Devamsızlığı Azaltmak için Planlanmamış Devamsızlıkların Adresi
Çoğu şirket için, devamsızlığı yönetme sorumluluğu öncelikle acil durum denetçilerine düşmüştür.
Bu denetçiler genellikle belirli bir çalışanın bulunmadığının farkında olan tek kişilerdir.
Bir bireyin yokluğunu saran koşulları anlamak ve bir problemi erken aşamada fark etmek için en iyi konumdadırlar. Bu nedenle, şirketin devamsızlık prosedürlerine aktif katılımı, bir yoksunluk politikasının veya programının genel etkinliği ve gelecekteki başarısı için çok önemlidir.
Denetim otoritelerinin, devamsızlığı yönetme rollerinde rahat ve yetkin olduklarından emin olmak için, üst yönetimin tam desteğine sahip olmaları gerekmektedir. Bütün taraflar, yokluk politikalarının ve prosedürlerinin amacının bilincinde olmalıdır. Bölümler arasında tutarsızlıklar olması halinde; Bir politika etkinliğini kaybedebilir.
Daha fazla tutarlılık sağlamak için denetim otoriteleri, devamsızlığı yönetme konusundaki sorumluluklarında eğitilmeli, işe geri dönüş konusunda etkili mülakatların nasıl yapılacağı konusunda bilgilendirilmeli ve gerektiğinde disiplin prosedürlerinin kullanımı konusunda eğitilmelidir.
Denetim Otoritesinin Sorumlulukları
Çalışanın yokluğunda işin uygun bir şekilde yapılmasını sağlamaya ek olarak, denetçilerin devamsızlığı yönetmek için alması gereken bir takım diğer kritik eylemler de vardır. Yapmalılar:
- Tüm çalışanların, kurumun yokluğu ile ilgili politika ve prosedürlerini tam olarak bilmelerini sağlayın,
- Bir çalışanın hastalandığı zaman ilk temas noktası olun,
- çalışanlarına uygun şekilde ayrıntılı, doğru ve güncel devamsızlık kayıtlarının tutulması, (örneğin, tarih, hastalığın / nedenlerin nedeninin niteliği, çalışma tarihine beklenen dönüş, gerekli olması durumunda doktora başvurma),
- Endişeye neden olan yoksunluk örüntülerini veya eğilimlerini belirlemek,
- İşe dönüş röportajları yapmak, ve
- Gerekli hallerde disiplin prosedürlerini uygular.
İşe Dönüş Röportajı
Denetim otoritelerinin devamsızlığı en iyi nasıl yönetecekleri konusunda eğitilmesi, etkili ve adil bir işe dönüş mülakatlarının nasıl yapılacağına dair eğitimi içermelidir. Son ulusal araştırmalar, bu görüşmelerin kısa süreli devamsızlığı yönetmek için en etkili araçlardan biri olarak kabul edildiğini göstermektedir.
İşe geri dönüş tartışması, yöneticinin işyerinde işe devamsızlığı karşılama ve yönetimin işyerindeki devamsızlığı kontrol etme ve yönetme konusundaki güçlü taahhüdünü göstermesini sağlayacaktır . Görüşme, çalışanın işe geri dönmek için yeterince iyi olduğuna dair bir kontrol sağlayacaktır.
Gerekli evraklar, yokluğun ve sonucunun düzgün bir şekilde kaydedilebilmesi için tamamlanabilir. Bir çalışanın yokluğunu araştırmak ve tartışmak için yerleşik bir prosedürün mevcut olması, kendi başına, anlamsız nedenlerle devamsızlıktan caydırıcı olabilir.
Mülakatların, işçinin işe geri dönüşünü müteakip en kısa sürede (geri dönüşünden en geç bir gün sonra) yapılması gerekmektedir. Çalışan, yokluğunun nedenlerini açıklamak için yeterli fırsat verilmelidir. Denetim otoritesi, röportajı, çalışanın yokluğuna neden olan herhangi bir sorunu araştırmak için bir zaman olarak kullanmalıdır.
Amaç açık ve destekleyici bir kültürü teşvik etmektir. Prosedürler, gerektiğinde yardım ve tavsiyenin sunulmasını ve çalışanın işe geri dönmek için uygun olduğundan emin olmak için uygulanmaktadır.
