Toplantıları Daha Verimli Yapmak için Kolaylaştırıcıyı Kullanın
Bir kolaylaştırıcının temel rolü, bir grup planlama oturumuna veya toplantıya , grubu görevde tutarak ve aynı yönde birlikte hareket ederek değer katmaktır.
Kolaylaştırıcı ayrıca her grup üyesinin toplantıya katılmasını sağlar.
Grup Kolaylığı
Grupların veya takımların kolaylaştırılması, iç çalışanları veya dış danışmanlar tarafından sağlanır:
- İçerik ve bilgi sunmak,
- Bir grubun hedeflerine ulaşmasına yardımcı olan bir sürecin tasarlanması ve formüle edilmesi,
- Toplantı , eğitim, takım oluşturma oturumu veya başka bir çalışma olayı için uygun bir yapı sağlamak, böylece grubun misyonu oturumda gerçekleştirilir,
- Toplantının sonucu için paylaşılan sorumluluğu desteklemek, ve
- Katılımcılardan ortaya çıkan sorulara cevaplar ve problemlere çözüm yolları.
Bireysel Kolaylaştırma
Bireyler sürece katıldığında genellikle iki ya da daha fazla çalışanın çatışma , anlaşmazlık, karşılıklı hedefler belirlemesi ya da bir projeyi, süreci ya da deneyimi tartışmaya ihtiyaç duyması nedeniyle olur. Yetenekli bir kolaylaştırıcı, bireysel çalışanların kendi sorunlarına karşılıklı olarak tatmin edici bir çözüme ulaşmaları için ihtiyaç duydukları yapı, içerik ve süreci sağlayabilir.
Kolaylaştırma Sağlayan Bireylerin Özellikleri
Kolaylaştırma, aşağıdaki gibi özellikleri gösteren bireylere en doğal olarak gelen öğrenilmiş bir beceridir:
- Güçlü grup liderliği becerileri
- Grup süreçleri ve yapıları hakkında derin bilgi birikimi,
- Grup ve kişilerarası dinamikler bilgisi ve sözel ve sözel olmayan iletişimin anlaşılması ,
- Eğitim ve takım oluşturma içeriğini , oturum katılımcılarından katılımı teşvik edecek şekilde yaratıcı bir şekilde sunma becerisi,
- İnsanlar ve durumları için empati,
- Güçlü dinleme ve iletişim becerileri, ve
- Grup için istenen sonuçları üretmek için grup müdahalelerini ve olayları yapılandırabilme.
Yetenekli bir kolaylaştırıcının liderliğinde, toplantılar, takım oluşturma oturumları ve eğitim sınıfları bir lider olmadan mümkün olmayan sonuçlara ulaşabilir. Bunun nedeni, bir gruptaki takım katılımcılarının kendi iş süreçlerini etkin bir şekilde kolaylaştırmak için gerekli beceri, izin ve desteğe sahip olmamasıdır.
Toplantılarda Rakip Konuşmalardan Kaçınmak
İş yerindeki insanlarla etkili çalışma ilişkileri kurmak çoğu zaman zordur. Kolaylaştırmanın işe yarayacağı yer burasıdır. Toplantılarda etkili grupların kolaylaştırılması, rekabet eden muhabbetlere sahip zor insanların etkileşimini yönetir.
İki veya daha fazla toplantı üyesi arasındaki konu dışı konuşmalar zaman kaybeder, grup ilerlemesini engeller ve bireylerin bir bütün olarak ekibin katkılarını sınırlar. Buna ek olarak, birkaç küçük gruptaki yarışan konuşmalar, konu üzerinde olsa bile, ekip üyelerini ekip üyelerinin tartıştığı anlayışlardan mahrum bırakır.
Bu sonuçta toplantılarda üretilen sınırlı fikirlerle sonuçlanır.
Toplantı lideri, yönetici veya grup üyesi olun, grup üyeleri bir seferde birden fazla tartışma gerçekleştirdiğinde grubu tekrar bir araya getirmek için aşağıdaki fikirleri kullanabilirsiniz.
Rekabet Konuşmaları Yönetme
- Sözsüz iletişimi kullanın: Bir an için katılımcılara düzenli olarak bakın. Bakarken kaşlarını kaldır, ya da katılımcılara salla. Diğer katılımcılar gruba katıldığında bir dakika boyunca yere sahip olan kişiyi durdurun. Bunu yapmaktan korkma - toplantıları kontrol etmek için bir yöneticinin veya takım liderinin görevidir.
- Bir soru sorun: Rakip görüşmeye katılan grup üyelerinden birini arayın. Toplantıda bir bütün olarak ortaya çıkan tartışmanın kısa bir özeti ile onun görüşünü isteyin. Fikirlerini toplantıdaki diğer insanlarla paylaşmasını isteyin.
"Bu konudaki düşüncelerinle ilgileneceğimize inanıyorum, Kerry." Bu sizin için biraz rahatsız edici olabilir, ancak iki amaca hizmet eder: Ana sohbete yan konuşmayı getirir ve herkesin davranışa izin verilmediğini bilmesini sağlar.
- Sözlü olarak müdahale etmek: Doğrudan rakip tartışmaya katılan grup üyelerine grup tartışmasına yeniden katılmak için alaycı veya öfke kullanmadan sorun. "Korkarım ki herkes bir anda konuştuğunda iyi fikirleri kaçırıyoruz. Bu düşüncelerin tamamını takip edemediğimi biliyorum." Genel olarak, bu taktiği insanları çekmek için ikinci veya üçüncü bir girişim olarak kullanmak daha iyidir. Bu, doğrudan ve çok etkilidir, ancak ekip üyelerini utandırabilir.
- Bir grup sinyali oluşturun: Grup sinyali, katılımcılara bir seferde bir tartışma düzenlemesini hatırlatır . Etkin bir şekilde çalışan bir işaret, sözlü olmayan bir zaman aşımı işareti yapmak ve ardından bir toplantıyı göstermek için bir işaret parmağı tutmaktır. Takım üyeleri arasında iyi bir ilişki varsa, bir şaka da etkili bir araç olabilir. “Hey, John ve Jane, dünyayı ele geçirmeyi planlamaya çalışmayı bırak ve toplantıya geri dön” gibi bir şey deneyin.
Toplantılarda Söyleşi Konuşmaları Hakkında Son Söz
İnsanlar iş toplantılarına katılarak iş haftalarını iyi geçiriyorlar. Çalışanların zamanlarını iyi değerlendirdiğinden emin olmak için bir yönetici veya toplantı lideri olarak sizin sorumluluğunuzdadır. Etkin toplantı yönetimi, zamanlarını korur ve toplantıların konu üzerinde kalmasını ve kaliteli işler üretmesini sağlayabilirsiniz.