Sonuç üretmek için bir toplantı planlayabilir, yönetebilir ve yönetebilirsiniz.
Bu toplantı yönetim fırsatlarından herhangi birini ihmal ederseniz, toplantılarınız ve ekipleriniz yatırım yaptığınız andan itibaren istediğiniz meyveyi taşımayacaktır. Beklenen, olumlu ve yapıcı sonuçlar elde etmek için katılımcılarınıza rehberlik etmek üzere bu on iki toplantı yönetimi ipucunu alın.
Etkin Toplantıların Sağlanması İçin Toplantıdan Önce Neler Yapılmalıdır?
Toplantıdan önceki faaliyetler, toplantı sonuçlarını elde etmek için temel oluşturur. Gerekli tüm takipleri yapabilirsiniz, ancak etkili bir toplantı planı olmadan, sonuçlarınız sizi hayal kırıklığına uğratır. Bu ipuçları toplantıyı planlamanıza ve uygulamanıza yardımcı olacaktır.
Toplanti Planla
Sonuç üreten etkili toplantılar toplantı planlaması ile başlar. Öncelikle, toplantıyı planlamanıza yardımcı olmak için diğer çalışanlara ihtiyaç olup olmadığını belirleyin. Ardından, toplantıyı tutarak neyi başarmayı umduğunuza karar verin. Toplantınız için uygun hedefler belirleyin.
Belirlediğiniz hedefler, etkili bir toplantı planı için çerçeve oluşturacaktır. Stephen Covey'ın , Yüksek Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığında söylediği gibi, "akılla baştan başlayın." Toplantı amacınız toplantı odağı, toplantı gündemi ve amacı gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğunuz toplantı katılımcılarını belirleyecektir.
Bir toplantıya ihtiyacınız olduğundan emin olun
Toplantı planınızı geliştirdikten sonra, toplantının belirlenen hedeflere ulaşmak için uygun bir araç olduğundan emin olun. Bir toplantının planlanması ve bekletilmesi, katılacak kişilerin zamanını hesaplarken pahalıdır, bu nedenle toplantının sorunu çözmek, süreci iyileştirmek veya sürekli bir plan yapmak için en iyi fırsat olduğunu belirlemeye çalışın.
Toplantı hedeflerini bir e-posta tartışmasıyla veya şirket bülteni aracılığıyla bilgi dağıtarak ve talep ederek gerçekleştirebilirsiniz. Toplantının gerekli olduğundan ve sizin için daha uygun olmadığından emin olun. Toplantı katılımcılarından ihtiyaçlarının gerçekten alınmasını sağladığınızdan daha iyi sonuçlar elde edersiniz.
Toplantıya Uygun Katılımı Sağlayın
Bir toplantı hedeflerinizi gerçekleştirmek için uygun araçsa, başarılı olmak için toplantıya katılması gereken katılımcılarla görüşün . Toplantıya katılmak için gerekli katılımcılar hazır bulunmalıdır.
Toplantıyı kritik kadro olmadan toplantı düzenlemek yerine erteleyebilirsiniz. Bir temsilci önemli bir karar vericinin yerine katılırsa, belirlenen personelin karar verme yetkisine sahip olduğundan veya toplantıyı ertelediğinden emin olun.
Toplantı Öncesi İş Öncesi Dağıtma ve İnceleme
Toplantı kolaylaştırıcı ile bir not tutkunu ya da tartışma için bir Microsoft PowerPoint slaydını yansıtan toplantıyla başlayan toplantılara kaç toplantı katıldı? Sinir bozucu? Emin ol. Toplantı, hedef başarı için pek üretken olmayan bir grup okumaya dönüşür.
Toplantı yapmak için belirtilen amaçlar karar verme ve soruları cevaplama olduğunda, bir grup okuması insanların zamanlarının utanç verici bir israfıdır.
Gerçek toplantıdan önce gerekli ön çalışmaları sağlayarak toplantıları en verimli hale getirebilir ve sonuçları sağlayabilirsiniz. Bir toplantıdan 48 saat önce çalışma öncesi, grafikler, grafikler ve okuma materyalleri sağlamak, toplantı başarısını etkiler. Daha fazla hazırlık süresi ayırdığınız zaman, daha iyi hazırlanmış insanlar toplantınız için olacaktır.
