İK Bilgi Teknolojisi İhtiyaçlarını Belirlemek İsteyenler
Ancak İK ve diğer yöneticiler, tüm detayları yönetmek için en iyi İK bilgi teknolojisini seçtiklerini ve seçtikleri çözümün zamanın testine katılacağını nasıl biliyorlar?
İnsan Kaynakları bilgi teknolojisini seçme sürecinde sormak ve cevaplamak için anahtar sorular aşağıdadır.
- İK bilgi teknolojisi yazılımının sağladığı esneklik ve ölçeklenebilirlik derecesi nedir? İK profesyonelleri , yazılımın birden fazla Excel elektronik tablosu, veri tabanı ve kağıt belgeden veri alıp veremeyeceğini ve ihtiyaç duyulan diğer sistem ve veri türleriyle iletişim kurabileceği seviyeyi belirlemelidir.
Yazılım, birden çok kaynaktan bilgi alabilmeli ve filtrelemelidir. İdeal olarak, bu süreç de otomatikleştirilmelidir. Birçok çevrimiçi kayıt çözümü, sistemlerini güncellemek için bir taşıyıcıya gitmeden önce verilerin manuel olarak manipüle edilmesini gerektirir. Güncelleme formatı, iletim programı ve teslimat yönteminin otomasyonu faturalandırma ve uygunluk sorunlarını ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir. - Yazılım, İK'nın şirketi ve avantajları taşıyıcı kurallarını karşılayabilecek mi? Gerçekten yetenekli bir kayıt motoru her bir kayıt etkinliğini değerlendirecek ve istenen tam uygunluk gereksinimlerini karşılamak için özel olarak tasarlanmış gerekli kural, mesaj, komut ve seçenek kombinasyonunu uygulayacaktır. Yazılım, şirketin ve taşıyıcıların sahip olduğu herhangi bir uygunluk kuralını karşılamalıdır.
- İK bilgi teknolojisi organizasyonla birlikte büyüyecek ve ölçeklendirebilecek mi? İK , şirketin yeni çalışanları , ofisleri, avantajları ve kuralları işe almasıyla teknolojinin büyüme yeteneğini değerlendirmelidir. İK, bu unsurların her biri için eşikleri sormalıdır.
- İK bilgi teknolojisi yazılımı diğer sistemlerle entegre edilebilir mi? Bordro ve diğer fonksiyonlar genellikle fayda yönetimi ile aynı bilgilerin çoğunu paylaşır. Bir sisteme girilen veri ve diğer çalışan bilgileri başka bir sistemle paylaşıldığında İK, daha fazla verimlilik sağlayabilir. Çalışan işe alımının takibi başka bir ihtiyaç duyulan işlevdir.
- Çözümün uygulanmasından veya oluşturulmasından kim sorumludur? Hangi seviyede eğitim vardır? Bazı çözümler, müşterinin, halihazırda meşgul olan İK yöneticileri için ezici olabilecek ilk uygulama ile çok ilgili olmasını gerektirir.
İK, ihtiyaç duyulacak eğitim seviyesi ve teknik uzmanlık seviyesini ve beklenen zaman miktarını açık bir şekilde anlamalıdır. Bu konudaki çözüm sağlayıcılarının sorgulanması, başlangıçta basit görünebilecek, ancak önemli teknolojik uzmanlığı içerebilen ince alanlara ışık tutabilir. İK, daha sonra, HR bilgisinin teknoloji değerini ve ROI'yi potansiyel olarak azaltarak, tamamlamayı gerçekçi bir şekilde engelleyecek kadar zor olabilecek belirli görevleri belirleyebilir. - Eğitim söz konusuysa , bir ücret var mı? Eğitim masrafları da değerlendirilmeli - zaman dışı ve seyahat dışı seyahat için seyahat masrafları dahil. İK, İK bilgi teknolojisi benimsemesinde yer alan tüm sert ve yumuşak maliyetlerden haberdar olmalıdır.
- Verilere kim sahip olacak? Bu sorunun cevabı İnsan Kaynakları organizasyonu olmalıdır . Şirketler verilerini herhangi bir Uygulama Servis Sağlayıcısına (ASP) taşıyabilmelidir. Veriler taşıyıcının tescilli bir sunucusunda bulunuyorsa, şirket taşıyıcıları değiştirmesi gerektiğinde bazen ek ücret talep edebilir.
- Ne tür bakım ve bakım gereklidir? Yazılım bir şirketin yerinde iş istasyonlarına veya sunucularına kurulduğunda, bu teknolojiye yönelik düzenli güncellemeler genellikle gereklidir ve plan yapmak ve yönetmek zahmetli olabilir. İnsan Kaynakları Bilgi Teknolojisi güncellemeleri genellikle bir Uygulama Servis Sağlayıcısı (ASP) veya Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) modeli aracılığıyla çevrimiçi olarak sunulan yazılımlarla otomatik olarak yapılır.
