İş için yazılan yazıların çoğu özensiz, yetersiz yazılmış, dağınık, jargonla dolu ve eksik.
Genellikle ya çok uzun ya da çok kısa. Bütün bu özellikler etkin olmayan iş yazılmasına katkıda bulunur.
Bir satış teklifi, patronunuza bir e-posta veya bir yazılım paketi için bir kullanım kılavuzu yazıyor olun, etkili olmak için takip etmeniz gereken bazı adımlar vardır. Şu beş adımı izleyin:
- Malzemenizi düzenleyin
- Kitlenizi düşünün
- Düşüncelerinizi yazın
- Malzemenizi doğrulayın
- Malzemenizi düzenleyin
Organizasyon anahtarıdır
Malzemenizi düzenlemezseniz, iyi akmayacak ve mantıklı olmayacaktır. Yazma basit veya karmaşık olabilir. Bir personel toplantısını bildiren bir e-posta yazarken, bu sizin düşüncelerinizi toplamak kadar basittir. Öte yandan, çığır açan bir ilaç denemesinin sonuçlarını yazıyorsanız muhtemelen bitmiş malzemenin önceden karmaşık bir taslak oluşturması gerekecektir. Görev ne olursa olsun, uygun bir örgütlenme düzeyine sahip olmadan (hatta düşüncelerinizi düzenlerken), en önemli konulara öncelik vermeniz veya vermemeniz gereken her şeyi dahil etmeyebilirsiniz.
Eksiklikler veya yanlış bir odaklanma, işinizi daha az açık hale getirecektir.
Kitlenizi Tanın
Yazmaya başlamadan önce, hedef kitlenizi düşünün. Örneğin, şirketinizin yeni 401 (k) programı hakkındaki bir sunum, CFO'nuza ve çalışanlarınıza verildiği zaman aynı taslakta olabilir, ancak dahil ettiğiniz ayrıntıların seviyesi farklılık gösterecektir.
Ayrıca tonu da dikkate almanız gerekiyor. Ekibinize yıllık bir şirket e-postasını hatırlatan hızlı bir e-posta, şirketinizin yıllık raporuna ilişkin özerinizle aynı tonda olmayacaktır.
Ayrıca, ne söyleyeceğinizden ziyade duymak istediğiniz şeylere odaklanırsanız, kitlenize daha etkili bir şekilde iletişim kuracağınızı unutmayın.
İyi Yazma Hakkında Bir Kelime
İyi yazarlar farklı yazım biçimlerine sahiptir. Bazıları her şeyi yazmayı ve sonra geri dönüp düzenlemeyi tercih eder. Diğerleri, ilerledikçe düzenlemeyi tercih eder. Bazen tercih edilen tarzı yazdıklarına göre değişir.
Yazarken (veya düzenlediğinizde) uzunluğun farkında olun. Anlamınızı açık hale getirmek için yeterince kelime kullanmalısınız, ancak sadece akıcı hale getirmek için gereksiz kelimeler kullanmayın. İş yazımının net ve özlü, ayrıntılı ve akıcı olması gerekir. Unutmayın, iş dünyasında hiç kimsenin gereğinden fazla okuma zamanı yoktur.
Öte yandan, parçanı çok kısa yapmayın. Yeterince yazmalı ve anlamını açık ve yanlış anlaşılmayacaksın. Depodaki bir ekipman parçasının "kullanılmış ama iyi" etiketli olduğunu düşünün. Ekipman parçasının çok kullanıldığı ya da ekipmanın artık yeni değil, hala işlevsel olduğu kastedilir.
Birkaç ek kelime anlamını açıklığa kavuşturabilirdi. Ayrıca, farklı okuyucular için farklı şeyler ifade edebildikleri için jargon veya kısaltmaları kullanmaktan kaçının. Yazma stiliniz ne olursa olsun, tüm yazarların tüm yazılı materyalleri, hatta e-postaları bile düzeltmeleri ve düzenlemeleri gerekir.
Düzeltme ve Düzenleme
Yazma tarzınıza bakılmaksızın, tüm yazarların tüm yazılı materyalleri, hatta e-postaları bile düzeltmeleri ve düzenlemeleri gerekir. Yazmayı bitirdikten sonra, işini kanıtla. Daha sonra onu düzenlemeniz gerekebilir. Düzeltme, kafanızdaki tüm kelimelerin doğru bir şekilde kağıda yazıldığından emin olmak için yazdıklarınızı yeniden okuyor. Beynimiz parmaklarımızdan daha hızlı çalıştığı için, kelimeleri atlayabilir, bir sona erdirebilir veya yanlış homoneni (örneğin "onların" yerine "orada") kullanabilirsiniz. Düzeltme bu hataları yakalar. Açıkçası, tek satırlık bir e-postayı düzeltmek kolaydır ve siz yazdıkça, yalnızca yazmanız yeterli olabilir.
Ancak, bir kullanım kılavuzu yazıyorsanız, düzeltme okuma işleminiz daha karmaşık ve daha uzun sürebilir.
Materyalinizi doğruladıktan sonra, düzenleme zamanı. Bazen prova okuma ve düzenleme aynı anda yapılabilir, ancak sıralı olarak yapıldığında daha etkilidir.
Düzenlemenizin nedeni, materyali ses yapmak (ve okumak) için daha önce yazdıklarınızı düzeltmek veya değiştirmek. İş için yazarken, bu hataların düzeltilmesi ve metnin mümkün olduğunca açık ve özlü olması anlamına gelir.
Roman Yazmıyorsun
İş için yazarken, bir sonraki "büyük Amerikan romanı" yazmıyorsun. Yazmanız gerektiği kadar açıklayıcı olmalıdır, ancak çok sayıda büyük kelime ve konuşma şekli kullanarak canlı sözcük resimleri çizmenize gerek yoktur. "Cam evler" demek istiyorsan, "vitreous domiciles" yazmayın, "cam evler" yaz.