Hazırlığınız, İstediğiniz Sonuçları Elde Edebileceğinizi Belirler
Toplantı tutanakları ile birlikte katılımcıların bir toplantı sonrasında aldıkları belgelerle birlikte, gündem, toplantı için plan ve önceki toplantı için rapor edilen takiptir.
Düzenli olarak planlanmayan bir toplantı için bir gündem geliştirdiğinizde, aşağıdaki adımlar size yardımcı olacaktır. Daha sonra bu makalede, düzenli olarak planlanmış bir toplantı için bir gündem şablonu göreceksiniz. İki toplantı türü benzer gündem maddelerini paylaşır, ancak tam olarak aynı değildir.
Toplantı Gündemi Geliştirmek
Öncelikle, toplantıyı planlamanıza yardımcı olmak için diğer çalışanlara ihtiyaç olup olmadığını belirleyin. Ardından, toplantıyı tutarak neyi başarmayı umduğunuza karar verin. Toplantınız için uygun hedefler belirleyin . Belirlediğiniz hedefler, etkili bir toplantı planı için çerçeve oluşturacaktır. Toplantı zamanınız dahilinde makul olarak elde edilenden daha fazlasını planladığınızdan emin olun.
Stephen Covey'ın "Son Derece Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı" nda söylediği gibi, "akılla baştan başlayın." Toplantı amacınız toplantı odağını, toplantı gündemini ve toplantı katılımcılarını belirleyecektir.
Bir gündem oluşturmak, toplantı için bir plan yapmaktır.
Toplantıyı tutarak başaracağınız ana amaç veya amaç ile başlarsınız. Hedefinize karar verdikten sonra, gündeminizi planlamak için ek çalışanların yardımına ihtiyacınız olup olmadığını belirlemeniz gerekir. Eğer evet ise, ek bir toplantıya ihtiyaç duymayacak şekilde toplantı gündeminizi genellikle e-posta veya metin yoluyla size katılmaya davet edin.
Toplantı Gündeminizi Geliştirirken Yapmanız Gereken Kararlar
Genel hedefinizi belirledikten sonra, siz veya ekibiniz aşağıdaki kararları vermeniz gerekir. Toplantının amacına veya amacına ek olarak, bu maddelerin her biri toplantı gündeminde yer almaktadır.
- Gerçek toplantı için gerekli katılımcılar,
- Amaç veya amacın gerçekleşmesine yol açacak tartışma veya eylem gerektiren öğeler,
- Grubun öngördüğü zaman miktarı, her bir maddenin tartışması için ihtiyaç duyacaktır.
- Toplantı için bir tarih ve saat,
- Toplantıya tüm katılımcıları rahatça tutacak uygun bir yer,
- Toplantı için ön çalışma. Bu, herhangi bir okuma, dokümantasyon , veri, önceki bir toplantıdan toplantı tutanaklarını veya gerçek toplantınızı başarılı kılacak diğer herhangi bir hazırlamayı içerecektir. Bu hazırlık, davet edilen katılımcılara dağıttığınızda, toplantı bildirimine ve gündemine eklenmelidir.
Yukarıdaki karar kalemlerine ek olarak, standart toplantı gündem maddeleri şunları içermelidir:
- Toplantının amacını, gündemi ve beklenen sonuçları ve ürünü gözden geçirin.
- Önceki toplantının tutanaklarını gözden geçirin.
- Katılımcıların önceki toplantıda yapılan taahhütler ve eylem kalemleri hakkındaki ilerlemelerini gözden geçirin.
- Not toplayıcı veya lider , mevcut toplantı sırasında katılımcılar tarafından yapılan taahhütleri nihai bir gündem maddesi olarak gözden geçirmelidir.
Toplantı Gündeminizi Gerçekleştirmek için Kimler Katılmalı?
Hedefinizi gerçekleştirmek için bir toplantının gerekli olduğuna karar verdikten sonra, katılımcıların listesini geliştirmeniz gerekir.
Her çalışan her toplantıya katılabilir veya katılmamalıdır, ancak doğru katılımcıları davet etmek başarı olasılığınızı artıracaktır.
Toplantı Gündeminizi Gerçekleştirmek İçin Gereken Katılımcıları Nasıl Tanımlayabilirsiniz?
