Plan yapın, İnsanları Sorumlu Tutun, İletişim Kurun ve İletişim Kurun
Bu güzel bir akademik tanım, ama proje yöneticileri ne yapar?
Basitçe söylemek gerekirse, projeleri yönetirler. Belki de bu çok basittir, ama yaptıkları şey budur. Etik sınırlar içinde, projenin amaçlarını gerçekleştirmek için gerekli olan her şeyi yaparlar.
PMI, bir projeyi “benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek için tasarlanan geçici bir grup etkinliği” olarak tanımlar. Bu tek kelimeyle, bu tanımdaki anahtar kelime benzersizdir. Gündelik görevler projelerden oluşmuyor. Proje bittikten sonra proje oluşturan aktiviteler artık gerçekleşmeyecek.
Proje yöneticileri, projeleri başarılı hale getirmek için zaman, para ve insan gibi kaynakları organize eder. Bir proje tamamlandığında, proje yöneticileri başka bir projeye geçerler.
Proje Yöneticileri Ne Yapar?
Bir proje yöneticisinin görevi, projeleri başarılı bir şekilde gerçekleştirmek için kaynakları düzenlemekse, bu nasıl olur?
Proje yöneticileri projeleri planlar. Projenin hedeflerini belirlemek için proje sponsorları ile otururlar. Bu hedefleri alırlar ve bir proje tüzüğünde bunları ortaya çıkarırlar .
Proje tüzüğü, bir projenin başlangıcını resmileştiren belgedir. Proje tüzüğü projenin kilometre taşları, bütçe ve zaman dilimleri gibi üst düzey beklentilerini özetlemektedir. Proje kiralamalarının kesin bileşenleri organizasyona göre değişir.
Proje yöneticisi ve proje sponsoru proje ekibinde kimi istediklerini tartışır.
Proje yöneticisi ve sponsor, bu insanları projeye nasıl taşıyacakları konusunda strateji geliştiriyor. Proje sponsoru, proje için personel kaynakları elde etmek üzere üst düzey yöneticilere yaklaşmak için organizasyonel pozisyona ve nüfuza sahip olmalıdır.
Bu personel, proje yöneticisine resmi olarak bildirimde bulunmayacak, ancak atanan proje görevlerini tamamlamak için proje yöneticisine karşı sorumlu olacaktır. Bu, projelerin yönetilmesiyle ilgili belki de en zor olanıdır: proje yöneticisi proje ekibi üyeleri üzerinde tam yönetim yetkisine sahip değildir. Bu kişilerin proje dışındaki diğer ödevleri ve öncelikleri var. Kişisel sorunlar ortaya çıkarsa, proje yöneticileri bunları proje ekibi üyesi ile işlemeye çalışırlar, ancak bu sorunlar devam ederse, proje yöneticisi bir çözüme ulaşmak için ekibin yöneticisine gitmek zorunda kalabilir.
Bir proje yöneticisi bir proje için kaynaklarını bildiğinde, proje yöneticisi bir proje planı ve bir iş dökümü yapısı veya WBS geliştirir. WBS, projenin kilometre taşlarını bir kişiye atanabilecek yönetilebilir parçalara ayırır. Bir görevin sadece bir kişi tarafından tamamlanması gerekmez, ancak görev için bir kişi sorumlu olmalıdır.
Bir proje yöneticisi WBS'yi geliştirirken, hangi görevlerin birbirine bağımlı olduğunu düşünür. Görevleri uygun şekilde sıralar. Ayrıca proje ekibi üyelerinin güçlü yönlerini, zayıf yönlerini ve diğer taahhütlerini de göz önünde bulundurur.
