Başvuru Takip Sistem Seçme Eki ve Gereksinimlerini Seçme
Burada, başvuru yapan izleme sistemleri değerlendirme sürecinde soruşturma, sorulacak sorular ve analize yanıtlar için önemli alanlar bulacaksınız. Bu bilgi, şirketinizi uygun başvuru izleme sistemi arayışında ihtiyaçlarınıza cevap verecek şekilde yönlendirecektir.
Başvuru Sahibinin Takip Sisteminin Karar Vericilerini Belirleme
Herhangi bir başvuru sahibi izleme sistemi değerlendirme sürecine başlamadan önce bir şirket kendi içinde örgütlenmelidir. Başvuru sahibi izleme sistemini değerlendirmeye hazırlanırken, paydaşların bir işbirliğinin oluşturulması ve bu karar vericilere bilinçli bir karar vermek için zaman vermeleri şarttır.
Seçim komiteniz, her bir başvuru yapan izleme sistemi tedarikçisinin güçlü ve zayıf yanlarını değerlendirmek için hazırlanmalıdır. Seçim komitesi bu üyeleri içermelidir.
- Seçim Yürütücüsü: Bu, diğer Komite üyelerini açık bir direktif ve vizyonla güçlendirebilecek bir Kıdemli Başkan Yardımcısı (SVP) veya İnsan Kaynakları Başkan Yardımcısıdır (VP). Kişinin aynı zamanda satıcı seçimini karşı taraflara Yatırım Getirisi (ROI) açısından açıklayabilmesi gerekir.
- Seçim Yöneticisi: Bu kişi, uygun arama ve seçim taktikleri oluşturmak için işe alım sürecini ve şirketin acı noktalarını tam olarak anlayabilmelidir.
- Komite Üyesi: Kullanıcıların sesinin temsil edilmesini ve seçilen çözümün başarılı bir şekilde benimsenmesini sağlamak.
- Komite Katkıları: Bunlar, başvuru yapan izleme sistemi seçim sürecine ek girdi sağlayan diğer bölümlerden üyelerdir. Mali uzmanlığa sahip olanlar, satıcıların finansal istikrarı hakkında bilgi verebilir veya her bir başvuru sahibi izleme sisteminin toplam maliyetini proje bütçesine göre karşılaştırabilir. BT katkıda bulunanlar, komite üyelerini, satıcı adaylarının izleme sistemlerinin teknik yetenekleri konusunda eğitebilir ve her çözümü mevcut sisteminize göre karşılaştırmaya yardımcı olabilir.
Komite üyeleri, yetenek yönetiminin kurumsal vizyonuna bağlı olarak teknoloji araçlarının değerini, süreç optimizasyonunu ve müşteri hizmetlerini tanıyan kişiler olmalıdır.
Mevcut İşe Alım Sürecinizi Belgeleyin
Başvuran izleme sistemi seçim komitesini bir araya getirdikten sonra, ilk göreviniz, çalışan talebi sürecini , işe alım sürecinizi ve işe alma yöneticisinin, işe alımcısının ve adayı bir kiralama işlemini tamamlama sürecini izleyen bir belge oluşturmaktır. . Daha sonra komiteniz, her bir adımın neden gerekli olduğunu ve elenirse ne olacağını tartışmalıdır.
İşe alım sürecinizi basitleştirin ve her adımın gerçekten değer kattığından ve kaliteli çalışanlar oluşturmanıza yardımcı olduğundan emin olun. Bu, komitenizin işe alma sürecinizin ihtiyaçlarını, her bir başvuru yapan izleme sisteminin yetenekleriyle karşılaştırabilmesini sağlayacaktır. Bu değerlendirme, işe alımdaki en iyi uygulamaları öğrenmek ve mevcut işe alım sürecinizi gözden geçirmek ve optimize etmek için harika bir fırsattır.
Başvuru Sahibi Takip Sisteminiz için Gereksinimleri Belirleyin
Artık şirketinizin işe alım sürecini açıkça tanımladığınıza göre, komiteniz başvuru sahibi izleme sistemi için şirket gereksinimlerinizi tam olarak belirlemeye hazırdır. Aşağıdaki sorulara açık bir cevap vermek istediğinizi unutmayın:
- Neden bu başvuru izleme sistemini satın alıyorsunuz?