- İK bilgi teknolojisine hangi güvenlik önlemleri eklenmiştir ? Yazılım çevrimiçi olarak, bir ASP veya SaaS modeli aracılığıyla mevcutsa, sağlayıcı günlük yedeklemeler, yedekleme sunucuları ve ek koruyucu katmanlar sunmalıdır. Yetkilendirilmemiş personel tarafından kaybolmak veya erişilmesini önlemek için ilave sistemler ve prosedürler uygulanmalıdır. İK, diğer yöneticilere danışarak, İK bilgi teknolojisine ve kimin ne dereceye kadar erişime izin verileceğine karar verme yetkisine sahip olmalıdır.
- Çalışanlar, kişisel planlarına gerçek zamanlı olarak fayda planları yapma ve değişiklikler yapma ve seçimlerini planlayabilecek mi? Bilgisayarlara yaygın, genel erişim göz önünde bulundurularak çalışan erişimi verilmelidir.
Çalışan nüfusun çoğunluğu evde internet erişimine sahiptir. Çalışan self-servis, zaman ve para tasarrufu için büyük bir potansiyel sağlar. İyi bir self servis sistemi, çalışanlara kendileri ve bakmakla yükümlü oldukları kişiler hakkında bilgi girerek sorunsuz bir şekilde rehberlik edecektir.
Sistem mevcut planları açık bir şekilde sunmalı ve çalışanların uygun seçimler yapmasını sağlayarak, bu eylemleri sihirbazlar aracılığıyla süreç boyunca basitleştirmelidir. Çalışanlar ayrıca, bağımlıları ekleyebilmeli ve bilgileri gerektiği gibi, günde 24 saat, haftada yedi gün, yıl boyunca değiştirebilmelidir.
Bunlar, kuruluşunuzun İnsan Kaynakları bilgi teknolojisi gereksinimlerini değerlendirirken yanıtlanması gereken ek sorulardır.
- Teknoloji, İnsan Kaynaklarına kimin kime erişmesine ve ne ölçüde izin verileceğine karar verme yetkisi verecek mi? Çalışanların erişimini sağlayan aynı yolda, teknoloji nihai olarak İKY'ye vermelidir. İK, tüm verileri taşıyıcılara iletilmeden önce onaylama yetkisine sahip olmalı ve aynı zamanda çalışanların ve diğerlerinin ne ölçüde erişime sahip olduğunu da belirlemelidir.
- İK bilgi teknolojisinden ne tür raporlama yetenekleri mevcut? Raporlama teknolojisi, çoklu görünüm ve formatlar (elektronik tablo, PDF, HTML), büyük resim değerlendirmesi ve karar vermeyi geliştirmek için ayrıntılı inceleme olanağı sunmalıdır. İK, herhangi bir zamanda, belirli planlardaki kayıtları, bekleyen eylemleri ve çalışanların demografik bilgilerinin faydaları ve diğer çalışan verileri ile ilgili olarak değişikliklerini değerlendirebilmelidir.
- Yazılım, İK'nın zaman kazanmasına yardımcı olmak için belirli özellikler sunuyor mu? İK, kendi departman ihtiyaçlarına bağlı olarak, teknolojinin toplu işlerde bilgi işleme yeteneği, COBRA politikaları için bildirimleri yönetme ve faturalandırma , kendi kendine faturalandırma ve fatura mutabakat araçları sağlama ve özel raporlama konularında bilgi sahibi olmak isteyebilir.
- Yazılım, İK'nın çalışanlarla daha iyi iletişim kurmasına yardımcı olmak için belirli özellikler sunuyor mu? Bazı programlar, İK'ya kitle e-postaları, elektronik bülten panoları ve belirli filtre kriterleri (konum, departman, sigorta planları, kayıt durumu, emeklilik durumu ve diğerleri gibi) aracılığıyla çeşitli düzeylerde çalışanlarla iletişim kurma esnekliği sağlar. İK bilgi teknolojisi sistemi. İletişim kurmak için bir takım araçlara sahip olmak, süreçleri otomatikleştirebilir ve İK'nın mesajları daha iyi hedeflemesine yardımcı olabilir.