Çalışanlar genellikle resmi bir yapıda bulunmadığı için gerçek nedenleri açıklama fırsatını takdir edeceklerdir. Denetim otoritesi, yoksunluk için verilen sebeplerin gerçekliğinden şüphe duyuyorsa, bu fırsatı herhangi bir şüphe ya da endişe ifade etmek için kullanmalıdır.
Her zaman, çalışanın görüşmenin sadece şirket prosedürlerinin bir parçası olmadığını, ancak yokluğun kaydedildiği ve gelecekteki istihdam için etkileri olabileceği önemli bir toplantının olduğunu bilmesi gerekir. Şirketin disiplin prosedürü , kabul edilemez seviyelerde olmaması halinde, çalışanlara açıklanmalıdır.
Görüşme sırasında hiçbir şekilde bir cezalandırma biçimi olmamalı, ancak bölüm içindeki yokluğun yansımalarını vurgulamak ve açıklamak için bir fırsat olarak görülmelidir. Çalışanların büyük çoğunluğu çalışmalarından gurur ve başarı duygusu edinir ve yönetim bu bireyleri sorumlu yetişkinler olarak tedavi etmeye teşvik edilmelidir.
Devamsızlık Devam Ediyorsa Önerilen Disiplin Usulleri
Aşağıdaki kılavuzlar, kısa süreli devamsızlıkların belirli bir zaman diliminde kabul edilebilir bir düzeyin üstünde olduğu düşünülen durumlarda atılması gereken adımları açıklamaktadır.
Aşama 1: Danışmanlık Görüşme
- Acil durum denetçisi, çalışanı, devamsızlık konusundaki endişelerini bildirmeli, hastalığın nedenlerini tespit etmeye çalışmalı ve katılımı arttırmak için neler yapılması gerektiğini belirlemelidir.
- Bu aşamada herhangi bir tıbbi durum tespit edilirse ve iş uygunluğu üzerinde bir etkisi olması muhtemelse, denetim otoritesi şirket onaylı bir doktorla randevu ayarlamalıdır. Bu, çalışanla birlikte beş iş günü içinde yazılı olarak teyit edilmelidir.
- Tartışmadan sonra, sorun işin altında yatan bir uygunsuzluktan kaynaklanıyor gibi görünmüyorsa, denetim otoritesi çalışanına, kaydedilen rahatsızlıkların gerçek olabileceğini, katılımda sürekli bir iyileşmenin ya da prosedürde bir sonraki aşamanın beklenmesini tavsiye etmelidir. alınacak.
- Her altı ay için her ay otomatik olarak bir inceleme yapılacaktır.
Aşama 2: İlk Resmi İnceleme ( Sözlü Uyarı Aşaması)
- Çalışanın devamsızlığı analiz ve düzenli izleme sonrasında kötüleşmeye devam ederse, denetçi ile resmi bir gözden geçirme toplantısına katılmaya davet edilmelidir.
- Bu kayıt için çalışanı davet eden bir mektupta eksik kayıt detaylandırılmalıdır. Çalışana, bir sendika temsilcisi veya bir meslektaş tarafından uygun şekilde temsil edilmeye hakkı olduğu konusunda tavsiyede bulunulmalıdır.
- Bu toplantının amacı:
- devamsızlıkların altında yatan nedenleri tartışmaya devam etmek,
- Hizmet çalışanını ve onun yokluğunun maliyet etkilerini belirlemek, ve
- Çalışana (tıbbi tavsiye almaya karar verirken hariç), önemli ve sürekli bir iyileşme yoksa, kabul edilebilir bir devam seviyesini sürdürememesi nedeniyle istihdamının sona erdirilebileceğini unutmayın. Bu sözlü uyarıyı oluşturur. - Tıbbi müdahalenin gerekli olduğu durumlarda, derhal harekete geçilmelidir. Bu nedenle toplantı, sürecin bu kısmının tamamlanmasını sağlamak için sadece ertelenir. Beş iş günü içinde, çalışan tıbbi tavsiye almalıdır. Toplantı daha sonra İK ile toparlandı ve doktorun görüşü tartışıldı.
- Doktor iş için uygunluğu doğrularsa, çalışanın devamsızlığın sonuçları konusunda uyarılması gerekir.
Aşama 3: İkinci Resmi İnceleme (Yazılı Uyarı Aşaması)
- Düzenli izleme, yoklama modelinde herhangi bir iyileşme meydana gelmediğini, ikinci bir resmi toplantının İK ile düzenleneceğini göstermektedir.