- Mevcut işe alım süreciniz şirket hedeflerinizle uyumlu mu?
Bu soruları akılda tutmak, komitenizin başvuru sahibi izleme çözümü satın almak için güçlü bir dava oluşturmasına yardımcı olacaktır. Başvuru sahibi izleme sistemi için YG ile güçlü bir bağlantı kurmayı seçmeniz için, komitenizin başvuru sahibi izleme sisteminde ne istediğine dair net beklentiler yaratması gerekir.
Başvuru sahibi izleme sisteminiz, işe alım görevlileri ile işe alım yöneticileri arasında daha iyi bir ilişki kurmalı, talep oluşturma ve onaylama sürecinizi hızlandırmalı ve işe alımlarınızın kalitesini artırmalıdır. Başvuru sahibi izleme sisteminiz, İnsan Kaynakları profesyonellerinin işe alım çabalarını otomasyon yoluyla daha verimli ve uygun maliyetli bir işe alım süreci yaratacak şekilde düzenlemelidir. Bu, ortak İK zorluklarına hitap etmek için mükemmel bir zaman:
- Kabul etmenin, incelemenin ve yönetmenin etkili bir yolu olmayan yüksek hacimli özgeçmişler.
- Hantal iç iletişim ile yüksek iş fırsatları hacmi.
- Bilgiye hızlıca erişememe ve tüm işe alım metrikleri hakkında rapor verememe.
- Devam edenlerin gelişigüzel depolanması nedeniyle nitelikli başvuruları kaybetmek.
- Yerel veya yurtdışında çeşitli şube ofisleri ve bölümleri arasında işe alım çabalarının çoğaltılması.
- Homegrown teknolojisi ile aşırı BT bakım ve destek giderleri.
- EEO-OFCCP uyumluluk verilerinin etkisiz izlenmesi.
- Teknoloji güncellemeleri ve iyileştirmeleri için BT'den uygun dikkati çekmek için uğraşmak.
Ayrıca, bu fırsatı aşağıdaki gibi yeni süreçlerden ve teknolojilerden elde edilen gelişmelerin değerini düşünmek için kullanın:
- farklı modüller kullanarak kaçınmak,
- iletişimi geliştirmek, ve
- küresel sorunları ele almak.
Bu yönetilebilirliği korumak için, vasıfsız satıcıları ortadan kaldırmak için gerekli olan "sahip olunması gerekenleri" tanımlamanız gerekir. Örneğin, temel bir faktör olarak, komiteniz, barındırılan çözüm BT ekibinizdeki herhangi bir yükü ortadan kaldırdığı için, yalnızca kurulu sistemden ziyade Web tabanlı bir çözüm sağlayan satıcıları ele alacağınıza karar verebilir.
Başvuru Sahibi Takip Sisteminiz için Gereksinimleri Belirleyin
Net iş hedeflerini belirlemek, önceliklerini gereksinimlerinize bağlar. Komitenizin başlangıçtaki sistem gereksinimlerine odaklanması zorunludur. Komite, şirket öncelikleriyle uyumlu olmayan sistem öğeleri tarafından dikkatinizin dağılmasını önlemek zorundadır. Kendi hedeflerinizi oluştururken dikkate almanız gereken önemli iş hedeflerini ve temel gereksinimleri kabul ettiniz.
Başvuru Sahibinin Takip Sisteminde Dikkat Edilecek Temel Gereksinimler
- Süreç verimliliği: Bir sürecin merkezileştirilmesi, iş talepleri, izleme, çalışan yönlendirmesi ve transfer programlarının yönetimi dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere çeşitli görevleri iyileştirebilir.
- Adayların birden fazla soru sayfasına girmeden maaş ve saatlik kiralama için kuruluşunuza hızlı ve kolay bir şekilde başvurmalarını sağlar.
- Maliyet-etkin kalırken yüksek hacimli işe alımını kolaylaştırabilir.