Katılımcılarınızı, bir ya da birkaç kez toplantılar ya da düzenli olarak planlanmış ya da devam eden toplantılar için aşağıdaki gibi sorular sorarak belirleyin.
- Grubun geliştirdiği çözümün sahibi kim olmalı?
- Grup kimin tartıştığı sürecin sahibi?
- Dağıtımını yaptığınız bilgileri kim bilmeli?
- Karar vermeyi yönlendirmek için kim veri ve gerçekleri sağlayabilir?
- Kim, grup ile paylaşmak için deneyim veya uzmanlığa sahiptir?
- Herhangi bir çözümün veya görevlerin uygulanmasını kim desteklemeli?
- Toplantı sonucunu gerçekleştirmek için kimler izin veya kaynak sağlamalıdır?
- Herhangi bir çözüm veya yönelimin uygulanmasına kim karşı çıkabilir?
Düzenli Toplantılar için Toplantı Gündemi Gerekir mi?
Her toplantının özel olarak geliştirilmiş bir gündeme ihtiyacı yoktur. Çoğu çalışan bölümleri veya çalışma grupları için düzenli olarak toplantılar düzenlemektedir. Ayrıca katıldığınız ekipler ve projeler var.
Devam eden bir proje her toplantı için yeni geliştirilmiş bir gündem gerektirmeyebilir, ancak ekibiniz toplantınıza standart bir yaklaşım benimseyerek iyi bir şekilde sunulacaktır.
Düzenli olarak planlanan çalışan toplantısı, her birinin standart gündem maddelerine sahip olduğu üç bölüme ayrılır: Bilgilendirici Maddeler, Faaliyet Kalemleri ve İleri Planlama.
Düzenli Toplantılar İçin Toplantı Gündemi Bileşenleri
Bilgilendirici Öğeler
Her toplantı için bilgilendirme amaçlı herhangi bir gündem maddesi yazınız. Örneğin, yönetici grubu üst yönetim toplantısı sonuçlarına göre günceller.
Aksiyon nesneleri
Gündemde, grubun her düzenli toplantıda gözden geçirmek isteyeceğini düşündüğünüz herhangi bir kalem. Örneğin, zaman için bütçe performans ve grup maliyetlerini ve sürekli iyileştirmeler tanımlamak başarmak için planlar.
İleriye dönük planlama
Gündemi, grubun önceden planlamak veya önceden hazırlamak istediği herhangi bir maddeye yerleştirin. Örneğin, gelecek ay için kısa vadeli hedefler veya yaklaşan ödevler için iş arkadaşlarına yardım etme ihtiyacı.
Toplantı gündeminizi geliştirirken bu yönergeleri izlerseniz, toplantınızın sonuç üretme olasılığını artırırsınız.
Düzenli olarak düzenlenen bir toplantı için örnek toplantı gündemi
Toplantınızın aradığınız sonuçları vermesini sağlamak için düzenli olarak planlanmış bir toplantı için bu örnek gündemi kullanın.
- Isınma ve selamlaşma. Grubun ne sıklıkta buluştuğuna bağlı olarak kısa bir buz kırıcıyı düşünün.
- Toplantının amacını, gündemi ve beklenen sonuçları ve ürünü gözden geçirin.
- Önceki toplantının tutanaklarını gözden geçirin.
- Ekibin ihtiyaç duyduğu uygun departman ve şirket bilgilerini sağlayın.
- Eylem öğeleri, eylem planları ve taahhütler hakkındaki ilerlemeyi gözden geçirin. Grupların ilerlemeyi hedeflere göre gözden geçirin.
- Bu toplantı için gündem maddeleri hakkında tartışın ve karar alın.
- Sonraki adımları tanımlayın.
- Bir sonraki toplantı için amaç, sonuç ve gündemi tanımlayın.
- Toplantının sonunda, noter, toplantı sırasında insanlar tarafından yapılan taahhütleri gözden geçirmelidir.
- Grupta olmayan kişilerden ihtiyaç duyulan her türlü yardımı belirleyin ve katılımcıları iletişim kurmak için atayın.
- Toplantı katılımcılarının kimlerden oluştuğunu belirlemek ve iletişimi nasıl başaracağınıza karar vermek.
- Toplantıyı takip eden 24 saat içerisinde veya not alıcı elektronik olarak not aldığında (norm) derhal gönderilir.
Etkin Toplantılar ile İlgili Daha Fazla Bilgi