Toplantı hedeflerine ulaşmanıza yardımcı olacak dokümanlar , raporları içerebilir; veriler, çizelgeler ve rekabetçi bilgilere, satış ayına kadarki satışlara ve üretim planlarına bağlantılar; Microsoft PowerPoint, önemli tartışma noktalarını gösteren slaytlar; Daha erken veya ilgili toplantı ve projelerden toplantı tutanakları , notlar ve takip toplantıları.
Ön çalışma, hatta sadece bilgi okumak için takip etmek için linkler, zamanında dağıtılmış, katılımcılar toplantıdan önce ön çalışmayı okuyacakları ciddi beklentiyle, toplantınızın başarılı olmasını sağlar.
Etkin Toplantıları Sağlamak İçin Toplantı Sırasında
Toplantı zamanının etkin kullanımı konuya ilgi duymaktadır. Katılımcılar tarafından bir taahhüt ve başarı hissi yaratır. İnsanlar günlük zorluklarından daha büyük bir şeyin bir parçası hissederler. Bu nedenle, takip aşamasını belirleyen iyi hazırlanmış, aktif bir toplantı, toplantı sonuçlarını üretecektir.
Etkin Toplantı Kolaylığı
Toplantı lideri , toplantı katılımcıları arasında etkileşim için olumlu, üretken bir ton belirler. Etkin toplantı kolaylaştırma , hedeflerin veya beklenen sonuçların ve gündemin gözden geçirilmesiyle başlar. Kolaylaştırıcı grup üyelerinin odaklanmış ve üretken kalmasına yardımcı olur.
Toplantı tasarımı ve gündemi toplantı için çerçeve oluşturdu. Katılımcıları takip eden etkili bir kolaylaştırıcı, toplantıdan beklenen, istenen sonuçların elde edilmesini sağlar.
Toplantıda Ön Çalışmayı Kullanın
Toplantı sırasında toplantı öncesi verilen ön çalışma ve diğer bilgileri kullanın veya referans alın. Katılımcıların istenen sonuçları elde etmenin ayrılmaz bir parçası olan materyali gözden geçirmek için gerekli zamanı harcayabilme ihtiyacını güçlendiriyorsunuz.
Katılımcılarınız toplantılarınıza katılmadan önce hazırlayacaklar ve sonuçlarınız katı hazırlık ve liderliğe tanıklık edecektir. Kimse hazırlıksız, ilgisiz ya da takım arkadaşının gözüne katkıda bulunmayı istemez.
Her Katılımcıyı Eylemler İçerisinde bulundurun
Her çalışma grubu, toplantılar için ortaya çıkan çeşitli kişiliklere sahiptir. Her platformda hükmetmeye çalışan sessiz iş arkadaşlarınız ve insanlarınız var. Toplantının kolaylaştırılması veya toplantıya katılıp katılmaması, her katılımcıyı toplantı hedeflerinin gerçekleştirilmesine dahil etmeniz gerekir.
Bu, her bir katılımcının toplantı konusu ve takip edilmesine yatırım yapılmasını sağlar. Tüm takımın çekilmesiyle, herkesi tepeye itmeye çalışan bir baskın personelden daha fazla sonuç elde edersiniz.
Etkin bir Toplantı Takip Planı Oluşturun
Toplantı sırasında eylem öğeleri ile bir takip planı yapın. Etkin planlar aşağıdakileri içerir.
- Belirli eylem öğesi,
- eylem öğesinin başarısına “sahip olma” taahhüdünde bulunan kişinin adı,
- işlem öğesinin son tarihi ve
- Eylem öğesinin tamamlanmasını oluşturan bir anlaşma.
Ekip üyelerinin , istenen sonuçları üretecek öğeleri başarmaya çalışırken deneyimleyebilecekleri başarıya yönelik gerçek yaşam senaryolarını ve engelleri tartışın. Katılımcılar katılımdayken, gerekirse bir sonraki toplantınız için bir zaman belirleyin.
