HRIS Tanımı ve Açıklaması
Normalde bir veri tabanı olarak paketlenen yüzlerce şirket bir çeşit HRIS satar ve her bir HRIS'in farklı yetenekleri vardır.
Firmanızda ihtiyaç duyduğunuz özelliklere göre HRIS'inizi dikkatli bir şekilde seçin. HRIS gittikçe daha sofistike hale geldikçe, seçim bir İK departmanını pratik olarak felce uğratmak için yeterli hale geldi.
HRIS Seçeneklerine Baktığınızda Önemli Hususlar
Bir HRIS seçimi, birçok seçenek olduğu için stresli bir durumdur. Şirketinizdeki ihtiyaçlarınız için en iyi seçeneklerin seçilmesi zorludur. Her bir sistem tarafından sağlanan bilgi sızması da zorludur.
Satış görevlileri, genellikle, sistemin sizin ihtiyaçlarınızı karşılayacağını sözel olarak söyleyen satış görevlilerini görevlendirir. Mevcut müşteriler, çevrimiçi tartışma grupları, LinkedIn, diğer SHRM üyeleri ve Google incelemeleri dahil olmak üzere birden çok kaynakla bunu kontrol ettiğinizden emin olun.
Bunlar, HRIS'inizi seçerken dikkate almanız gereken diğer faktörlerdir.
- Unutmayın ki, şirketiniz bugün sadece birkaç kişi olsa bile, gelecekte bu kadar çok çalışanın iki katına, hatta 10 katına çıkabilir, işinizle birlikte büyüyebilecek bir sistem seçin.
- Dikkate almanız gereken bir diğer önemli faktör, birçok HRIS'in, başarmak için otomasyona ihtiyacınız olan şeylerin sadece bir kısmını gerçekleştirebilmesidir. Bu durumlarda, herhangi bir eklenti veya ek sistemlerin bileşenlerinin kusursuz bir şekilde çalıştığından emin olmak istersiniz. Yine, birlikte çalışan sistemler hakkında satış elemanının sözünü tutmayın. Araştırmanı yap.
- Çalışanlarınız için ne tür eğitimler ve devam eden desteklerin bulunduğunu da kontrol edin. Satış danışmanının, satın alma işleminin ardından eğitim ve takip konusundaki sözlerinin, HRIS'i satın almak için sözleşmenizde doğru olarak yazıldığından emin olmalısınız. Ayrıca, seçtiğiniz şirketinizin devam eden, yardımsever desteğinin bir kaydını aldığından emin olmak için diğer kuruluşlarla kontrol edin.
Daha İyi HRIS Seçimlerinin İşlevselliği
Genel olarak, daha iyi İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri (HRIS) genel olarak sağlar:
Tüm çalışan bilgilerinin yönetimi . İsimler, başlıklar, adresler ve maaşlar gibi veriler temel bir başlangıçtır. Maaş ve pozisyon geçmişi, raporlama yapıları, performans değerleme geçmişleri ve diğer kritik çalışan bilgileri.
Çalışan el kitapları, acil durum tahliye prosedürleri ve güvenlik kuralları gibi şirket ile ilgili belgeler .
Kayıt , durum değişiklikleri ve kişisel bilgilerin güncellenmesi dahil olmak üzere fayda yönetimi . İdeal bir sistemde, çalışanların tatil takibi de dahil olmak üzere kendi bilgilerini aramasına ve gözden geçirmesine izin verebilirsiniz.
Bordro ve diğer şirket finansal yazılım ve muhasebe sistemleri ile tam entegrasyon . Bunlar bağlandığında, maaş çeklerinin doğru olduğundan emin olabilirsiniz.
Resmi ödeme oranının ne olduğu ve bordronun sahip olduğu bilgiler arasında hiçbir zaman bir kopukluk yoktur. Sistemler entegre olmazsa, bir sistemde bir maaşı güncellemek kolaydır, diğeriyle değil.
Başvuru sahibi izleme ve özgeçmiş yönetimi: Sisteminiz sorunsuz olduğunda, işe alım görevlisi işe alınmış bir düğmeyi tıklatabilir ve başvuru sahibinin tüm bilgileri işlerin çalışan tarafına aktarılır . Bu çok zaman kazandırır çünkü veri girişi ve kağıt işi pratik olarak ortadan kalkar.
