İnsan Kaynakları İhtiyaçlarına En İyi Nasıl İK Yanıt Verebilir?
İK ayrıca , evlilik, doğum ve ciddi bir hastalık ile mücadele gibi hayatlarındaki en önemli ve en önemli olaylardan bazılarını desteklemektedir .
Ancak, çoğu kez, aynı soruları tekrar tekrar yanıtlamak veya basit işlemleri tamamlamak gibi rutin idari hizmetler, İK'nın zamanının büyük kısmını tüketir.
Yönetimsel İşyükünü Azalt
Bu idari iş yükünü azaltmanın anahtarı, çalışanların daha fazla kendi kendine yeterli olmalarını ve daha sıradan görevleri otomatikleştirmelerini sağlamaktır. Bir servis yönetimi yaklaşımının uygulanması bu noktada yardımcı olabilir. Hizmet yönetimi, rutin idari hizmetlerin sunumunu kolaylaştırır, yüksek değerli etkinliklere odaklanmak için zaman ayırır.
Tipik İK organizasyonu, çalışan verilerini ve maaşla ilgili faaliyetleri yönetmek için gerekli sistemlere sahiptir. Ancak, muhtemelen çalışan sorgularını ele almak ve talepleri karşılamak için otomatik bir sisteme sahip değildir.
Bir çalışanın jüri görevine bir çağrı aldığında ne olacağını düşünün: şirket, çalışanın işten uzak kalma süresini talep etmek için fiziksel evraklara veya bir dizi e-maile dayanmaktadır.
Çalışan etkileşimleri genellikle e-postalar ve elektronik tablolar kullanılarak takip edildiği için, çalışan istekleri genellikle kaçırılır veya gözden kaçırılır. Hatalar daha sonra gerçekleşir, HR için daha fazla hayal kırıklığı ve ek çalışma yaratır.
E-postayla, bir talebin durup durmadığını veya işlem darboğazlarını saptamak ve ortadan kaldırmak için kolay bir yol yoktur.
Benzer şekilde, çalışanların ihtiyaçlarını analiz etmek ve bunlara cevap vermek zordur - örneğin, sıkça istenen bilgileri tanımlamak ve bunun çevrimiçi ortamda mevcut olduğundan emin olmak.
Manuel idari süreçler çalışanları rahatsız ediyor ve İK ekipleri için büyük bir tahliye. Yakın zamanda yapılan bir ankette, İK çalışanlarının haftada ortalama 12 saat boyunca rutin çalışan çağrıları ve e-postaları ele geçirdiği görülmektedir.
Çalışan İhtiyaçlarını Karşılamak için Hizmet Yönetimi Yaklaşımı
Servis yönetimi yaklaşımı, sıkıcı, zaman alıcı süreçleri ortadan kaldırır. Sadece e-postayı değiştirmez - İK'nın çalışanlarla nasıl etkileşimde bulunduğunu dönüştürür.
Servis yönetimini, yönetici asistanı ve proje yöneticisinin mükemmel kombinasyonu olarak düşünün. Çalışan isteklerine anında cevap verir, vakaları ilerletir, tekrarlanabilir manuel süreçleri otomatikleştirir ve hatta çalışanların katıldığı ve off-boarding gibi karmaşık bölümler arası etkinlikleri yönetir.
Hizmet yönetimi asla unutmaz ya da hata yapmaz, her zaman insanlar ile takip eder ve çözemeyeceği bir sorun olup olmadığını size bildirir. Ayrıca, çalışanlarınızın zamanlarını nerede geçirdiğini de gösterir - böylece kaynak dağıtımını optimize edebilir ve üretkenliği artırabilirsiniz.
Hizmet yönetimi, mevcut İnsan Sermayesi Yönetim sisteminizin yerini almaz - bu, onunla bütünleşir ve tamamlar, bu da size muhtemelen e-posta yoluyla bugün yaptığınız işin görünürlüğünü ve kontrolünü sağlar.