- İK bilgi teknolojisi sistemi bir kontrol ve denge aracı sağlıyor mu? İK'nın işlemlerin onaylanmasını sağlamanın yanı sıra, birçok İK bilgi teknolojisi sistemi, İK'nın sistemdeki verilerle hemfikir olduklarından emin olmak için taşıyıcı faturalarını denetlemede kapı bekçisi olarak hizmet verebilme yetenekleri de sağlar. Bu şunları yapabilir:
Taşıyıcı faturaların doğruluğunu korumak,
-saat zaman ve para,
çalışanların kayıtlarının zamanında teslim edilmesinde
Çalışanlar bakım için gittiklerinde uygunluğun doğrulanması.
- Bilgiler taşıyıcılarla nasıl paylaşılacak? Ve bu etkileşimden kim sorumlu olacak? İK bilgi teknolojisi sisteminin entegrasyonu, yalnızca yazılımın ilişkileri olan taşıyıcıların sayısı değil, aynı zamanda sağladığı bağlantı türüyle de değerlendirilmelidir. Bir fayda yönetim yazılımı aracılığıyla taşıyıcılarla başarılı etkileşimin sağlanması, aşağıdakiler dahil olmak üzere birçok adım gerektirir:
başlangıç uygulama verisi sayımının gerçekleştirilmesi;
- devam eden bilgi alışverişi için başlangıç entegrasyonunun düzenlenmesi;
Verilerin alındığından ve doğru bir şekilde uygulandığından emin olmak için günlük veya haftalık etkileşimi koordine etmek;
devam eden güncellemeleri görmek;
Kayıt için taşıyıcı gereksinimleri, düzenleyicilere uygun olarak karşılanmaktadır; ve
Veri alışverişi ilişkisini geliştirmek için her bir taşıyıcıyla proaktif bir ilişki kurmak.
Her bir görev için kimin sorumlu olduğunu bilmek, bir ürün teklifini tam olarak anlamak için gereklidir. Her bir yazılım sağlayıcısı, yukarıda ana hatlarıyla belirtilen görevlerin bazılarına sağlanmasında farklı bir entegrasyon seviyesi sunacaktır. İK, şirketin seçilen taşıyıcıları ile güçlü, sürekli ve sorunsuz ilişkiler gösteren satıcılarla çalışmayı düşünmelidir.
Çoğu sağlayıcı, genel olarak, grubun büyüklüğünden etkilenen bir faktör olan, taşıyıcı tarafından kabul edilen veya kabul edilmeyen genel bir ANSI 834 dosyasının iletimini sağlar. Yöneticiler, sorunlardan kaçınmak için her bir operatörün ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş, temiz ve onaylanmış transferler (işlemin uygunluğunu garanti ederek) sunan sağlayıcıları aramalıdır. Ayrıca, özel bir EDI (Electronic Data Interchange) departmanına sahip olan sağlayıcılara, taşıyıcının kendi özel transfer diliyle etkileşimde bulunmaları için bakmalıdırlar.
- Hangi düzeyde müşteri hizmetleri sağlanır? Servis için ek ücret var mı? İK, sağlanan hizmete erişim düzeyini ve müşteri hizmetini neyin oluşturduğunu belirlemeli - bir veritabanı aracılığıyla çevrimiçi yardım, çevrimiçi sohbet, e-posta desteği, canlı bir kişiyle yapılan sohbetler veya bunların bir kombinasyonu. Faydaların ve diğer İK bilgilerinin hassasiyeti göz önüne alındığında, yöneticiler, doğrudan iletişim kurabilecekleri doğrudan bir temastan 24 saat içinde sorgulamalara bir cevap beklemelidir.
- İK bilgi teknolojisi sisteminin maliyeti nedir ve faydaları ağır bastı mı? İK, sağlanan faydaların yanı sıra tüm yıllık, aylık ve tek seferlik ücretler dahil olmak üzere İK bilgi teknolojisi sisteminin tam maliyetini değerlendirmelidir. Biraz daha pahalı bir sistem, çalışanların kendi kayıtlarını tutmasını ve daha fazla kolaylık, zaman tasarrufu ve doğruluk sunmasını sağlayan özelliklerdeki farklılıktan daha fazlasını ödeyebilir. Bir İK bilgi teknolojisi sistemi seçerken bu faktörler dikkate alınmalı ve tartılmalıdır.
İK bilgi teknolojisi sistemleri ihtiyacı artıyor. İK personelinin İK bilgi teknolojisi sistemlerinde çok çeşitli seçenekler bulmasıyla, mevcut tüm seçenekleri analiz etmek ve tartmak gittikçe önem kazanmaktadır.
İK bilgi teknolojisi sistemini seçmek , departman ve şirketin ihtiyaçları ile büyüyecek bir yatırım olarak değerlendirilmelidir. Bu sorular sizi şirketiniz için uygun İK bilgi teknolojisi sistemine yönlendirecektir.