I-9 dosya incelemesi için seçildiyseniz, devlet çalışanlarının, çalışanla ilgili diğer kayıtlara veya kuruluşunuzla olan çalışmasına fiilen haricinde erişemez. I-9 formu. Bu araştırmalar her yıl artmaktadır, bu yüzden çalışanlarınızın I-9 formlarını uygun bir şekilde doldurduklarından emin olun, ya da para cezasına ve potansiyel olarak hapis cezasına maruz kalabilirsiniz.
Çalışanlar tarafından Çalışan Kayıtlarına Erişim
Çalışanlar, normal iş saatleri içinde İnsan Kaynakları personeli ile iletişime geçerek çalışan kayıtlarını görebilirler.
Hiçbir çalışan, İK personelinin huzurunda bulunması gereken kayıtlarında herhangi bir belgeyi değiştiremez veya kaldıramaz.
Bir çalışan personelinin , çalışan el kitabınızda izleme politikasını kaydetmesi ve dosyalarını görüntülemek için çalışanların talepleri konusunda ayrım gözetmemek gerekir.
Bir çalışan, işten ayrıldıktan sonra personel kayıtlarının bir kopyasına yazılı bir talep gönderirse, onlara bir kopyasını göndermeniz gerekir.
Zaman zaman, İnsan Kaynakları departmanı tarafından ne tür çalışan kayıtları tutulduğu konusunda şüpheli bir çalışanla karşılaşacaksınız. Bunlar, çalışan dosyalarının bir kopyasını talep etme olasılığı en yüksek olan çalışanlardır. Yine, ayrımcılık yapılmadan dosyanın bir kopyasını çıkartın ve gönderin. (Çalışanların, İK personelinin ne kadar az bir dokümantasyona sahip olduğuna dair şaşırdığını belirten geri bildirim alacaksınız.)
Bazı yargı bölgelerinde, dosyayı kopyalamak ve göndermek için çalışanı ücretlendirmek yasaldır.
Feragatname: Lütfen, verilen bilgilerin, yetkili olarak, doğruluk ve yasallık açısından garanti edilmediğini unutmayın. Site dünya çapında bir izleyici tarafından okunuyor ve istihdam yasaları ve yönetmelikleri devletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişiyor. Yasal yorumunuzu ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Eyalet, Federal veya Uluslararası devlet kaynaklarından yardım isteyin . Bu bilgi rehberlik, fikirler ve yardım içindir.