Bu makale, toplantı verimliliğini arttırmak için toplantı kolaylaştırma becerilerini güçlendirmek için her düzeyde yöneticiler için fikirler sunmaktadır.
Yöneticilerin Toplantılar ile Yanlış Nerede
Birçok yönetici, bir toplantıyı nasıl “yöneteceğini” düşündüklerini düşünüyor.
Gündemi belirlediler, tüm konuşmayı yapıyorlar ve tüm kararları veriyorlar. Bu, yöneticiler için kolay ve verimli olabilse de, çoğu zaman insanların zaman kaybıdır ve ekibin yaratıcı potansiyeline dokunmaz. Aslında, çalışanların geri çekilme eğiliminde olduğu gibi, tam olarak sorumlu olmak isteyen yöneticiye erteleme, bunun tersi bir etkiye sahiptir.
Yöneticilerin çalışanlarını daha fazla toplantıya dahil etmemesinin bir çok sebebi vardır.
- Salıverme korkusu.
- Sorumlu oldukları için yanlış cevaplar, tüm cevapları sağlamalıdırlar.
- Çalışanlarının yeteneklerine veya problem çözme becerilerine güven eksikliği.
- Toplantı kolaylaştırma becerilerinin eksikliği.
İlk üç öğe, zayıf yöneticilerin davranışları iken, sonuncusu, kolaylaştırıcı beceriler, pratikle öğrenilip güçlendirilebilir.
Toplantı Kolaylaştırma Becerilerinizi Güçlendirmek
Tanım olarak, kolaylaştırıcı araçlar, “ Daha kolay veya daha az zorlamak için; Bir yöneticinin bir toplantıyı kolaylaştırmak (koşmak yerine), iktidardan ayrılmaya ve farklı sonuçlara ve yaklaşımlara açık olmaya istekli olmaları gerekir.
Uygun toplantı kolaylaştırma, sorunları tanımlamak ve çözmek için herkesi dahil etmeyi içerir. Takımlar, hemen hemen her zaman yöneticinin çözümlerin uygulanmasını destekleyebilecek daha olası ve daha olası olabileceğinden daha iyi, daha yaratıcı çözümler geliştirecektir.
İşte bir toplantıyı kolaylaştırmak için gerekli olan dokuz beceri vardır, bunların hepsi pratikle öğrenilebilir ve geliştirilebilir:
- Gündem planlaması. Ortak bir toplantı gündem planlaması ile başlar. Katılımı davet eden konuları seçmek, yani çözülecek bir problem seçmek “bilgilendirme” konularından çok daha ilgi çekici. Bununla birlikte, grup katılımına izin vermek için yeterli zaman ayrılmalıdır.
- Çevre ve iklim ayarı. Lojistik madde! İnsanlar rahatsız olduklarında, birbirlerini göremez, duyamazlar ya da açlar, toplantı sonuçları acı çeker. Büyük katılımı teşvik etmek ve engelleri kaldırmak için bir yol olarak lojistik kullanmayı öğrenin.
- Soru sormak. Harika sorular büyük tartışmalara neden olur. “ GROW Modelini Kullanarak 70 Müthiş Koçluk Soruları ” başlıklı makale, bazı olağanüstü tartışma önerileri sunmaktadır.
- Aktif dinleme. Bir yönetici anladığında, anlamalarını kontrol ettiğinde ve takip sorularını sorduğunda, daha fazla katılımı teşvik eder ve tartışmanın akmasını sağlar. “ Nasıl Daha İyi Bir Dinleyici Olur? ” Bölümünde aktif dinleme becerilerinizi güçlendirmeye yönelik fikirler paylaşıyorum.
- Beyin fırtınası. Çoğu insan beynin nasıl beyin fırtınası yapacağını zaten biliyor. Ancak genellikle yapmazlar. Çok fazla ortamda, beyin fırtınasının etkinliği, zayıf süreç yönetimi, güçlü sosyal ya da politik baskılar ve yetersiz kolaylaştırıcı beceriler tarafından azaltılmaktadır. Pek çok insan, iyi çalışan bir beyin fırtınası seansının gücünü hiç yaşamadı. Yapmamak için “ Bir Beyin Fırtınası Oturumu Üzerine 15 Yolculuk ” konusuna bakın - o zaman tam tersini yapın!
- Konsensüs oluşturma becerileri. Konsensüs herkesin bir karar vermek zorunda olduğu anlamına gelmez. Bu, herkesin kendi perspektiflerini paylaşma ve fikir önerme fırsatı bulduğu anlamına gelir. Uygun kolaylaştırma, grubu fikir paylaşımından etkili bir kararın geliştirilmesine yönlendirecektir . Uzlaşmaya ulaşmak daha fazla zaman alır, ancak genellikle gruptan daha güçlü bir satın alma kazanır. Bununla birlikte, fikir birliğinin nihai hedef olmadığını unutmayın. Eldeki problem için etkili bir karar en önemli sorundur. Bir konsensüs karar verme süreci ile bir takımın nasıl yönetileceği hakkında daha fazla bilgi için Altı Adımlı Konsensüs Karar Verme Çerçevesine bakınız.
- Çatışma çözümü. Bir sorunu çözmede yer alan bir kişi olduğunda, çatışma kaçınılmazdır. Aslında, görev ya da sorun üzerinde çatışma, etkili bir karar verme sürecinin bir parçası olarak takım araştırmacıları tarafından görülmektedir. Bir yönetici, çatışmanın gücünü nasıl olumlu bir şekilde kullanacağını öğrenmelidir. Bakınız: "Küçük Gruplar için Uyuşmazlık Çözümü. "
- Sözel olmayan iletişim becerileri. Araştırmacılar kesin yüzdelerin üzerinde tartışırken, çoğu kişi iletişimin yüzde 50'sinden fazlasının sözel olmadığına katılıyor. Bir yöneticinin, grubun tonunu ve beden dilini, katılım düzeyi, adalet ve bağlılık düzeylerini değerlendirmek için okuyabilmesi gerekir.
- Kayıt. Yetenekli grupların kolaylaştırılması, insanların ne söylediğini yakalamak için ne zaman bir flipchart'a ya da beyaz tahtaya döneceğini bilmekle ilgilidir. Bunu yapmak, insanları fikirlerinin duyulmakta ve değerlendirilmekte olduğu gibi hissettirmekte ve eylem planlaması ve takibi için kullanılacak değerli bir kayıt işlevi görmektedir.
Alt çizgi:
Zaman, yaşamda ve işte değerli bir varlıktır. Optimum verimlilik ve etkinlik için toplantıları yönetmeye gayret edin. Yukarıda belirtilen dokuz kolaylaştırma becerisini öğrenmek, uygulamak ve uygulamak, başlamak için harika bir yerdir.
-
Art Petty tarafından güncellendi