- Eşsiz işe alım yönetimi sürecimizi yapılandırabilen ve organizasyonumuz büyüdükçe ya da süreçlerimiz değiştikçe gelişen ihtiyaçlarımızı karşılayabilecek kapasitede, yapılandırılabilir, ölçeklenebilir bir çözüm.
- İyileştirilmiş raporlama özellikleri: Birçok kuruluş, satıcılar üzerindeki toplam harcamalarını belirleme, kaynak sağlama ve metrikleri karşılaştırma konusunda zorlanmaktadır. Tek bir kaynak üzerinden koordine etmek, doğru merkezi raporlamaya izin verecektir.
- İşe alım yapanların tüm bilgileri ve belirli parametrelere göre veritabanını aramalarına izin verir.
- Kullanıcıların geçici raporlar yayınlamalarını ve gelecekteki kullanım için ölçütler kaydetmelerini ve ayrıca, kiralama başına maliyet, doldurma süresi, kaynak etkinliği ve daha fazlası dahil olmak üzere endüstri standardı raporlarını çalıştırmasını sağlayan bir Raporlama Merkezi içerir.
Marka Kimliği ve Farkındalık Yaratın
- Başvuru sahibi ile olumlu bir iş deneyimi arasında bir bağlantı oluşturmak, markanın tanınmasını sağlayacaktır. Güçlü bir marka, başvuru sahibi trafiğini artıracak ve yetenek havuzunuzu geliştirecek bir güven oluşturabilir.
- Markalı Kariyer Merkezi web sayfalarına şirketinizin web sitesinden erişilebilir.
- İşe alım yapanların kariyer bilgilerini şirket Web sitesine kolayca göndermelerini sağlar.
- Küresel destek için çoklu dil yetenekleri sağlayın.
- EEO / AAP Uyumlu.
- Bu tür bilgilerin doğru bir şekilde ölçülebilmesi, federal düzenlemelere uymaya devam edecek ve kuruluşa karşı herhangi bir yasal işlemden kaçınacaktır. Ayrıca, başvuru sahibinin kalitesini oluşturmaya da yardımcı olacaktır.
- EEO / OFCCP tarafından belirlenen yönergelere uygun olarak kalırken, gönüllü EEO verilerinin yakalanması, izlenmesi ve raporlanabilmesi.
- Pozisyon için temel niteliklere sahip olanları göstermek için eleme öncesi adaylara ön eleme soruları koyabilir.
- Geliştirilmiş iletişim.
- Etkin bir şekilde bilgilendiren, tüm kullanıcıları birleştirecek ve kuruluşun operasyonlarını düzenleyecek bir ortam oluşturur.
- İşe alımcılar, işe alım yöneticileri ve adaylar arasındaki iletişimi kolaylaştırmak için bir İletişim Merkezi içerir. Ayrıca kullanıcıların randevu almasını, not bırakmasını ve geri bildirimde bulunmasını, kitle mesajlarını göndermesini ve özgeçmişini aldıktan sonra başvuru sahiplerine otomatik yanıt vermesini sağlar.
Başvuru Takip Sistemi için Müşteri Desteği
- Tam kullanıcı uyarlaması, uygulama sırasında ve sonrasında satıcı tarafından sağlanan müşteri desteğine bağlıdır.
- Sektördeki en iyi uygulamaları kullanırken şirket ve kullanıcı sorunlarını yönetmeye adanmış hali hazır destek ekibi.
- Şirketinize ücretsiz olarak en yüksek destek seviyesi.
Başvuru Takip Sistemleri Satıcı Değerlendirmesi
Komitenizin dikkate almaya karar verdiği potansiyel satıcılardan bir Teklif İste (RFP) talep etmeniz önerilir. Komite, başvuru yapan izleme yazılımının gerekli işi yapıp yapamayacağını belirlemenize yardımcı olmak için herhangi bir konuda açıklık kazanma fırsatınızdır. Komiteniz etkili bir RFP oluşturmak için aşağıdaki önemli konuları dikkate almalıdır:
- Sistem komitenizin temel sorunlarını destekliyor mu? Bu değerlendirme sürecinin bir önceki bölümüne bağlanır; İhtiyacınız olan özellikleri belirleyebilmeniz için sürecinizi tamamen bilmeniz gerekir. Komiteniz, ana önceliğiniz olmayan işlevler sunabilen çözümler tarafından dikkatinizi dağıtamaz. Çekici görünmekle birlikte, çok sayıda gösterişli özellik ve işlev, kullanıcılarınız tarafından benimsenmeyecekse, kuruluşunuz için herhangi bir değer yaratmayacaktır.