- Çalışanı toplantıya davet eden mektup, devamsızlık kaydını ve yine temsiliyete ilişkin tavsiyeyi içerecektir.
- Toplantıda hasta sağlığı veya hastalığın niteliğindeki değişikliklerle ilgili verilen yeni bilgilerin, şirket onaylı bir doktor tarafından değerlendirilmesi gerekebilir.
- Çalışana, devamsızlık kaydını açıklamak için fırsat verilmelidir. Uygunsa, denetim otoritesi, çalışanı resmi bir yazılı uyarının düzenlendiğini ve bu uyarının çalışanın dosyasında belirli bir süre boyunca kalacağını bildirmelidir. Uyarının bir kopyası çalışana ve temsilcisine verilmelidir.
- Çalışan, şirketin devam beklentilerine uyulmaması ve mevcut kabul edilemez kayıtsızlık kaydının iyileştirilmesinin çalışanın istihdamının sona ermesi ile sonuçlanacağı konusunda bilgilendirilmelidir.
- Çalışmaya uygunluğun şüphesi varsa, doktor tarafından alınan kılavuza göre yeniden yerleştirme seçeneklerine geçin. Yeniden dağıtım süreci ve seçenekleri hakkında çalışanın sendika temsilcisine (varsa) danışın.
Aşama 4: İşten Geçici Süspansiyon
- Disiplin sürecinin önceki aşamalarının uygulanmasını takiben, katılımda herhangi bir gelişme olmazsa, yönetim, ödemesiz geçici bir askıya alınabilir. Askıya alma niyeti, başlangıç ve bitiş tarihlerinin ayrıntıları ile birlikte yazılı olarak teyit edilmelidir. Askıya alma mektubunun bir kopyası çalışanın temsilcisine (eğer varsa) gönderilmelidir.
5. Aşama: İstihdamın Sona Ermesi
- Bu, disiplin işleminin son aşaması olup, çalışanın işyerinde devam zorunluluğuna uymadığı için işten çıkarılmaktadır. İşten çıkarma sadece üst düzey bir yöneticinin ve İK'nın yazılı izni ile gerçekleşebilir.
- Çalışanı arayacak olan mektup, temsil hakkında öneriyi tekrar içerecek ve yokluk kaydını belirleyecektir. Çalışan, görüşme sonucunda, çalışma görevlerini yerine getirememesi nedeniyle görevden alınabileceği konusunda bilgilendirilmelidir.
- Yine, çalışanın sağlığı veya iş kapasitesine ilişkin yeni bir bilgi varsa şirket doktoruna danışılmalıdır.
- Yetki esasına göre işten çıkarılmaya karar verilirse , işten çıkarma mektubunun bir kopyası çalışanın temsilcisine (eğer uygunsa) gönderilmelidir.
- Çalışan, işten çıkarılmaya karşı itiraz etme hakkına sahip olabilir. Temyiz, şirketin disiplin prosedürlerine uygun olmalıdır.
Devamsızlığı Yönetmedeki Zorluklar
Denetim otoritelerinin genellikle kabul edilemez düzeyde devamsızlığı aşan kişiler hakkında rapor vermekten rahatsız olduklarını veya bildirimde bulunmadıklarını unutmayın. Halihazırda denetim otoriteleri üzerindeki birçok baskı nedeniyle, devamsızlık politikalarının tutarlı bir şekilde uygulanması her zaman en öncelikli değildir.
Özniyeti, devamsızlığı yönetmek ve tüm çalışanların aynı şekilde muamele görmesini sağlamaktan kaçınmak önemlidir. Herkes için tutarlı, kalıcı ve adil olmak şarttır. Devamsızlık, tutarsız bir şekilde ele alınmadığında veya ele alınmadığında, daha düşük moraller ortaya çıkabilir.
Çalışanların çoğunluğu, cezalandırıcı olmaktan ziyade kolaylaştırıcı olan politikaları ve programları takdir edecektir. Çalışanların işe gelmesini zorlayan katı veya cezai önlemler, çalışanlara “işteyken yok” olmalarına neden olabilir.
Mümkün olduğunca az şey yaparlar ve daha fazlasını yapmaları için çaba sarf ederler. Çalışanların iş yerinde çalışmalarına yardımcı olacak esnek çalışma takvimi , iş paylaşımı , devam ödülleri ve sağlık programları gibi diğer programlar uygulanmalıdır.