Proje yöneticisinin çoğu görevi iletişimdir. Planlama aşamasında proje yöneticisi ve sponsor sürekli iletişim halindedir. Başlangıç toplantısında, proje yöneticisi tüm proje için tonu belirler. Proje başladıktan sonra proje yöneticisi proje ekibi üyeleri, proje sponsorları ve paydaşlar ile iletişim kurar. Paydaşlar kuruluşun içinde ve dışında olabilir. Proje yöneticisi proje ekibi ile düzenli toplantılar yapar ve gerektiğinde bireysel ekip üyeleri ile toplanır. Proje yöneticisi, proje sponsoru olarak projenin devam etmesini sağlamak için düzenli olarak proje sponsoru ile de toplanır.
Proje kapanırken, proje yöneticisi her şeyin bir araya geldiğinden emin olmak için iletişim kurmalıdır. Proje kapandıktan sonra, proje yöneticisi projeden öğrenilen dersleri belgelendirir ve iletir.
Hükümet kuruluşları, proje yöneticilerini büyük yazılım güncellemeleri ve donanım yenilemeleri gibi bilişim teknolojisi bileşenleri ile büyük çaba sarf etmeye eğilimlidirler. Daha küçük bilgi teknolojileri projelerinin, teknolojik etkileri olmayan daha küçük projelere göre resmi proje yönetim yapılarına sahip olma olasılığı daha yüksektir. Bu daha küçük, teknik olmayan projeler için proje yöneticileri, proje yönetiminde eğitim almayan ve çalışma boyunca bir araya gelmesi beklenen personel olabilir.
Birçok insan proje yönetimine girmeye zorlanmaktan düşüyor. Her çeşit arka plandan geliyorlar. Polis memurları , sözleşme yöneticileri, müfredat uzmanları , kamu bilgi memurları ya da başka bir şey olsun, örgütsel becerilere sahip ve proje yöneticileri olarak görev yapan konu uzmanları olarak başlarlar. Biraz deneyim ve eğitim aldıklarında, projeleri yönetmekten keyif aldıklarını görüyorlar. Projeleri yönetmek için daha fazla fırsat arıyorlar, becerilerini ve belki de daha fazla güvenilirlik ve iş fırsatları sağlamak için sertifikalarını geliştirmeye yönelik eğitimler.
Proje Yöneticilerinin Özellikleri
Başarılı proje yöneticileri arasında ortak birçok özellik vardır. Bu özelliklerle proje yöneticileri, projelerinin hedeflerini gerçekleştirme yolunda ilerliyorlar.
Proje yöneticileri güvenilir olmalı. Paydaşların ve proje ekibi üyelerinin bir projeye güvenmelerini sağlamak için proje yöneticisine güvenmeleri gerekir. Her şey yolunda giderse ya da iyi gitmiyorsa, proje yöneticisi proje ile olan bitene açık ve dürüst olmalıdır. Bu tür bir aday proje yöneticisinin güvenilirliğini artırır. İnsanlar projede neler olup bittiğine bakılmaksızın güvenilir bilgi alacaklarını biliyorlar.
Proje yöneticileri dışa dönük olma eğilimindedir. Extroversion, proje yöneticileri için sürekli iletişim kurdukları için iyi bir kalitedir. Proje sponsoru, paydaş veya ekip üyeleri ile iletişim kurup kurmadığı, proje yöneticilerinin bilgi yayma ve toplama fırsatlarından en iyi şekilde yararlanmaları gerekmektedir. Introverted proje yöneticileri başarılı olabilir; bununla birlikte, kendilerini konfor bölgelerinin dışına zorlamak zorundadırlar.
Planlama, proje yönetiminde başarı için kritik öneme sahiptir. Proje yöneticileri, plancıların sadece iyi bir plan oluşturmak değil, bir planı takip etmek ve planın ne zaman değişmesi gerektiğini bilmek zorunda olmaları gerekir. Proje yöneticileri, artık projenin ihtiyaçlarını karşılayana kadar bir plana sadık kalıyorlar. Daha sonra, projenin hedeflerine ulaşılmasını sağlamak için anında düzenlemeler yaparlar. Değişiklikleri gerekli kitlelere iletiyorlar.
