Etkili E-postalar Nasıl Yazılır

01 İlk olarak, Mesajı ve Alıcıyı Düşün

Ardından, alıcının bakış açısını düşünün. Hangi bilgileri harekete geçirmeli veya mesajınızı anlamalı? Gerekli (ama aşırı değil) arka plan bilgilerini verin. Ayrıca, bu alıcı için uygun görgü kurallarını da göz önünde bulundurun. OMG veya LOL gibi ifadeler ve kısaltmalar, iş uygulamaları ve çoğu iş e-postası için uygun değildir.

02 Bir Tanımlayıcı E-posta Konu Satırı Yazma

Bir e-posta yazdığınızda, konu satırında "merhaba" veya "iş başında çalışan işler" gibi belirsiz bir şey yazmayın veya boş bırakın. Bu tür konu satırı olan e-postalar, alıcının spam kutusuna son verme veya göz ardı etme şansına sahiptir. Bir iş için başvuruyorsanız, konu satırına konumun adını koyun. E-posta bir iş arkadaşınızsa, konu satırınızı mesajın amacını özetleyen kısa bir cümle haline getirin. Tanımlayıcı bir konu satırı yazmanın bir diğer yararı, daha sonra arama yapmanız gerekiyorsa, gelen kutunuzda bulmanız daha kolay olacaktır. Yine de, "Soru" gibi bir e-posta satırında bir şey yardımcı olmayacaktır.

03 Alıcıyı Düzgün Selamlama

Alıcınızın adını biliyorsanız, ancak kişisel olarak onu tanımıyorsanız, örneğin bir başlık kullanarak selamlayın. Sevgili Bayan Brunelli. (“Bayan” veya “Miss” in uygun olup olmadığının bilinmediği durumlarda kadınlar için “Bayan” kullanın.) Cinsiyet konusunda emin değilseniz, sadece soyadını ve soyadını kullanın, örneğin Sevgili Chris Smith. Kişinin adını bilmiyorsanız, e-postanıza tebrik olmadan başlayın veya basit bir karşılama kullanın, örn. Merhaba, selamlar, sevgili müdür, vb.

E-posta bir meslektaşıma veya bildiğiniz başka birine ise, şahsen veya telefonda kullanacağınız adı kullanın.

04 Doğru Dilbilgisi ve Noktalama İşaretini Kullanma

Bir e-postada doğru dilbilgisi kullanmak çok önemlidir. Bilinçli veya bilinçsiz olarak, okuyucular dilbilgisel hatalar için göndericileri cezalandırır.

• Çalıştırma Cümleleri - Bir e-posta yazdığınızda, dönemleri boşaltmayın. Bu küçük duraklama, okuyucuların sözlerini 'anlamlara ayırma zamanı verir. Kısa cümleler, bu küçük duraklamaların daha fazlasını sağlar. Teknik olarak çalıştırılan cümleler olmadıklarında bile uzun cümleler kırın.
• Virgül - Çok az veya çok fazla virgül kafa karıştırıcı olabilir. Virgülü doğru kullanmayı öğrenin.
• Konu-Fiil Anlaşması - Bu tür bir hataya sahip cümleler, iyi iletişim becerilerine sahip adaylar arayan işverenler için kırmızı bayraklardır. Konu-fiil sözleşmesi için kuralları gözden geçirin.

05 Yazım Denetimi ve Büyük Harf Kullanımı

Bir yazım denetleyicisi kullanın, ancak ona güvenmeyin. Bir yazım denetçisi "onlar" için "onlar" ya da "onların" için "onlar" ı yakalamayacaktır ve bu tür bir hata dikkatsizliği işaret eder. "Siz" ya da "tho" için "u" gibi metin kısaltmalarını "olsa" için kullanmayın.

