Yeni Başlayanlar İçin Yönetim Becerileri
Temel Yönetim Becerileri
Bir yönetim işinde herhangi bir başarıya sahip olmak için herkesin yönetmesi gereken dört temel yönetim yeteneği vardır.
Bu dört temel beceri planlamak, düzenlemek, yönlendirmek ve kontrol etmek ve aşağıda detaylı olarak tartışılacaktır.
Plan
Planlama , herhangi bir yönetim görevinde ilk ve en önemli adımdır. Ayrıca en çok gözden kaçan veya bilerek atlanan adımdır. Planlama miktarı ve gereken detay görevden göreve göre değişmekle birlikte, bu görevi atlamak, kör şans haricinde bir felaketi davet etmektir. Bu bize 6 P'nin planlamasını (veya nasıl saydığına bağlı olarak 7 P) adaletini veren şeydir.
Çoğu kişi, terim planlamasını genel iş planlaması ile ilişkilendirse de, farklı planlama seviyeleri de vardır:
- Stratejik Planlama
- Taktik Planlama
- Operasyonel Planlama
Ve farklı planlama türleri vardır:
- Afet Planlaması
- Yedekleme planlaması
- Kriz Planlama
- Tazminat Planlaması
Düzenlemek
Bir yöneticinin, takım çalışmasının en verimli ve etkili şekilde yapılması için ekipler, görevler ve projeler organize edebilmelidir.
Bir başlangıç yöneticisi olarak, küçük bir çalışma ekibi veya proje ekibi düzenliyor olabilirsiniz. Bir departman veya şirketin yeni bir bölümünü düzenlemeniz gerektiğinde, bu beceriler daha sonra kariyerinizde gerekli olacaktır.
Açıkçası, işin planlanması ve organize edilmesi arasında çok fazla çakışma var. Planlama, yapılması gerekenler üzerine odaklandığında, organizasyon daha operasyoneldir ve işin en iyi şekilde nasıl yapıldığına daha fazla odaklanır.
İşi organize ettiğinizde, şunları yapmanız gerekir:
- Gerekli rolleri belirlemek
- görevleri rollere atamak,
- Rol için en iyi kaynağı (kişi veya ekipman) belirle,
- kaynakları elde etmek ve bunları rollere ayırmak , ve
- Kaynaklara rolleri atayın ve yetki ve sorumluluğu onlara devredin.
İster küçük bir takım isterse yönetilecek bir proje olsun, başlangıç yöneticileri de ofisleri ve veri sistemlerini organize edebilmelidir.
Ekibinizi bir araya getirmek için insanları fiziksel olarak hareket ettiremeyebilirsiniz, ancak bunu düşünmelisiniz. Öte yandan, birkaç kişiyi küçük bir alana taşımak zorunda kalabilirsiniz ve takımın bu alanda etkin bir şekilde çalışabilmesi için işleri organize etmeniz gerekecektir. Daha sonra kariyerinizde, birkaç farklı bölümden ekipleri ve onların özel ihtiyaçlarını karşılamak için bir ofis düzenlemeniz gerekebilir.
Ayrıca, ekibinizin toplaması veya dağıtması için ihtiyaç duyduğu verileri işleyebilecek tüm sistemleri organize edebilmeniz gerekir. Bugünlerde bunlar muhtemelen bilgisayar sistemleri. Örneğin, şirketin intranetinde paylaşılan web sayfalarını mı, yoksa sadece dosya sunucusundaki bir paylaşımlı klasörü mi kurmanız gerektiğine karar vermelisiniz. Sistemleri nasıl organize edeceksiniz, böylece bilgiye ihtiyaç duyan herkes ona erişebilir (ve rakipleriniz gibi görmemesi gerekenler için uygun değildir)?
Ekibiniz bilgiye ihtiyaç duyuyorsa veya başka bir şey üretiyorsa, ekibinizin ihtiyaç duydukları şeyi alması için gereken zamanda alması ve ekibinizin doğru zamanda ne ürettiğini başkalarına verebilmesi için organize etmelisiniz.
Kendini organize etmeyi unutma. Bunu , Yönetim Becerileri Piramidinin 3. Seviyesinde daha yüksek bir seviyeye çıkaracağız, ancak bir başlangıç yöneticisi olarak, kendinizi , zamanınızı ve alanınızı organize edebilmeniz için en etkili olabileceğinizden emin olmalısınız.