Proje yöneticileri, projelerinin konusu konularında her zaman uzman değildir. Daha büyük projelerde, proje yöneticisinin projenin tüm yönleri konusunda uzman olabileceği neredeyse hiç bir şekilde yoktur. Bu yüzden takımlar çok önemli. Proje yöneticisinin konu uzmanlığı eksikliği ile mücadele etmek için proje yöneticileri veri odaklı olmalıdır. Projelerini ilerledikçe ilerlediklerini kanıtlamak için onlara doğrulanabilir veriler vermek için ekip üyelerine basmalıdırlar. Zaman, kalite ve kapsam ile ilgili kritik kararlar ortaya çıktığında, proje yöneticilerinin ne yapılması gerektiğini belirlemek için veriye ihtiyaçları vardır.
Proje yöneticileri veriye ihtiyaç duydukları için analitik olmalılar. İlgili bilgileri bulmak ve karar verme sürecine uygulamak için önyargı ve duyguyu kesebilmelidirler.
Sertifikalar Proje Yöneticileri Kazanabilir
Proje yönetimi kendi disiplinine dönüştüğü için, sertifikaların değeri arttı. Aslında, hem kamu sektöründe hem de özel sektördeki birçok iş ilanı, işverenlerin kimlik bilgisi için yeni işe alınmalarını gerektirdiğini veya tercih ettiğini göstermektedir. Proje yönetiminde uzun çalışma geçmişleri olan insanlar sertifikalara ihtiyaç duymayabilirler, ancak bu işe yeni başlayanlar bunları takip etmelidir. Daha fazla insan proje yönetimi alanına girdikçe, daha fazla kişinin kendilerini yetkin olarak ayırması gerekecek.
ABD'de, proje yöneticileri için en yaygın sertifika, PMI tarafından sunulan Proje Yönetimi Uzmanı veya PMP®'dir. Bir PMP® kimlik bilgisi elde etmek için bir proje yöneticisi eğitim, deneyim ve eğitim gereksinimlerini karşılar. Bu gereksinimler iki yoldan biriyle karşılanabilir. İlk olarak, proje yöneticisi bir lise mezunu, 7.500 saatlik proje yönetimi ve 35 saat ilgili eğitim ile beş yıllık tecrübeye sahip olmalıdır. İkincisi, bir proje yöneticisi bir lisans derecesine sahip olmalı, 4.500 saat proje yönetimi ve 35 saat ilgili eğitim ile üç yıllık deneyim.
Bu gereksinimleri karşıladıktan sonra, bir proje yöneticisi PMI ile başvurmalı ve bir sınava girmelidir. Bu sınav, Bilgi Yönetimi Proje Bilgi Gövdesine veya PMBOK®'a dayanmaktadır.
Tümünde PMI, dokuz proje yönetimi sertifikası sunuyor. PMP® ve Proje Yönetimi veya CAPM®'de Sertifikalı Ortak almak daha kolay olan PMI'nin iki genel sertifikaları vardır. Diğer yedi sertifikasyonları, proje yönetiminin (iş analizi, zamanlama ve risk yönetimi gibi) ya da Çevik ve OPM3 gibi belirli proje yönetimi metodolojileri gibi belirli yönleriyle ilgilidir.
Maaşlar Proje Yöneticileri Kazanıyor
Hem kamu sektöründe hem de özel sektörde var olan hemen hemen her işte olduğu gibi, hükümet için çalışanlar özel sektördeki meslektaşlarından biraz daha az kazanmayı bekleyebilirler. Devlet teşkilatı, özel şirketlerden daha iyi fayda paketlerine sahip olma eğilimindedir.
Proje yöneticileri, kariyerlerinin başında daha fazla deneyime sahip olanlardan daha az şey yaparlar. Proje yöneticileri tecrübe kazandıkça, daha yüksek maaşları yönetebilirler.