Toplantı tutanaklarını nasıl (ve neden)
Dakika genellikle şunlardır:
- katılımcıların isimleri,
- gündem maddeleri
- katılımcılar tarafından alınan kararlar,
- katılımcılar tarafından taahhüt edilen takip eylemleri,
- taahhütlerin tamamlanması için son tarihler, ve
- Gelecek gözden geçirme veya tarih için belgelendirmeye değer diğer etkinlikler veya tartışmalar.
Örnek toplantı tutanakları, toplantı sırasında alınan kararlara ve katılımcıların taahhütlerine odaklanır. Taahhütlere, toplantı katılımcıları tarafından paylaşılan bir anlayış için gerekli tarihler ve diğer ayrıntılar eşlik eder.
Tarihsel bir belge olarak toplantı tutanakları
Tarihsel bir belge olarak, bir kararın verilmesine yol açan anahtar fikirleri veya tartışmaları belgelemek için de yararlıdırlar. Örneğin, bir takım üyesinin “bu hedefi seçerken ne düşündüğümüzü” söylediğinde soruları yanıtlamak.
Etkili toplantı tutanakları, ekibin tartıştığı beş alternatifi ve birinin mevcut diğer yollar üzerinde seçilmesinin temel nedenini ortaya koydu.
Tipik iş toplantısı için etkin toplantı tutanaklarının her tartışmayı kaydetmesi gerekmez.
Ayrıca, kimin ne dediğini belirtmeli ve istememelidirler. Ne de, her bir katılımcının ayrıntılı olarak söylediklerini belgelememeli. Verilen örnekte, etkili bir not tutan kişi, her kelimeyi yazmaktan ziyade tartışmayı özetlemektedir.
(Bu kuralın, hukuki işlem, duruşmalar vb. Gibi durumlarda diğer toplantı türleri için farklı olduğunu kabul edin.
Bu dakikalar konuşma ve ifadelerin tam bir kaydını gerektirir.) Ancak, tipik iş yeri toplantınız bunu yapmaz.
Toplantı Tutanağını Ne Zaman ve Nasıl Paylaşacak?
İdeal olarak toplantı tutanakları toplantı sonunda toplantı katılımcılarına elektronik ortamda dağıtılmaktadır. Bunu yaparak, katılımcılar taahhütlerini ve teslim tarihlerini derhal bildirirler. Bu mümkün değilse (örneğin, not tutan kişi hataları temizlemek ister) not tutan kişi toplantı tutanaklarını 24 saat içinde dağıtmalıdır.
Tutanaklar, toplantı sırasında yapılan taahhütlerin üyelerini hatırlatır. Katılımcıların toplantı taahhütlerini takvimlerine aktarmalarına ve listeler yapmasına yardımcı olurlar. Bir sonraki toplantıdan önce katılımcılara ulaşması gereken herhangi bir öğenin bir hatırlatıcısı olarak hizmet ederler.
(Bu, genel olarak toplantılarla ilgili en önemli sorunlardan birisini ortadan kaldırabilir - toplantıda katılımcıların toplantıyı okumaya değil, okumaya ayırmaları gerekir.) Sonuçta, etkileşim bir buluşma noktası değil midir? Başka her şey için, e-posta ve Yammer gibi araçlara sahipsiniz.
Bir sonraki toplantının başlangıcında, önceki toplantınızın tutanaklarını incelemek isteyebilirsiniz. Böylece, kullanıcılar bunları doğru ve sonraki adımlar için kontrol edebilir.
Toplantı tutanakları, tutanakların uygun şekilde yazıldığı ve zamanında dağıtıldığı durumlarda başarılı toplantılara etkili bir şekilde katkıda bulunur. Bu, bir takımın iş başarısını destekleyen güçlü normlar oluşturması durumunda özellikle doğrudur.
Organizasyonlar Toplantı Tutanağı Nasıl Yapılır?
Bir toplantının başarısı için kritik olan , not tutan kişi veya kaydedici toplantıyı katılımcılara, tarihe ve toplantıda neleri belirlediğini bilmesi gereken çalışanlar için belgeler. Tam toplantı tutanakları olmadan toplantının başarı şansı azalır.
Toplantı tutanaklarını tutan çalışan genellikle takımın bir üyesidir ve toplantıya katılırken notları alır. Hukuki veya devletle ilgili yargılamalar, sonuçlar veya duruşmalar, gerekli kurumsal yönetim kurulu toplantıları veya depozitleri gibi gereksinimlere sahip toplantılarda, katılmayan kişi resmi tutanakları alır ve genellikle davaları kaydeder.
Dakikaları kaydeden çalışanın, doğru bir şekilde kayıt yapabilmesi için bir kulak olması gerekir. Çalışan, aynı zamanda, toplantı tutanaklarını toplantıya katılmak için de etkin bir şekilde görevlendirmelidir.
Bazı toplantılarda, aynı çalışan her toplantıda tutanakları alır. Diğerlerinde, minik katılımcının rolü çalışandan çalışanlara geçer. Liderlikle tanışmak gibi, not alanın rolü liderlik , iletişim ve etkili toplantı liderliği becerileri geliştirir.
Toplantı Tutanaklarının Gereksinimleri Nelerdir?
Kayıt cihazı veya not alıcı için şartlar şunları içerir:
- Bir toplantıda verilen kararları, taahhütleri ve önemli tartışma noktalarını doğru olarak kaydedin.
- Üyelerin yapmayı taahhüt ettikleri bitiş tarihleriyle birlikte yapmaya karar verdikleri toplantı öğelerini kaydedin. Eylem öğelerinin bir adı vardır, ancak genel tartışma, resmi olmayan işyerinde toplantılarda kimin ne dediğini belirtmez.
- Toplantı sonunda önemli kararları ve atamaları veya gönüllü taahhütleri ve eylem öğelerini gözden geçirin, böylece katılımcılar toplantıdan ayrılmadan önce olayları ve taahhütleri gözden geçirebilir ve kabul edebilir.
- Toplantı lideri, not tutandan bir toplantı sırasında periyodik olarak tartışmayı tekrar ele almasını isteyebilir.
- Devam eden bir dizi toplantıda, not tutan kişinin bir sonraki toplantının başında toplantı tutanaklarını gözden geçirmek için bir dakikanızı alır. Katılan çalışanlar, katılmadıkları her şeyi dakikalar içinde ekleyebilir veya düzeltebilirler.
- Toplantı tutanaklarının bir kopyasını toplantıdan itibaren 24 saat içinde dağıtmak, yıllardır toplantı kolaylaştırıcılarının standart tavsiyesi olmuştur . Ancak şimdi, kayıt cihazı büyük olasılıkla dizüstü bilgisayar veya iPad gibi elektronik bir cihazda dakikalar aldı. Bu nedenle, not tutan kişi toplantı notlarını, genellikle toplantıda veya toplantı tutanaklarında, yazım, dilbilgisi ve netliği hızlı bir şekilde gözden geçirdikten sonra dağıtmalıdır.
Kayıt cihazı, bir toplantının, toplantı sonuçlarının katılımcı tarafından iletilmesini ve bunlara göre hareket etmesini sağlamak zorunda olması gereken bir rol oynar. Notlar olmadan, katılımcılar diğer katılımcıların anısına güvenmelidir. Garantili, bu iyi bir plan değil.
Not toplayıcının bir toplantının dokümantasyonu , bir toplantının başarısı için gereklidir, aynı zamanda çalışanın performansını iyileştirmek için dokümantasyon gerekli olduğu gibi.