Gerçekliği, projelerin nasıl yenilik yaptığımız olduğunu ekleyin; Stratejiyi nasıl uygularız ve kuruluşumuzun altyapısını ve yeteneklerini nasıl inşa ettiğimizi açıklarsak, üst düzey liderlerin kendi firmalarının proje yöneticilerini desteklemek için her şeyi yapmaları gerektiği açıktır.
Proje başarısını teşvik eden en önemli etkenlerden biri, etkin ve ilgili bir yönetici sponsorun varlığıdır. Bu pozisyon uzun süredir endüstri çalışmalarındaki proje başarısı ile ilişkilendirilmiştir, ancak sponsorluk konusundaki gerçek uygulamaları tanımlayan literatürün gözden geçirilmesi, organizasyonlarımızdaki sponsor rolün varlığını ve uygulamalarını kurumsallaştırmak için çok yol katettiğimizi göstermektedir. Biraz bağlam uygun. İlk olarak, sponsorun birincil sorumluluklarını gözden geçirelim.
Bir Projenin Yönetici Sponsorunun Temel Sorumlulukları
- Bir projenin sonucu için sorumluluk üstlenin. (Bu nokta genellikle proje yöneticisi ile paylaşılan bir sorumluluk olarak tanımlanmaktadır.)
- Projeyi şart koşar ve proje yöneticisi ve çekirdek ekip üyeleri üzerinde yetki verir.
- Proje ekibini kaynaklar ve görünürlük için destekleyin.
- Hesap verebilirlik ve şeffaflık dahil olmak üzere etkili takım değerlerinin varlığını ve desteğini sağlayın.
- Ekibi olağanüstü zorluklar karşısında destekleyin.
- Proje yöneticisine koçluk yapın.
- Proje ekibini örgütsel müdahaleye karşı savun.
Yönetici Sponsoru Resmin Dışında Ne Olursa Olur?
Destekleyici bir yürütme destekleyicisinin yokluğunda, yukarıdaki sorumlulukların tümü, zaten bu görevleri yerine getirmek için bant genişliği ve siyasi hırsızlıktan yoksun olan aşırı yüklenen proje yöneticisine düşmektedir.
Etkili bir sponsorun olmaması, başarısızlık, zamana karşı optimal performans, maliyet ve kalite hedefleri ve artan takım karmaşası dahil ancak bunlarla sınırlı olmayan proje sorunları riskini artırır.
Basit bir şekilde ifade edildiğinde, etkili bir yönetici sponsorun varlığı, en önemli geçici ve benzersiz girişimlerimizi başarılı bir sonuca ulaştırmanın karmaşık çalışması için olumlu bir fark yaratıcısıdır. Rolün bariz önemi göz önüne alındığında, çoğu kuruluşun çalışmalarını yönetici sponsorlarla ciddiye aldığını varsaymak makul olabilir. Ne yazık ki, gerçek dünyada harcanan biraz zaman aksini gösteriyor.
Organizasyonlarımızın Yönetici Sponsorluğun Rolüne Nasıl Karşılaştığına Bir Bakış
Proje yönetiminde yüksek lisans eğitmeni olarak, büyük bir metropol alanındaki öğrencilerimin işverenlerinin proje yönetimi uygulamalarını düzenli olarak öğrenmek için iyi bir servete sahibim. Fortune 100 şirketlerinden küçük, girişimci girişimlere ve kar amacı gütmeyen kuruluşlara kadar, temsil edilen organizasyonlar ekonomimizin bir kesitidir.
Proje yönetim uygulamalarının iyi kurulduğu bu dönemde beklemek makul olsa da, çoğu firmanın yürütme destekleyicisinin rolü etrafında olgun uygulamalar sergileyeceği, gerçekte durum tam tersidir.
MBA öğrencilerinin yıllık gayri resmi anketlerinden, şirketlerinde yönetici sponsorun rolü hakkındaki bazı bilimsel olmayan bulgular:
- Ortalama olarak, öğrencilerin yüzde elliden fazlası, şirketlerini yönetici sponsorluğu konusunda resmi bir uygulamaya sahip olmadığını belirtmektedir.
- Az sayıda firmanın sponsorun rolü ve sorumlulukları için herhangi bir resmi eğitim veya standartlaştırılmış açıklaması vardır.
- Henüz bir öğrenci raporunun firmasının yönetici sponsorlarına eğitim verdiğini henüz bildirmedim.