Son olarak, bir zamanlar bir şeyleri organize etmenin nadiren yeterli olduğunu unutmayın. Kaynaklarda, hedeflerde ve dış faktörlerde sürekli değişikliklerle, genellikle bunları düzeltmek için yeniden düzenlemeniz gerekir.
direkt
Yönlendirme eylem adımıdır. İşi planladın ve düzenledin. Artık işinizi yapmak için ekibinizi yönlendirmelisiniz. Hedefin takımdaki herkese açık olduğundan emin olun.
Her şey hedefin ne olduğunu biliyor mu? Takımın hedefe ulaşmasında rollerinin ne olduğunu biliyorlar mı? İhtiyaç duydukları her şeye sahipler mi (kaynaklar, otorite, zaman vb.) Kendi rollerini yapmak için mi?
Çekme, İtme
İtme (yerine otur ve emirleri vermek ) yerine çekme (önderlik etme) çekerseniz takımı hedefinize yönlendirmede daha etkili olursunuz. Ekibinizdeki insanları motive etmek ve onlara takım hedeflerine yardımcı olmak ve onlara ilham vermek istiyorsunuz.
Kontrol
Bazı yazarlar bu beceriyi "koordine etme" veya benzer terimlerle "yumuşatmaya" çalışırlar. Daha güçlü terimi tercih ederim, çünkü yöneticinin ekibin faaliyetlerini kontrol edebilmesi önemli.
Yukarıdaki adımlarda, çalışmayı planladınız, kaynakları en verimli şekilde gerçekleştirmek için düzenlediniz ve ekibi çalışmaya başlayacaklar. Kontrol adımında, yapılan işi izleyin . Gerçek ilerlemeyi planla karşılaştırırsınız. Kuruluşun tasarladığınız gibi çalıştığını doğrularsınız.
Her şey yolunda gidiyorsa, monitörden başka bir şey yapmanıza gerek yok. Ancak, nadiren olur. Birisi hastalanırsa, veritabanı sıralaması yansıtılandan daha uzun sürüyor, anahtar rakipler fiyatlarını düşürüyor, bir yangın binanın yan tarafını yok ediyor ve birkaç gün boyunca tahliye etmeniz gerekiyor ya da başka bir faktör planınızı etkiliyor. Kontrol adımı şimdi, etkisini en aza indirmek için harekete geçmeniz gerektiğini ve her şeyi mümkün olan en kısa sürede istenen hedefe geri getirmeyi gerektirdiğini belirtir.
Çoğu zaman bu, planlama aşamasına ve ayar planlarına geri dönmek demektir. Bazen organizasyonda bir değişiklik gerektirebilir. ve herkesi yeni hedeflere yönlendirmek ve onlara ilham vermek zorunda kalacaksınız. Ardından, elbette yeni planı kontrol edip gerekirse ayarlayın. Bu döngü, görevi tamamlayana kadar devam eder.
Yöneticiler Kontrol Araçları
Kontrol adımında, performans ve kalite standartlarını belirlersiniz ve daha sonra onların karşılandığından emin olmak için izlersiniz. İzlemek için ihtiyacınız olan birçok araç var.
- Zamanlama araçları - bir takım yazılım araçları programınızı girmenize ve ilerlemeyi düzenli olarak güncellemenize olanak tanır. Program, programdaki değişiklikleri vurgulayacaktır, böylece düzeltici eylemi tanımlayabilirsiniz.
- Finansal kontroller - yönetici olarak genellikle bir bütçeye sahip olursunuz. Finans Departmanından gelen raporlar, harcamalarınızın (insanlar ve diğer kaynaklar) planla nasıl eşleştiğini size bildirecektir.
- Kişi kontrolleri - ekibinizdeki herkesin planlandığı gibi performans gösterdiğinden emin olmalısınız. Eğer değilse, sebebi bulup düzeltmeniz gerekir. Hedefi anlamadılar mı? İhtiyaç duydukları bazı kaynak veya yetenekleri yok mu? Görev onlar için çok mu büyük ve farklı bir kaynağa dönüştürülmeli veya atanmalı mı? Yöneticiniz olarak göreviniz, ekip üyelerinizin performanslarının planla nasıl bir araya geldiğine dair geribildirim vermesi anlamına gelir. Olmadığı zaman, düzeltici önlem almanız gerekir.