Doğru büyük harf kullanımı kullanın. Çoğu kişi, cümlenin başlangıcını ve doğru isimleri kullanmayı bilir, ancak çoğu e-postada bunu yapamaz. Vardiya anahtarına basmak için saniyenin bu ekstra bölümünü almayı düşünmediğinizi gösterin. Öte yandan, çok fazla büyük harf okuyucuyu dağıtabilir. Tüm kapaklarda (ki bunlarda birçoğu çığlık atmaya eşdeğer olarak yorumlanır) yanı sıra bir cümlenin başlangıcında ya da uygun isimlerin başında yer almayan kelimelerin ilk harfi büyük harfle yazılmalıdır.

06 E-postada Basit Biçimlendirme Kullan

E-posta programlarının hepsinin farklı görüntülendiğini unutmayın. Ekranınızda mükemmel bir şekilde hizalanmış olan şey, başkalarının üzerinde birlikte çalışabilir. Bu nedenle, bir e-postada, özgeçmiş veya kapak mektubu gibi, yüksek biçimlendirilmiş bir kelime işlemci belgesini yapıştırmaktan kaçının. Düz metin biçiminde yazılmış belgeleri kullanın.

Paragrafları kısa yap. Dönemler gibi, paragraf sonları okuyucunun gözünü dinlendirir. Bir cep telefonundan e-posta okuyan biri kısa paragraflardan faydalanacaktır. Ancak, paragraflarla ilgili temel kurallara hala uymaya dikkat edin.

07 Muhtasar

Noktası gömmek e-postaları maskelemek ve nihayet unutuldu olsun. Ya da daha kötüsü, yanlış anlaşılmış olabilirler. Özlü dil kullanarak amacınızı netleştirin.

• Wordiness'i ortadan kaldırın - Etkin fiillerle yazın. "Jack bana formları gönderdi" aktif bir fiili kullanır. "Formlar bana Jack tarafından gönderildi" pasif. Pasif form sadece birkaç kelime daha kullanır, ancak ekler. Dahası, okuyucuların kafalarındaki fikirleri yeniden düzenlemelerini gerektirir.
• Noktasına Sopa - Ek bilgi veya fikir eklemek için günaha karşı koy. Bunları başka bir e-posta için saklayın.
• Bullet Noktalarını Kullan - Bunlar, okuyucunuzun neyin önemli olduğunu anlamak için görsel ipuçları kullanmasına izin verir. Ancak, mermilerin nasıl görüntüleneceği konusunda şüpheniz varsa, mermi oluşturmak için yıldız işaretleri veya kısa çizgiler kullanın.

08 E-posta Uygun Şekilde İşaretle

E-posta adresiniz standart bir imza olarak varsayılan ise, gönderdiğiniz belirli e-posta için uygun olduğundan emin olun. Siyasi ifadeler veya çocuklarınızın isimleri ve yaşları ile imzalar kişisel e-posta için iyidir, ancak iş kullanımı için daha az kişisel bir imza. İşinize ve işvereninize bağlı olarak, e-posta imzanızı yine de bir fiyat teklifi ile kişiselleştirebilirsiniz. Tartışmasız bir şey seçin. Bir iş hakkında soru soruyorsanız, herhangi bir teklif veya ekstra kişiselleştirme olmadan uygun iletişim bilgilerini vermek için imzanızı kullanın.

09 Göndermeden Önce Tekrar Oku / Yeniden Düşün

Gönderme işlemine başlamadan önce yazım ve noktalama hatalarını kontrol edin. Bir iş başvurusu için e-postada bir hata bulursanız, düzeltin ve göndermeye başlamadan önce tekrar okuyun. Ayrıca içerik için tekrar okur. E-postanız uzunsa, daha özlü hale getirmenin yollarını düşünün. E-postanız tartışmalıysa veya öfkeyle yazılmışsa, kaydetme notu gönderilmez. Birkaç saat ya da bir gün sonra geri dönün ve hala göndermek isteyip istemediğinizi görün.

Bu, bir e-posta göndermeden önce yapılacak çok şey gibi gelebilir, ancak etkili e-posta gönderiyorsanız ve e-postanızı daha verimli bir şekilde düzenliyorsanız, aslında daha az zamanınız olmadığını göreceksiniz.