Harcamalar; konaklama, kişisel araç kilometresinin geri ödenmesi , uçuşlar, karayolu taşımacılığı, zıpkınlar için ipuçları, yemekler, garsonlar için ipuçları, oda servisi ve bir çalışanın yoldayken yaşayabileceği diğer masrafları içerebilir.
Bir kuruluşun geri ödeyeceği harcamalar, şirketin iş seyahati politikasında bulunur . Şirketinizin politikasına aşina olun, çünkü kuru temizleme ve spor salonu üyeliği gibi çeşitli masraflar uzun seyahatlerde karşılanabilir.
Konferanslarda, satış görüşmelerinde ve saha ziyaretlerinde yapılan müşteri eğlenceleri bir başka geri ödeme masrafıdır, ancak şirketinizin politikalarını bilin, böylece eğlence maliyetlerine uygulanan limitleri aşmayın.
Tipik olarak, kuruluşlar bu üç şekilde çalışanların seyahat masraflarını öderler.
- Şirket kredi kartları , iş için sık seyahat eden çalışanlara verilir. Çalışanlar bir iş gezisine yaptıkları harcamaların çoğunu şirket kredi kartına yükleyebilirler. İpuçları ve fast food gibi masrafların geri ödenmesi için çalışanların bir masraf raporu doldurması gerekecektir.
Ödeme kartları işverenler için uygun olup, geri ödemeden önce iş giderlerini ödemek için nakit çıkması gerekmemektedir. Bununla birlikte, şirketinizin politikaları hakkında bilgi sahibi olun; yine de makbuzları ve diğer destekleyici belgeleri açmanız gerekebilir.
- Nakit: Çalışanların şirket kredi kartı olmayan kuruluşlar, çalışanlar yoldayken, çalışanların her bir harcama için masraf geri ödeme raporunu doldurmasını gerektirmektedir. Genellikle makbuzlar ve her masraf için bir miktar gerekçelendirme gerektirir.
Bir kuruluş nadiren çalışanlardan hava ücretleri gibi büyük bilet kalemleri için ödeme yapmasını ve daha sonra geri ödeme talep etmesini nadiren istemektedir. Önde büyük harcamalar için bir şirket satınalma siparişi veya şirket kredi kartı ödemesi. Ancak, çalışanların genellikle daha sonra geri ödenecek olan günlük seyahat masrafları için nakit olarak nakit ödeme yapmaları gerekir.
- Günlük: Günlük harcırah , bir çalışanın tüm masrafları karşılamak için vermiş olduğu belirli bir miktar paranın günlük olarak ödenmesidir. Çalışan, günlük olarak tahsis edilen para miktarının parametreleri dahilinde sağlıklı seyahat gideri seçimlerini yapmaktan sorumludur.
Bazı şirketler doğrudan ulaşım ve konut için ödeme yaparlar, ancak seyahat edenlere yemek ve kara taşımacılığı da dahil olmak üzere diğer tüm masraflar için harcırah verirler. Çalışanların, ekstra parayı günlük olarak tutmak için harcamalar harcadığı biliniyor. Şirketler buna genelde izin veriyor.
İş için seyahat eden çalışanlara, şirket seyahat politikaları ve geri ödeme için karşılanan maliyetler konusunda güncel kalmaları tavsiye edilir. Politikaların dışında kalan masraflar genellikle geri ödenmez veya karşılanmaz.
Makbuzlar, çoğu kurum tarafından, günlük harcırahlar haricinde gereklidir. Şirketinizin, çalışanların seyahat masraflarını karşılamak için kullanmasını bekledikleri bir formu da vardır.
Geri ödenebilir giderlerin üstünde kalmak için, çalışanlara genellikle bir harcama raporu göndermeleri ve geçerli makbuzları teslim etmeleri gereken bir son teslim tarihi verilir. Finans departmanı, güncel kalmasına yardımcı olacak kılavuzlara sahip olacak.
Kuruluşunuzda neyin uygun seyahat masrafları olduğuna dair sorularınız varsa, yöneticiniz ve İK ile görüşün.
Parayı harcamak ve daha sonra bir sürpriz almak istemezsiniz.
Devamı: İş Seyahatinin Maliyetini Azaltmak İçin 10 İpucu | Çalışanlar Odaları Paylaşmalı mı?