Toplantı Liderleri Hedeflerine Ulaşan Başarılı Bir Toplantının Anahtarıdır
Toplantıya kimler katılıyor?
Toplantı lideri, toplantıları ve takımları başarılı kılmanın anahtarıdır.
Toplantı lideri olarak görev yapan çalışan, kritik öneme sahiptir. Bazı toplantılarda lider, bölüm başkanlığı, takım lideri veya bir inisiyatif almak için üst yönetim tarafından atanan kişidir. Bu çalışanlar, yönetici veya lider olarak algılanan yetenekleri nedeniyle liderlik rollerine seçildiler.
Diğer zamanlarda, bir lider doğal olarak lider olarak ortaya çıkabilir. Bu liderler, diğer çalışanların baktığı ve saygı duyduğu çalışanlardır . Diğer durumlarda, bir takım tüm üyeler arasındaki liderlik rolünü döndürmeye karar verebilir. Bu, tüm takım üyelerinin genel olarak toplantı liderleri olarak ve başarılı toplantılar oluşturmada becerilerini geliştirmeye devam etmelerine olanak tanır.
Toplantı Liderinin Sorumlulukları
Bir toplantı liderinin temel sorumlulukları aşağıdadır.
- Gerçekleştirilmesi gereken amaç, görev veya amacı belirler. Bu genellikle liderin iş tanımının bir parçası veya bir parçasıdır.
- Bir toplantının amacı veya amacı elde etmek veya istenen sonucu elde etmek için mümkün olan en iyi yöntem olup olmadığına karar verir. Soruyu cevapla, Bir toplantıya ihtiyaç var mı?
- Toplantının planlanmasında kimin yardıma ihtiyacı olduğunu belirler.
- Bir takım ya da lider olarak toplantı için gündeme karar verir. (Devam eden toplantılarda, bu görev mevcut toplantının sonunda gerçekleştirilir.)
- Paylaşılan bir organizasyon takvimini kullanarak en sık tarih, saat ve yeri belirler.
- Okuma, finansal bilgiler, tarih, ilgili takım toplantı tutanakları vb. Gibi ön çalışma toplantılarını bir araya getirir.
- Katılımcıları davet eder, ödevleri ve ön çalışmayı dağıtır, böylece katılımcılar toplantıya hazırlanırlar.
- Toplantıda, işlemleri ve taahhütleri, eylem öğelerini veya kararları belgelemek için bir kayıt cihazı veya bir dakika tutanı olmasını sağlar. Bir toplantının düzenli olarak yürütülmesi için gerektiğinde bir zaman belirleyici atar.
- Katılımcıları ısıtmak için bir buzkıran kullanabilir ve toplantı katılımcılarının birbirleriyle iletişim içinde oldukları ve fikir ve bilgi alışverişinde bulundukları bir ortam yaratabilir.
- Erken gelir ve toplantıyı görevde, yolda devam ederek ve tüm katılımcıları dahil ederek yönetir, böylece her biri toplantıda varlığının önemli olduğunu hisseder. Bu onların bir sonraki toplantıya katılımını sağlar.
- Katılımcıların kendilerini sıkıcı ve sıkılmamaları için şirket toplantısını hazırlar . Buzkıranlar, mizah veya eğlenceli örnekler kullanarak, hiçbir toplantı gülmeksizin bitmelidir.
- Sonraki adımların ve işlem öğelerinin atandığını ve işlendiğini sağlar.
- Toplantıyı bilgilendirir ve gelecek toplantı için gündemi planlar.
- Eylem öğelerinin yolda olduğundan emin olmak ve gönüllüler sorun yaşıyorsa yardım ve / veya kaynaklar sunmak için toplantılar arasında katılımcılar ile takip edin.
Ek Lider Roller
Toplantı lideri bu sorumlulukları üstlenir ancak iletişim , raporlama ve takım arkadaşı performansıyla ilgili rolleri de vardır.
Bir ekibin veya toplantının her bir üyesinin çapraz işlevselliği, bir departmanının ya da devam eden ekibin faaliyetleri ve ilerleyişi hakkında kendi departmanını veya işlevini bildirme yükümlülüğüne sahiptir. Ayrıca takımda veya toplantıda olmayan iş arkadaşlarından girdi alma sorumluluğu da vardır. Her çalışan her toplantıya katılamaz.
Lider, üst düzey yöneticileri etkin iletişim ve geri bildirim yoluyla bilgilendirmek ve bilgilendirmekle yükümlüdür.
Ekip veya toplantı dışındaki çalışanların, özellikle de organizasyon liderlerinin mülk sahibi olması, ekibin ya da toplantının çözümlerini ya da fikirlerini geliştirmede, uygulamada ve bütünleştirmede başarılı olmasını sağlar.
Bir toplantı katılımcısının toplantıda etkisiz kalması halinde, toplantı sırasında etkin toplantı lideri teknikleri ve etkin koçluk yoluyla davranışı düzeltmek, liderin sorumluluğundadır. Toplantıyı kendi görüşleriyle tekelleştiren veya diğer üyelerini onlar için eleştiren bir toplantı katılımcısı, bireyin toplantının başarısını sabote etmeden önce düzeltilmelidir.
Bu eylemler, katılımcılar, etkin olmayan olaylar ortaya çıktıkça ve işlevsel olmayan üyeler ilerlemeyi kesintiye uğrattıkça, kendilerine yardım ederek liderlere yardımcı olmalarını sağlayan bir rahatlık ve olgunluk seviyesine ulaşana kadar gereklidir.
Etkin bir toplantı lideri, bir projenin ya da ekibin başarılı bir performans sergilediğini garanti etmez, ancak proje, bölüm, toplantı ya da ekiplerin başarılı olması için önemli bir faktördür.
Toplantı tutanakları, tutanakların uygun şekilde yazıldığı ve zamanında dağıtıldığı durumlarda başarılı toplantılara etkili bir şekilde katkıda bulunur.