Toplantılarınızı Daha Az Sıkıcı Hale Getirin, Böylece Amaçlarınızı Gerçekleştirin
Eğer insanlar dikkat ve odaklanmıyorsa, toplantı herkesin zamanının kaybıdır. Sıkıcı toplantıları nasıl daha heyecanlı hale getirebilirsiniz ki, bir şeyler başardılar?
İşte 5 pratik ipucu:
1. Ban Akıllı Telefonlar
Evet, bu, insanlara toplantıya gelmeden önce çocuklarını kurtlara atmalarını söylemek gibi bir şey. İnsanlar telefonlarına sahip olmaları konusunda ısrar edecekler - sonuçta bir acil durum ortaya çıkabilir. Evet. Üç aylık planlama toplantınız sırasında dünya sona erebilir, ancak olası değildir.
Bugünün teknolojisi ile ilgili problem, sizin önünüzde olmayan şeylere odaklanmanıza izin vermesidir - toplantı. Komik olan şey, eğer insanlar toplantı sırasında mesajlaştıkları insanlarla yüz yüze gelseydi, başka biriyle mesajlaşırlardı. Telefonlar masalarda kalır .
Telefon olmadan, toplantınız sırasında iki şey olur. Günümüzde kalmaya zorlandınız ve kesintiler diğer katılımcılarla iletişim kurmak için harcanıyor. Bu neden önemli? Çünkü meslektaşlarınızı tanıdığınızda toplantılarınızı daha ilginç bulacaksınız.
Onları nasıl tanıyacaksın? Onlarla konuşarak.
Telefonun olduğunda ne yaparsın? Yeni insanlarla konuşmuyorsun.
2. Hazırla, Hazırla, Hazırla
Kurşun veya moderatörün geç geldiği, gündeminin olmadığı ve kanat çektiği bir toplantı sıkıcı ve can sıkıcıdır. İyi hazırlanmış bir toplantı büyüleyici ve ilgi çekici olabilir. Liderin bir planı ve bir amacı olduğunda, toplantı daha ilginç olacaktır.
Yön veya amaç olmadığında, toplantı ilginç olmaz.
Hazırlığın diğer kısmı kendi yeteneklerinizi geliştiriyor. Verimli ve etkileşimli olan toplantılara gittiniz ve ileriye gidip harika şeyler yapabileceğiniz gibi hissettirdiniz. Ve, eğer uyuya kalmış olursanız hiç kimsenin sizi özlemeyeceğinden ve önemli bir şeyi kaçırmayacağınızdan emin olduğunuz toplantılara katıldınız. Fark, toplantıyı yürüten kişidir.
Toplantılarınız sıkıcı ise, aynaya bir göz atın . İyileştirmenin bir yolunu bul. Resmi bir sınıfa başvurabilirsiniz (İK departmanınız önerileriniz konusunda size yardımcı olabilir), toplantı becerilerini takdir ettiğiniz bir iş arkadaşından geri bildirim ve mentorluk isteyebilir veya çevrimiçi bir sınıfa girebilirsiniz. Sizin için çok fazla yardım mevcuttur ve alışılmış sıkıcı toplantılarınızı daha heyecanlı hale getirmek istediğinizde bir çok şey ücretsizdir.
3. Herkes Katılır
Neden herkes katılır? Çünkü katılım gerekli değilse, tüm bu sorunu e-postayla halledebilirsiniz. Ciddi anlamda. Bilgi aktarmak için bir grup getirmeniz gereken çok az zaman var.
Evet, bir grubun tüm gruba konuşması durumunda kitlesel işten çıkarmalar ya da tam bir şirketin yeniden yapılandırılması gibi bazı şeyler vardır, ancak çoğu durumda toplantılar her zaman etkileşimli olmalıdır .
Ne kadar interaktif? Bu, toplantının amacına bağlı. Bir beyin fırtınası oturumu ise , herkes konuşmalıdır. Birisi konuşmuyorsa, o kişiyi arayın. Introverts, bu tür toplantılardan hoşlanmayabilir - ve siz de onları toprağa koyarak, tartışmaları için yüksek baskı yapmamalısınız.
Ancak, toplantı kültürünüzün herkesin bu beyin fırtınası oturumlarına katılmasını ve katılımlarının önceden gerekli olduğunu bilmelerini sağlamalıdır.
Bir planlama toplantısı veya bir hedef belirleme toplantısı veya hatta üç aylık bir rapor toplantısıysa, soru sormak veya yorum yapmak isteyip istemediğiniz, girdi için zaman olmalıdır. Atmosfer katılımı teşvik etmek zorundadır, ancak birkaç limiti vardır (aşağıya bakınız).
4. Herhangi Bir Kişinin Hakim Olmasına İzin Verme
Toplantıya liderlik ediyorsanız, en çok konuşmanız doğaldır.
Ancak sizden sonra, başka bir kişinin konuşmayı domine etmesini istemezsiniz. Bu sıkıcı bir toplantı yapabilir. Yorumları yeniden yönlendirmeyi ve bölgedeki uzmanların bildiğiniz kişileri zorlayıcı bir konuşmacının yayılmasını sağlamayı unutmayın.
Örneğin, Jane dördüncü yorumunu yaptığında ve beşte biri olmaya başladığında, “Teşekkürler Jane, konumunuzu biliyoruz. Karen'ın söyleyeceklerini duymak isterim. Ve, Jim ve Bob'un henüz konuşma şansı olmadı.
Bazen bir toplantıdan önce ofisinizin Janes'leriyle konuşmanız gerekir. Bir grup olarak bir araya gelmenin, herkesle fikirleri paylaşmak olduğunu ve eğer egemenlik kurarsa, toplantının başarılı olmayacağını hatırlatmak istersiniz. Ya da, toplantıyı hemen takip etmek de, gerekirse, yeni örneklere sahip olacağından, iyi çalışır.
Bilgilerini ve deneyimlerini bir araya getiren bir toplantıya katılmak için zaman ayırmış olan insanlar, konuşma ve görüşlerini paylaşma şansını hak ediyorlar. Lider olarak, toplantıyı zayıflatan davranışları kontrol etmeyi öğrenebilirsiniz.
5. Yapılabilir Öğeler Yapın
Hiçbir eylem ile bitmeyen bir toplantı sadece zaman kaybıydı . Bu bir bilgi dökümüdür, bu durumda bir toplantı, ilerlemenin en iyi yolu değildi. İlginç ve heyecan verici bir toplantı, insanların bireysel hedeflerini veya şirketin hedeflerini veya ideal olarak her ikisini de geliştirmek için yapabilecekleri ve yapmaları gereken şeylerle son bulur. İnsanlar bir sonraki adımlarının ne olduğunu bilerek yürümezlerse, toplantı başarısız oldu.
Harekete geçirilebilir ürünlere ek olarak, bir takip yapılması gerekmektedir. Bu, ikinci bir toplantıda veya bireysel olarak gerçekleşebilir, ancak olması gerekir. Eylem öğelerinin hepsi gösterilmek üzere olduğunu bilip bilmediklerini insanlar seçecekler.
Toplantılar, heyecan için Disneyland'ın yerini asla değiştirmeyecek, ama onları daha heyecanlı, ilginç ve üretken hale getirebilirsiniz. Bu beş değişikliği yapın ve her zamanki sıkıcı toplantılarınızı katılacak kişiler için daha heyecanlı hale getireceksiniz. Ve bu, kuruluşunuzun başarısı için iyi bir şey.