Heads Up: Federal yasalar ve eyalet yasaları farklı olabilir
HR kayıt tutma için temel kurallar burada. Ancak, bu eyalet yasalarının bu yönergelere göre değişebileceğini unutmayın. Eyalet yasaları ve Federal yasalar çatışıyorsa, kayıtları her zaman daha uzun olan gereksinimlere göre saklayın.
Yeterince uzun olmayan bir şey tutmak daha iyidir.
Kiralama Kayıtları: 1 Yıl
Bu özgeçmişleri, görüşme notlarını, başvuruları ve iş ilanlarını saklamanız ve hatta bir iş teklifi verme kararından sonra bir yıl boyunca başvuran izleme sisteminiz aracılığıyla yaptığınız aramaların bir kaydını kaydetmeniz gerekir. Dolayısıyla, bir başvuru sahibiyle görüşürseniz ve tüm süreç üç ay boyunca devam ederse, son işe alım kararının saatin geçmeye başlamasına kadar devam etmez.
Bunu neden yapmak zorundasın? İşe alım kararınızı sorgulayan herhangi biri varsa , herhangi bir şekilde , şekil veya formda yasadışı olarak ayrımcılık yapmadığınızı göstermeniz gerekir. Engelli Amerikalılar Yasası , Başlık VII ve diğer birçok kişi gibi yasalar, uygun olduğunuzu kanıtlamanızı gerektirir. Bu kayıtları saklamak, bunu yapmanıza yardımcı olur.
Uyuşturucu Testi Kayıtları: Ulaştırma İşleri için 1 Yıl veya 5 Yıl
İstihdam için uyuşturucu testine ihtiyacınız varsa, bu işe alım kayıtlarının bir parçasıdır ve sonuçların bir kopyasını bir yıl boyunca saklamalısınız.
Ek bir ilaç testi yaparsanız, işteki bir olayla veya rastgele bir kontrolün bir parçası olarak olsun, bu kayıtları bir yıl boyunca sürdürmeniz gerekir. Ancak, ulaştırma yönetmeliği bölümlerine tabi iseniz, uyuşturucu test kayıtları için minimum zaman dilimi beş yıldır.
Bordro / Timecards, Vb: 3 Yıl Minimum, Son Kullanma Sonrası 5 Yıl Önerilen
Yasa, bu kayıtları üç yıl boyunca korumanızı gerektiriyor, ancak yeni açılan davalar, onların daha uzun süre tutulması için daha akıllı olacağını gösteriyor.
Her çalışanın ne kadar ödediğine ve şirketinizde tüm görev süreleri boyunca kaç saat çalıştıklarına dair bir kayıt tutmak istersiniz. Her ne sebeple olursa olsun, çalışanınız ayrıldıktan sonra en az beş yıl boyunca kayıtlarınızı saklayın.
Muaf olmayan çalışanlar için, tabi ki, zaman kayıtlarını tutmanıza gerek yoktur, çünkü çalışılan saat sayısından bağımsız olarak ödemeleri aynıdır. Bununla birlikte, bir çalışanı muaf tutulması gerektiğinde istisna olarak sınıflandırdıysanız, bu saatlerdeki kayıtlar, fazla mesaiyi ödemek için size rehberlik edebilir .
Şirketin ödemeyi nasıl hesapladığına emin olun. Örneğin, düz maaş, maaş artı komisyon, fazla mesai, ödev veya düz saatlik ücret olup olmadığını izlemeniz gerekir.
Bunu sadece ücret ve vergi soruları için değil, diğer birçok karar da çalışılan saat sayısına güvenmek zorundasınız. Örneğin, FMLA için uygunluk bir yıl içinde çalışılan saat sayısına bağlıdır. Yarı zamanlı bir muaf çalışanınız varsa, FMLA uygunluğunu belirlemek için zaman kaydı gerektirmeyi düşünebilirsiniz. Ayrıca, çalışanlarınıza çalıştıkları tüm saatler için ödeme yaptığınızı kanıtlamanız gerekir.
Form I-9: Kiralama Sonrası 3 Yıl, Fesihten Sonra 1 yıl, Hangisi Daha Sonra.
Personel kayıtlarından ayrı olarak saklanan çalışan I-9 Formunu, çalışanı işe aldıktan sonra üç yıl boyunca ve işten ayrılmayı takip eden bir yıl boyunca (hangisi daha sonra ise) koruyun.
Sağlık / Emeklilik Faydaları Bilgi: 6 Yıl
En az altı yıl boyunca tüm yardımlarınız için planlarınızın kayıtlarını tutmalısınız. Mahkemeler, bir çalışanın sizden daha yüksek bir emekli maaşı aldığını söylerse, işverenin, kendisinin yapmadıklarını kanıtlamak için değil, daha fazla borçlu olduklarını kanıtlamak için işverenin sorumluluğunda olduğunu iddia etmiştir. Tüm bu Özet Plan Tanımlarını saklayın.
Eğer COBRA'ya hak kazanan eski çalışanlarınız varsa, sağlık yardımlarını da uzatıyorsanız, bu kayıtları sadece güvende olmak için altı yıl boyunca saklamalısınız. Kanun, rehineyi belirtmez, ancak bu, Çalışanların Emekliliğinin Gelir Güvenliği Yasası (ERISA) kapsamında uygulanabileceğinden, bu yasa altı yıl süreyle muhafaza edilmesini gerektirir. Güvenli tarafta olmak için, bu kayıtları dışarı atmayın.
FMLA Kayıtları: 3 Yıl
Bir çalışan FMLA'yı talep ettiğinde , izni reddetmiş olsanız bile o kağıdı takip etmelisiniz. Her çalışanın iznini takip ettiğinizden emin olun - ne zaman başladı ve ne kadar zaman kullanılır. Çalışanda aralıklı FMLA varsa, her izni takip ettiğinizden ve kullanılan saat sayısını belgelediğinizden emin olun. Tarihler ve saat sayısı belgelenmelidir. Unutmayın, aralıklı izin, günde birkaç saat veya haftada birkaç gün kullanılabilir. Her şeyi belgeleyin ve bu kayıtları saklayın.
Unutmayın, bu kapsamlı bir liste değildir ve yalnızca Federal tüzükler için geçerlidir. Örneğin, bir Federal yüklenici iseniz veya eyaletinizin farklı standartları varsa, ek kayıt tutma yasalarına tabi olabilirsiniz. Şüphe duyduğunuzda, atmayın.
İnsan Kaynakları Yönetimi (SHRM) Toplumunda kayıt tutma ve zorunlu raporlama ile ilgili ek kaynaklara erişebilirsiniz.
Feragatname: Lütfen, verilen bilgilerin, yetkili olarak, doğruluk ve yasallık açısından garanti edilmediğini unutmayın. Site dünya çapında bir izleyici tarafından okunuyor ve istihdam yasaları ve yönetmelikleri devletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişiyor. Yasal yorumunuzu ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Eyalet, Federal veya Uluslararası devlet kaynaklarından yardım isteyin. Bu bilgi rehberlik, fikirler ve yardım içindir.