Bununla birlikte, bazen sadece tanışmamız gerek. Ve evet, zaman yönetimi, gündem kontrolü ve düzen kuralları konusunda uzmanlardan bazı büyük tavsiyeler vardır .
Buradaki odak, yöneticilerin beş ortak toplantı türünü ağrısız ve üretken olaylara dönüştürmesine yardımcı olacak bazı denenmiş ve doğru rehberlik sunarak biraz farklıdır.
Beş Ortak Toplantı Çözümleri
1. Ölüm “Masa Etrafında” güncellemeleriyle ortadan kaldırın . Bu buluşmayı biliyorsun. Bir odada on sekiz kişiyi bir araya getirin ve ardından her insanın, varlığını haklı çıkarmaya çalıştığı ve büyük çalışanlar şöhret salonunda yer alması için bir dava açma gibi bir güncellemeyi paylaşması için gereken her şeyi talep edin. CEO'lar ve üst düzey yöneticiler bu toplantıları yürütmekle meşguldürler ve bu durumun herkesin şirkette neler olup bittiğini duyması için harika bir yol olduğuna inanırlar. Gerçekte, insanlar çoğunlukla dinler ve kimsenin dinleyemeyeceği kendi güncellemelerini planlamaya odaklanır.
Bunun yerine: Her durumda, akranlarınızla, takım üyelerinizle veya önemli meslektaşlarınızla bir araya gelin, ancak “masa etrafında” yaklaşımına boyun eğmeyin. İstisna bazında bilgi sunun.
Finansal sonuçlar, büyük müşteri kazanımları veya kuruluş çapında girişimlere ilişkin güncellemeler dahil olmak üzere alakalı haberleri paylaşın. Ayrıca, bireyler için önemli konuları gündeme getirme teklifini uzatın. Dikkat çeken ve yaygın olarak bilinmeyen bir şey olsaydı, birileri bunu paylaşmalıdır. Bir grubun başka bir gruptan yardıma ihtiyacı varsa, isteği kaldırın.
Aksi halde, tüm katılımcıları paylaşmaya zorlamayın.
2. Genel olarak durum toplantıları. Bunlar, özellikle yinelenen olaylar olarak kilitlendiklerinde ve kötü yönetildiklerinde, acımasız zaman öldürücüleri olabilirler.
Bunun yerine : Hiçbir zaman arayabileceğiniz bir şey için toplantı çağırın. Günün teknoloji araçlarından yararlanarak, çalışma ekiplerinizin herkesin bir fare tıklamasıyla görebileceği güncel ve görünür durum güncellemesini sağladığından emin olun. Karşılaşılan toplantı zamanını yarıya indirmeniz veya çevik yaklaşımları kullanmanız ve kısa “stand-up” oturum açmanız gerekiyorsa. Bu oturumları uzatan digresyonlar ve dikkat dağıtıcıları konusunda can sıkıcı olun. Paylaşım durumuna odaklanın ve kullanıcıların bu forumun dışındaki sorunları ele almalarını isteyin.
3. Yapılandırılmamış beyin fırtınası toplantıları. Beyin fırtınası toplantılarının çoğu, fikirleri bastırmak, patron fikrini desteklemek ya da hiç duyulmayan ya da tekrar görülmeyen harika şeylerin harika listelerini oluşturmakla sonuçlandı.
Bunun yerine: Beyin fırtınası konusunu tanımlamak ve oturumun öncesinde davetlilerle paylaşmak için çalışın. Girişlerini toplayın ve birleştirin ve yayınlayın veya fikirlere atıfta bulunmadan paylaşın. Listeye ekleyerek sunulan fikirlere atlamak ve inşa etmek için canlı oturumu kullanın.
Bu oturumdaki fikirleri değerlendirme dürtüsüne diren. Beyin yazımı gibi sosyalleşme baskılarını en aza indiren diğer teknikleri dahil edin. Ve her şeyden öte, fikirleri pekiştirin ve bunları değerlendirmek için bir süreç oluşturmanın yanı sıra gelecek oturumlarda ve durumlarda kolay grup referansı için arşivleyin.
4. Engizisyonu usta kılan operasyon incelemeleri. Eğer toplantı liderinin (genellikle bir yönetici), bir mücadele işlevine odaklandığı veya herkesin sunumundaki zayıf noktayı araştırdığı ve daha sonra elçilere acımasızca tezahürat ettiği bir oturumda yaşadıysanız, bu formatın ne kadar yıkıcı olduğunu bilirsiniz. Bu süreci devam ettirmeyin.
Bunun yerine , derin fonksiyonel dalışları ve kurumsal proktoloji sınavlarını özel tutun ve temel işletim göstergelerini, problemleri ve fırsatları paylaşmaya odaklanın.
Grup toplantısı, düşük performans gösteren bir alanı veya bireyi parçalamak için gereken zaman ya da yer değildir. Olay yerinde bir takip toplantısı kurun, ancak bu konudaki herkesi görünür çapraz incelemeye tabi tutmayın. İyileştirme sorumluluğuna son vermeyin , ancak zulmün ortadan kaldırılması ve toplantı yönetimi repertuarından kamuya ne kadar sarsılması gerektiğini belirleyin.
5. Kendiliğinden kararlar talep eden konuları gündeme getiren toplantılar. Tuhaf ya da ironik olarak, toplantı odası hızlı kararlar almak için en kötü yerlerden biridir. Bir konuyu ilk kez yükseltmek ve bir karar vermek insanları oraya götürüyor ve bu yaklaşımı kullanmak için sizi kızdırıyorlar.
Bunun yerine: Önemli paydaşları konulara ve seçeneklere dahil etmek için grup toplantılarının önünde durmaksızın çalışın. Onların girişini isteyin, bakış açılarınızı sunun ve paylaştırılan menfaatler için çalışın. Paydaşların çıkarlarını doğrulamak ve önerilerini belirlemek için toplantı forumunu kullanın. Henüz bir ya da iki adım olmaksızın derhal karar alamayacak olsanız da, çalışma öncesi çalışmalarınızla çalışma ilişkilerinizi güçlendirmiş olacaksınız.
Şimdilik Alt-Çizgi:
Doğadan ve hatta aynı yerde bulunmadan bağlanmamızı sağlayan çeşitli teknoloji araçlarıyla komünal yaratıklarız, bazen sadece yüz yüze gelmeye yardımcı oluruz. Bu zamanı akıllıca değerlendirin ve zaman yatırımını en aza indiren ve yüksek kaliteli bilgi paylaşımını tehdit edici olmayan bir ortamda en üst düzeye çıkaracak toplantılar üreterek katılımcılara gösterdiğiniz saygıyı gösterin.