Ayrıca çalışanlara aynı düzeyde görünürlük sağlar. Taleplerinin hemen ardından, taleplerinin bir kara deliğe kaybolacağını hissetmek yerine, sorgulamalarının durumunu görebilirler.
Çalışanların taleplerinin ilerlemesini denetleme kabiliyetine sahip olmaları, İK'nın idari iş yükünü daha da azaltarak, hayal kırıklığına uğramış takip e-postalarının sayısını, telefon görüşmelerini ve İK'ya yapılan kişisel ziyaretleri önemli ölçüde azaltır.
Hizmet Yönetimi Yaklaşımının Avantajları
Hizmet yönetimi, çalışanların İK bilgilerini bulabileceği ve İK hizmetlerini talep edebileceği web tabanlı bir İK portalının kullanıma sunulmasıyla başlar. İdeal olarak, çalışanlar bu portala kendi iş bilgisayarlarına, ev bilgisayarlarına, dizüstü bilgisayarlarına, akıllı telefonlarına ve tabletlerine erişebilirler.
Bu, onların temel İK ihtiyaçlarının kontrol altına alınmasını sağlar - örneğin, yardımların kaydı veya durum değişikliği güncellemeleri gibi.
Çalışanlar ihtiyaç duydukları hizmetleri bir hizmet katalogundan seçerler veya portalın bilgi tabanında bilgi ararlar.
Bir çalışan portal üzerinden bir talep gönderdiğinde, servis yönetim sistemi otomatik olarak bir vaka oluşturur ve tam bir yerine getirme süreci boyunca onu yönlendirir. Buna, davanın doğru İK uzmanına atanması, her bir yerine getirme adımı tamamlandığında vakayı otomatik olarak insandan insana yönlendirmek ve tam bir vaka geçmişini korumak da dahildir.
Bu servisi diğer departmanlara da uzatabilirsiniz. Örneğin, servis yönetim sistemleri BT hesaplarını otomatik olarak kurabilir veya yeni işe alım işlemlerinin bir parçası olarak yeni işyerleri için ofis alanı talep edebilir.
Servis yönetim sistemi uçtan uca İK hizmet sunum süreçlerini yönlendirir ve bu süreçlerin nasıl yürüdüğünü bilir. Örneğin, bir vaka durduğunda size otomatik olarak söyler, böylece harekete geçebilirsiniz.
Ayrıca, ekibinizin çalışan sorgularına ne kadar iyi yanıt verdiği gibi çeşitli KPI'lar ve diğer süreç ölçümlerini de üretir. Herhangi bir içerik açığını tanımlamayı ve doldurmayı kolaylaştıran bilgi tabanı sorgularının türlerini bile analiz edebilir.
Sonuç
İK profesyonelleri, insanlara yardım etmek istedikleri, günlerini evraklarını doldurmadıkları, e-tabloları güncelleştirmedikleri ve e-postalara yanıt vermedikleri için İK'da kariyer yapmayı tercih ederler . Sıklıkla, sıradan talepler ve kağıt yığınları, onları ve onları yardım etmeye çalıştıkları çalışanları rahatsız eden bu işi kesintiye uğratır.
İK, bir servis sağlayıcıdır ve servis sağlayıcısı olan BT departmanının örneğine bakabilir. BT, BT yardım masası taleplerinin sunulması ve yerine getirilmesinin otomatikleştirilmesi için bir hizmet yönetimi disiplini uygulamak için birçok girişimde öncülük etmiştir.
Bu görevlerin otomatikleştirilmesi, BT'nin şirketin daha geniş iş hedeflerine ulaşmasına yardımcı olabilecek ve BT'nin değerini daha iyi gösterebilecek daha stratejik çalışmalara odaklanmasını sağlar.
Bir hizmet yönetimi yaklaşımı, kendi iş yükünü azaltırken aynı zamanda daha yüksek kaliteli hizmetler ve artan çalışan memnuniyeti sağlayarak profilini iş liderlerine ulaştırmanın anahtarıdır. İK, zamanını ve uzmanlığını , işini ilerleten daha stratejik faaliyetlere ayırabilir.