Bu tür bir iş arıyorsanız, uygulama ve görüşme sürecinde hangi becerilerinizi ve deneyimlerinizi vurgulayacağınızı bilerek şansınızı önemli ölçüde artırabilirsiniz.
Beceri Listeleri Nasıl Kullanılır?
İstenen yeteneklerin listesine bakın. Sahip olduklarını düşündüğünden daha fazlasına sahip olabilirsin. İlgili becerilerinizin isimlerini özgeçmişinizdeki ve kapak mektubunuzdaki anahtar kelimeler olarak kullanın, böylece işe alım süpervizörü aradıklarını açıkça görebilecektir. İş tanımını dikkatli bir şekilde okuduğunuzdan emin olun, böylece potansiyel işvereni için hangi becerilerin en önemli olduğunu bilirsiniz. Şirketi araştırmak da yardımcı oluyor.
Röportajınıza hazırlanırken, tartışmak için beklediğiniz becerilerin her birini gösterdiğiniz en az bir belirli zaman örneğini hazırlayın. Bu şeyler için sözünü tutmasını beklemeyin.
Ayrıca, işte listelenen beceri listelerini ve beceri çeşitlerini gözden geçirebilirsiniz.
Office Manager Becerileri Örnekleri
Tüm ofis yöneticisi pozisyonları tam olarak aynı beceri setini gerektirmez. Ne kadar çok ofis asistanının gözetim altında olmanız gerektiğine, kaç kişinin yöneteceğiniz ofisi kullandığını ve işvereninizin ne tür yazılım ve diğer sistemlere bağlı olduğuna bağlı olacaktır.
Ancak, neredeyse tüm etkili ofis yöneticilerinin sahip olmadığı ve yapamayacağı bazı beceriler var.
Yönetim Becerileri
Bir ofis yöneticisi olarak, birkaç yönetim görevini tamamlamaktan sorumlu olacaksınız. Bunlara çalışanların işe alınması ve işten çıkarılması, performans değerlendirmeleri yapılması, yeni çalışanların eğitilmesi ve diğerlerinin denetlenmesi dahildir.
Resmi taleplerin onaylanması, genel iş operasyonları yürütülmesi ve evrakların ve personel kayıtlarının tutulması yargı yetkinizin de kapsamına girebilir.
Ayrıca, planlamayı, posta işlemlerinin sorumluluğunu almayı, toplantı planlamanızı ve toplantılara katılmanız gerekir. Uyuşmazlık çözümünü uygulamak, çalışmalarını devretmek ve politika ve karar verici olmak için çağrıda bulunabilirsiniz.
Analitik beceri
İşinizin bir parçası, işinizi daha iyi yapmanın yollarını bulmak olacaktır. Ofisinizin nasıl çalıştığına dair verimsizlikleri belirleyebiliyorsanız ve çözüm sağlamanız durumunda, işvereninizi çok para biriktirebilir ve iş arkadaşlarınıza çok ağırlaştırmaktan kurtulabilirsiniz. Büyük bir ofis müdürü her zaman kendini tüm süreçlerden, uygulamalardan ve prosedürlerden kendisi soracaktır, “bu mantıklı mıdır? Yapabileceğimiz en iyisi bu mu? ”İşte özgeçmişinize ekleyebileceğiniz analitik yeteneklerin bir listesi .
Detaylara dikkat
Ofis müdürü olarak, paranın yanında durur. Doğru ofis malzemelerini doğru bir şekilde sıraya koymaktan, kayıtların doğru ve düzenli bir şekilde muhafaza edilmesinden ve ofiste herkesin ihtiyaçlarının ve sorunlarının takip edilmesinden sorumlu olacaksınız. Doğru yaparsan, ofis kendini koşacak gibi görünüyor. Yanlış bir şekilde küçük bir ayrıntı alırsanız, diğer insanlar işlerini yapamazlar.
İletişim yetenekleri
Ofis asistanları gibi, çoğu zaman ziyaretçilerin gördüğü ilk kişilerden biri olacaksınız ve zaman zaman görebilecekleri bir ofisiniz olabilir. Bu nedenle, diğer görevlerinizi aynı anda yürütürken, etkili bir resepsiyon görevlisi olarak hareket etmelisiniz.
Ayrıca, ofisi kullanan çeşitli kişiler arasında ve muhtemelen aynı kuruluştaki ofisiniz ve diğer kişiler arasında birincil bağlantı noktası da olabilirsiniz. Uyuşmazlık çözümü uygulamanız gerekebilir. Kesinlikle işi devretmek zorunda kalacaksınız. Tüm bunlar, her zaman doğru, verimli, arkadaş canlısı ve profesyonel olmak zorunda olan, hem yazılı hem de sözel iletişimin çoğunu arttırır.
Bilgisayar yetenekleri
Ofis yöneticilerinin çok çeşitli bilgisayar becerilerine sahip olması önemlidir.
Spesifikasyonlar işvereninize bağlı olacaktır, ancak veri girişi, elektronik tablolar ve genel BT görevlerini içerecektir.
Ofisleri yönetmek çok büyük bir sorumluluk olabilir. Ofis yöneticileri genellikle, şirketin her alanında elleriyle bir organizasyonun zirvesinde çalışırlar. Bu merkezi rol size hitap ederse, sizin için bir kariyer olup olmadığını görmek için beceri listemizi gözden geçirin.
Finansal konular
Sorumluluklarınız defter tutma, faturalama, bütçeleme ve muhasebe işlemlerini içerebilir. Ayrıca bordro, küçük para ve QuickBooks işlemek için gerekli olabilir. Üç aylık ve yarıyıllık raporlar görevlerinizin kapsamına da girebilir. En azından, ofisiniz para işliyorsa, iyi işlendiğinden emin olmak için nihai olarak siz sorumlusunuz.
Liderlik özellikleri
Büyük bir grup ofis asistanı olabilecek danışman olarak, herkesi motive edip koordine etmelisiniz. Takım çalışması yapmak zorundasın. İşiniz, başkalarının çalışmaları için bir standart belirleme ve bu standartların karşılandığından emin olmanızı içerecektir. Liderlik genellikle, diğer insanların kariyerlerinde büyümelerine yardımcı olmak ve insanların kendi kendilerine iyi bir başlangıç yapıp birbirleriyle iyi iletişim kurmasına yardımcı olmak anlamına gelir.
Sosyal beceriler
Kişilerarası beceriler, bir ofis yöneticisi olmasında büyük rol oynamaktadır. Olumlu bir tutum sergilemeniz, ziyaretçileri karşılamanız ve takım çalışmasına katılmanız gerekir .
Çeşitli Güçlü Yönler
Ofis yöneticileri, işlerini yapmalarına yardımcı olan çeşitli beceri kümelerine sahip olma eğilimindedir. Bu, detaylara dikkat etmeyi, hangi görevleri yerine getirmeniz ve güvenilir olmanız gerektiğine genel olarak esnek olmayı içerir.
Ofis yöneticileri ayrıca, ağ oluşturucular, mantıksal düşünürler , çoklu görevliler ve problem çözücüleri olmalıdır . Zaman yönetimi ve organizasyonu , bu rolde görev yapan kişilere ikinci doğa olmalıdır.