- Proje başarısı için sponsorun hesap verebilirliği konusunda çok az tutarlı bir anlaşma vardır.
- Öğrenciler proje yöneticileri ile yaptıkları görüşmelerde sponsorlarının performanslarından ve desteklerinden memnun olduklarında, ankete katılanların çoğunluğu hayal kırıklığını dile getirdiler.
Endüstri dernekleri ve özel danışmanlık şirketlerinden daha resmi anketlerin gözden geçirilmesi, öğrencilerimin girdilerinin genel geçerliliğini güçlendirmektedir.
Yürütme sponsorluğu uygulamasının mevcut durumu iyileştirme için yer bırakabilirken, proje yöneticileri kendi inisiyatifleriyle ilerlemeye devam etmekten başka seçeneğe sahip değiller. Bununla birlikte, proje yöneticilerinin ihtiyaç duyulan yönetici desteğini almak için atabilecekleri bazı adımlar vardır.
Projeniz için Yönetici Desteği Nasıl Kazanılır?
- Sponsoru işe al. Eğer projeniz, müşterileriniz için doğrudan ya da dolaylı olarak müşterileri desteklemek için daha verimli ve etkili iç faaliyetler sağlayarak firmanız için stratejik etkilere sahipse, bir sponsoru işe almalısınız. Projenin önemini güçlendirmek ve yardım istemek için doğrudan rapor yöneticinize veya Proje Yönetim Ofisinizin başkanına başvurun. Yukarıda belirtilen destekleyicinin rolünü ve sorumluluklarını vurgulayın ve proje başarısını ve etkin sponsorluğu ilişkilendiren endüstri araştırmasına işaret edin.
- Sponsorunuzu eğitin. Rolü stratejik değil, taktik olarak ya da şekil başı olarak vurgulayın. Yöneticilerin çoğu, sorumlulukları için resmi bir eğitim veya hatta içerik içermeyen bir sponsorun rolüne gelir. Bir yönetici eğitiminin biraz garip bir rol oynamasına rağmen, bu bireylerin çoğu bağlamınızı ve rehberliğinizi takdir edecektir. Yönetici sponsorunuza bindiğinizde, hesap verebilirlik, değer takviyesi ve ekibin korunması konuları öncelikli hedefiniz olmalıdır.
- Aktif olarak sponsorunuza katılın ve dahil olun. En iyi proje yöneticisi / yönetici sponsor ilişkileri oldukça etkileşimlidir. İki tarafın proje faaliyetlerini güncellemenin yanı sıra acil durumları işaretleyip yanıtlamak için açık bir iletişim protokolü oluşturması önemlidir. Proje yöneticisi, yönetimsel sponsoru, zaman zaman gerçek zamanlı ilgi göstermek için takım veya takım toplantılarına katılmaya teşvik etmeli ve takım başarıları için organizasyona aktif bir amigo olarak hizmet etmelidir.
- Destek sağlayıcınızdan koç desteği isteyin. Performansınız üzerinde yapıcı ve olumlu geri bildirim ve koçluk gözlemlediğinizden ve sunduğunuzdan daha fazla deneyime sahip birine sahip olmak her zaman yararlıdır. Destekleyicinizi geliştirmeniz için sürücünüzdeki bu girdiyi memnuniyetle karşıladığınızı ve alınıp alındığında, onu nazikçe kabul edin.
- Büyük konular için sponsoru dikkatli kullanın . Sponsorunuzu taktik konularda çok fazla görmeme veya tedavi etmemeye dikkat edin. Sponsorunuzun en yüksek ve en iyi kullanımı güvenli kaynaklara yardım etmek içindir; proje ekibi için daha geniş bir yönetim grubuna konuşmacı olarak hizmet etmek ve temel takım değerlerini güçlendirmenize yardımcı olmak. Sponsoru ekip faaliyetlerine çekerken düşünürken proje yöneticisinin saygı duyması gereken bir dengeleme eylemi vardır.
Alt çizgi
Yürütme sponsorunun rolü, proje inisiyatifleri için başarıya giden yapbozun önemli parçalarından biridir. Başarılı proje yöneticileri, bu rolün ne kadar önemli olduğunu ve doğru seviyede ve yoğunlukta yönetici desteği almak için çalıştıklarını anlarlar. Sponsorun rolü eksik veya belirsiz ise, yönetici sponsorlarınızı işe almak ve eğitmek için sizi, ekibinizi ve firmanızı başarıya ulaştırmak için kendinize verin.