Başvuru sahibi başvuru sırasında kendi bilgisini verirse, doğruluğu sağlayabilirsiniz. Teklif mektubu , bordro sistemi ile aynı sistemden üretilirse, maaş mükemmel bir şekilde eşleşecek ve yanlış anlaşılma olmayacaktır.
Performans geliştirme planları: Sadece merkezi bir sisteme kaydedildikleri takdirde planların olması yeterli değildir, daha sonra çalışanları pozisyondan pozisyona kolayca takip edebilirler.
Üst düzey liderlik, insanların nerede olduğunu ve bireysel patronlarının gelecekleri için arka plan planlaması açısından neyi planladıklarını görmek için raporlar çalıştırabilir.
Disiplin Eylemleri: Çalışanın kuruluşunuzdan ayrılmasından sonra bile, kimin askıya alındığını, indirildiğini ya da aleyhine başka olumsuz davranışlarda bulunduğunu kaydetmek önemlidir. Bir şirket , eski bir çalışan referansını aradığında ve talep ettiğinde, İK departmanındaki bir yöneticinin, kişinin rehire için uygun olup olmadığını araştırıp rapor etmesini kolaylaştırabilir.
Eğitim kayıtları: Sertifikaların ve lisansların gerekli olduğu bir şirkette bu özellikle önemlidir. Diğer şirketlerde, eğitim kayıtları bu düzeyde bir öneme sahip olmayabilir, ancak çalışanlarınızın gelişimini sağlamak için bilginin işe yarar olduğunu düşündüğünüz önemli bir faktör olduğunu yine de öğrenebilirsiniz.
Özet olarak, şirketlere en etkili hizmet veren HRIS bu bilgileri takip eder:
- katılım ve PTO kullanımı,
- zamları ve tarihi ödemek ,
- tutulan dereceleri ve pozisyonları ödemek ,
- performans geliştirme planları ,
- eğitim alındı,
- disiplin cezası alındı,
- kişisel çalışan bilgileri ve bazen
- yönetim ve kilit çalışanların başarı planları ,
- yüksek potansiyel çalışan kimliği, ve
- Başvuru sahibi izleme, görüşme ve seçim.
Doğru HRIS'in Faydaları
Etkili bir HRIS, şirketin çalışanlar, eski çalışanlar ve başvuru sahipleri hakkında takip ve analiz etme ihtiyacı duyduğu her şey hakkında bilgi sağlar. Şirketinizin bir İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi seçmesi ve ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde özelleştirmesi gerekecektir. Şirketiniz bir büyüme yolundaysa, sizinle birlikte büyüyebilecek bir sistem seçin.
Temel bir HRIS'i uygulamak oldukça ucuzdur, ancak uyguladığınız her şey şirketinizin gerçek ihtiyaçlarını karşıladığından emin olun. Ciro raporlarını çalıştırmak ister misiniz? Organizasyon şemaları yayınlansın mı?
Yöneticilerin önceki performans değerlendirmelerine elektronik olarak erişmesine izin verilsin mi? İK departmanı aracılığıyla her şeyin yapılmasını ister misiniz yoksa yöneticilerin bu bilgilere erişmesini ister misiniz?
Uygun bir HRIS ile, İnsan Kaynakları personeli çalışanların kendi fayda güncellemelerini yapmasını ve değişiklikleri ele almasını sağlayarak, daha stratejik işlevler için İK personelini serbest bırakır . Ayrıca, çalışan yönetimi, bilgi gelişimi, kariyer gelişimi ve gelişimi ve eşit muamele için gerekli veriler kolaylaştırılmaktadır.
Son olarak, yöneticiler ihtiyaç duydukları bilgilere yasal, etik ve raporlama çalışanlarının başarılarını etkili bir şekilde destekleyebilir. Kendi raporlarını çalıştırabilir ve arka arkaya yardım etmek için sisteme planlar girebilirler.
İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (HRIS), bir işin içinde İnsan Kaynakları, bordro, yönetim ve muhasebe fonksiyonlarının veri girişi, veri takibi ve veri bilgi ihtiyaçları için bir yazılım veya çevrimiçi bir çözümdür.
Normalde bir veri tabanı olarak paketlenen yüzlerce şirket bir çeşit HRIS satar ve her bir HRIS'in farklı yetenekleri vardır. Firmanızda ihtiyaç duyduğunuz özelliklere göre HRIS'inizi dikkatli bir şekilde seçin.