- Satıcı, sistemi benzer büyüklükte başka bir kuruluşa kurdu mu?
- Komiteniz, müşteri memnuniyeti ve takibi, uygulama süreci ve gizli ücretler gibi konularda size bilgi verebilecek referanslara erişebilmelidir. Unutmayın, özellikler güçlü kullanıcı adaptasyonu olmadan hiçbir değeri yoktur.
- Uygulama süreci neyi gerektiriyor? Başarılı bir kabul oranına sahip olmak, doğru uygulama ile başlar. Seçtiğiniz tedarikçinin kullanıcılarınızı uygun eğitim ve sürekli destek olmadan bırakmadığından emin olmak istersiniz. Uygulama, kuruluşunuzun işe alım sürecine odaklanmalı, sistemlerine nasıl uyum sağlanacağını öğrenmemelidir.
Uygulama programınızın sizi, tedarikçinin yeteneklerinden mahrum ve güvende hissetmeyeceği duygusuna kapılmamalısınız. Değerlendirme sürecinde komiteniz, departman önceliklerinize ve iş hedeflerinize bağlı olarak, uygulamanızın başvuru yapan takip sistem sağlayıcınızla uzun bir ortaklık için güçlü bir temel oluşturacağı izlenimine sahip olmalıdır. Başvuru yapan izleme sistemine yüksek kullanıcı adaptasyonunun daha yüksek bir YG oluşturması gerektiğini unutmayın.
Başvuru Sahibi İzleme Sistemleri Satıcı Değerlendirmesi Hakkında Daha Fazla Bilgi
- Satıcı'nın vizyon ve büyüme stratejisi nedir? Satıcı, pazar lideri olarak liderlik ve öngörü göstermek zorundadır. Kapsamlı bir çözüm sunabilmek için, satıcı ihtiyaçlarınızı dikkate almalı ve gelecekte değişim ve büyüme için hazırlamalıdır.
- Bu çözümün tüm iş planınıza katkıda bulunup bulunmadığını belirleyin. Sonuçta, Seçim Yürütücüsünün çözüm için güçlü bir dava yapması için beklenen bir YG'yi göstermesi gerekecektir.
Seçim Yürütücüsü, işe alım reklamları, arama firmalarının kullanımının çalışan değeri ve satıcı tarafından sağlanan süreç optimizasyonu gibi şeylerde tasarruf aramalıdır. Şirket ayrıca, çalışanların elde tutulması ve aday kalitesinden de tasarruf etmelidir. Başvuru sahibi izleme sistemini değerlendirmek için gerekli tüm konuları kapsayacak tamamen ayrıntılı bir araştırma belgesi oluşturmak çok zor olabilir.
- Komite, özelliklerin ve işlevlerin ötesinde, satıcının kuruluşunuza uzun vadeli bir iş ortağı olarak hizmet etme yeteneğini göz ardı etmelidir. Komiteniz satıcı değerlendirme sürecini yürüttüğünden, aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurduğunuzdan emin olmak istersiniz:
- Finansal İstikrar: İncelenen tüm muhtemel satıcıların mali tablolarına gereken özeni gösterme. Bunun, mali komite katkınızın size rehberlik edebileceği mükemmel bir konu olduğunu göreceksiniz.
- Stratejik Ortakların Nitelikleri: Komple bir çözüm sunabilmek için, bazı satıcılar müşterilerine daha kapsamlı bir hizmet paketi sunmak için diğer hizmet şirketleriyle ortak olacaktır. Komiteniz, rakip satıcılarla ilgili olan herhangi bir ortaklığın farkında olmalıdır. Bilgi, şirketiniz ve satıcı arasındaki olası ortaklığa dair bir fikir verebilir.