Etkin Toplantıları Sağlamak İçin Toplantı Sonrası
Toplantı öncesi ve sırasında yapılacak olan eylemler ve planlama, beklenen, olumlu ve yapıcı sonuçlara ulaşmanıza yardımcı olarak büyük bir rol oynamaktadır. Toplantıyı takip eden eylemleriniz de aynı derecede önemlidir. Bir sonraki planlanan toplantıda takip, sonuçların elde edilmesine yönelik bir yatırım için yeterli değildir.
Toplantı Tutanaklarını Yayınla
Dakikalar ve eylem planınızı 24 saat içinde yayınlayarak başlayın. Hemen harekete geçmeleri durumunda insanlar sonuçlara en etkili şekilde katkıda bulunacaklardır. Halen toplantının yeni bir hafızası, tartışılan yönün tartışması ve mantığı var.
Hevesli ve çalışmaya hazırlar. Dakikaların dağıtılmasındaki bir gecikme, sonuçların çoğu, taahhütlerin üstesinden gelmeye başlamadan önce dakikaların gelmesi için beklediğinden sonuçlarınızı olumsuz etkileyecektir.
Etkin Toplantı Takibi
Son tarihlere ve takiplere saygı göstermek ve gözlemlemek, toplantılarınızdan sonuç elde etmenize yardımcı olacaktır. Son tarih toplantı sırasında kuruldu. Toplantıyı takiben, bir eylem öyküsüne sahip olan her bir kişi, kendi kişisel taahhütlerini yerine getirmeleri için bir plan yapmalıdır.
Adımlarını planlayıcılarına yazıp yazmamak, görevleri başka bir personele devretmek veya sadece görevi tamamlamak, bireysel takipten sorumludur.
Toplantı planlayıcısı da öyle. Toplantı sonuçlarını, toplantılar arasında bir işlem öğesine sahip olan her bir kişiyi takip ederek iyileştirebilirsiniz. Amacınız ilerlemeyi kontrol etmek ve görevlerin devam etmesini sağlamaktır. Sorduğun şeyin başarıldığını hatırla.
Bir sonraki toplantıda takip için hesap verebilirlik
Her katılımcıdan oluşan bir takip toplantısına, gruba taahhütlerini yerine getiremediklerini söyleyen bir toplantıda bulundunuz mu? Sonuç acınacak. Sonuçlar için hesap verebilirliğin normu veya özelliğinin oluşturulması , toplantı döngüsünüzün başında başlar.
Toplantılar arasında kolaylaştırıcı tarafından yapılan takip, yardımcı olur, ancak grup taahhütleri kabul edilemez tutar . Bir sonraki toplantıda ilerleme ve sonuçlara dair rapor verin ve her şeyin gerçekleşeceğini umuyoruz. Alternatif olarak, bir sonraki toplantıda ilerlemeyi kontrol edin ve ilerlemek için gerçek bir engel varsa nasıl ilerleyeceğinizi belirleyin.
Sürekli İyileştirme İçin Toplantı Sürecini Bilgilendirmek
Her toplantıyı bilgilendirme pratiği sürekli iyileştirme için güçlü bir araçtır. Katılımcılar, mevcut toplantı süreci hakkında neyin etkili olduğunu veya etkisiz olduğunu tartışırlar. Ayrıca, toplantının yapıldığı konu hakkında grubun hissettiklerini kaydettikleri ilerlemeleri de tartışıyorlar.
Bir başka seviyeye sürekli iyileştirme yaparak, başarılı ekipler , tüm projelerini ve sonuçların ne kadar etkili bir şekilde sonuç çıkarmayı başardıklarını belirleme sürecini tartışırlar. Gelecek toplantılar değerlendirmeyi yansıtır. Toplantılar organizasyon sonuçları oluşturmak için daha etkili bir araç olarak gelişmektedir.
Sonuç
Sonuçlar iyi planlanmış ve uygulanmış toplantılardan ulaşılabilir ve öngörülebilirdir. Toplantı katılımcılarının toplantılara yatırım yaptıkları andan itibaren beklenen, olumlu ve yapıcı sonuçlara ulaşmasını sağlamak için bu on iki tavsiyeye uyun. Organizasyonunuz başarınızı ödüllendirecek ve bu etkili toplantı ipuçlarını kullanırken iş arkadaşlarınız sizi sevecektir.