- İşe Alım Yetenekleri: Şirketinizin büyüklüğüne bakılmaksızın, sağlayıcının, takipçinin takibinden, gemiye binişinden, miras planlamasından off-boarding'e kadar tüm çalışan yaşam döngüsünü destekleme kapasitesine sahip olduğundan emin olmanız gerekir. Bu, şirketinizin çözümünün büyümesini engelleyecektir, bu da muhtemelen ağırlaştırmayla sonuçlanacak, yeni bir değerlendirme ve maliyetli uygulama ücretleri sağlayacaktır.
- Gelecekteki Ürün Geliştirme: Satıcının, şimdi ve gelecekte işe alımla ilgili zorlukların güçlü bir şekilde anlaşıldığından emin olun. Seçtiğiniz satıcı, değişen ihtiyaçlarınıza uyum sağlamak ve çözümün yapılandırmalarının tüm potansiyelini kullanmasını sağlamak için teknoloji ve endüstri haberlerinin nabzını tutmalıdır.
- HRIS ile Entegrasyon: BT komite katkınızın bu konuya girdi sağlamasını isteyebilirsiniz, ancak komitenizi tüm departmana yeterince hizmet vermeyecek bir başvuru izleme sistemi kullanarak sallamamalıdır. Göz önünde bulundurmaya değecek herhangi bir satıcı, sistemden önemli bilgileri en az güçlükle HRIS sisteminize taşıma yeteneğini sağlamalıdır.
Başvuru Takip Sistemleri için Tedarikçi Seçiminin Özeti
Başvuru sahibi izleme sistemi için bir satıcı seçim sürecinin zaman çizelgesi, tamamlanması için bir ay ila altı veya daha fazla olabilir. Aşağıdakiler, komitenizin başvuru sahibi izleme sistemi için satıcı seçim süreci için bir zaman çerçevesi oluşturmasına izin verecek önerilen bir takvimdir.
Bunun tercih edilen uygulama tarihine bağlı olarak değişebileceğini lütfen unutmayın.
Başvuru Sahibi İzleme Sistemleri için Tedarikçi Seçiminiz İçin Zaman Çizelgesi
- Bir seçim komitesi oluştur - 1 hafta
- Şirket ihtiyaçlarını tanımlayın - 1-2 hafta
Satıcıları aşağıdaki süreçle belirlenen firma ihtiyaçlarına karşı objektif olarak değerlendirin:
- Olası satıcıların uzun bir listesini oluşturun - 1 hafta
- Herhangi bir konu veya endişeye açıklık getirmek için RFP'ler talep edin - 4 hafta
- Anahtar değerlendirme kriterlerinizi kullanarak bir kısa liste oluşturun - 1-2 hafta
- Bir satıcıyı kesinleştirin - 3-6 hafta
- Çeşitli sistemleri göster - en kısa zamanda
- Satış sunumları - en kısa sürede
- Site ziyaretleri - gerektiği gibi
Bir başvuru izleme sisteminin temel amacının, kullanıcılarınızı güçlendirmek olduğunu unutmayın. Komite üyeleri, satıcıları stratejik olarak gerçek olasılıkların kısa bir listesine yerleştirmek için teknoloji araçlarına, süreç optimizasyonuna, şirket vizyonuna ve müşteri desteğine değer vermeli ve yerleştirebilmelidir.
Kısa listenizde birçok ayırt edici işlevsel farklılık bulunmayabilir; Bu nedenle, o tedarikçinin daha az somut unsurlarını akılda tutmak önemlidir.
Komiteniz, satıcının Web sitesi, haber grupları, İnsan Kaynakları portalları ve ticari fuarlar gibi bilgi kaynaklarına bakmalıdır. Deneyimlerinden öğrenmek için büyüklük, ihtiyaç ve endüstriye benzeyen diğer şirketlerde meslektaşlarınızla bağlantı kurun.
Kuruluşunuzun vizyonu ve geleceğe yönelik hedefleri ile en uyumlu olan hizmet odaklı bir satıcıyla ortaklık yapmak, başvuru sahipinizin izleme sistemi değerlendirmesinde, seçiminde ve uygulamasında tüm önemli oyuncular için çok değerli olacaktır.