Program yönetimi, ödüllendirici ve iyi ücretli bir kariyer seçeneğidir. Ama aynı zamanda zorlu bir rol olabilir.
Rol başlamadan önce her yeni program yöneticisinin bilmesi gereken on şey.
Program Yönetimi Proje Yönetimi ile Aynı Değil
Proje yönetiminin genel olarak işin planlanması, görevlerin ve kaynakların düzenlenmesi, sürecin kontrol edilmesi ve belirli bir hedefin sağlanması ile ilgili olduğu kabul edilir.
İster yeni bir ofis açıyor, yeni bir uygulama başlatıyor, ister Olimpiyat stadyumu inşa ediyor olun, projeler tanımlanmış bir başlangıç, orta ve son ve açık bir hedefler kümesine sahip.
Programlar biraz farklı. İnsanların görevleri organize etmesine, kaynakları yönetmesine, süreçler üzerinde çalışmasına ve benzeri şeylere sahip olmanız gerekir, ancak size program yöneticisi olarak rapor verir. Bir proje planında tamamlanan görevlerin çok daha az tıkanması var ama çok daha stratejik ve ilişki kurma çalışması var.
Program yönetimi, zamanla organizasyona değer bir şey sunmak için tüm dönüştürücü değişimi yolunda tutmakla ilgilidir. Bir program yöneticisi olarak davranan biri olmadan, sahip olduğunuz tümler rastgele zamanlarda ve birleştirici bir tema olmadan bir dizi projedir. Program yöneticisi hepsini bir araya getiren kişidir.
Belirsizlik var ... Onunla başa çıkmak
Programlar doğal olarak belirsizdir. Büyük resmin ne olduğunu bilebilirseniz, başlangıçta sadece bir vizyon açıklamasıdır.
Oraya nasıl ulaşacağınız ve önümüzdeki beş yıl içinde hangi projelere ihtiyaç duyulacağının tam yolu… iyi, işte gittiğiniz gibi bir şeyler yapmanız gerekiyor.
Ne bildiğinize dair ayrıntılı planlama ile başlayacaksınız ve yaklaştıkça geri kalanının nasıl ele alınacağına dair bir resim hazırlayacaksınız. Daha fazla ilerleyemediğiniz sürece, planlama ve dağıtım ufkunuzu aşamalı olarak geliştirin.
Sonraki adımları planlamak için düzenli aralıklarla zamanı engelleyin. Bu fırsatı, iş değeri sunmak için hala yolda olduğunuzdan emin olmak için de kullanabilirsiniz.
Tükenmişlik İçin Dikkat Ediniz
Bir proje bir yıl içinde bitmiş olsa da, programlar uzayabilir. İngiltere'nin Sellafield bölgesindeki nükleer hizmet dışı bırakma çalışmaları, örneğin 2025'e kadar ve ötesinde teslimat kilometre taşlarına sahiptir.
Program yöneticileri takımlarını tükenmişliğe karşı korumalıdır. Bu süre boyunca en yüksek hızda çalışamazsınız, bu yüzden personelinizin yeterli arıza süreleri elde etmesini sağlayın. Bu, hem daha az teslim edilebilirlikle, hem de tatiller için ofisden yeterli süre olan işte daha sessiz zaman periyotları olmalıdır.
Hastalık iznini yakından yönetin, fazla mesai raporlarınızı izleyin ve yıpranmayı azaltmak ve yetenekli insanlarınızı programın yaşamına devam ettirmek istiyorsanız, ekibinizin refahının en önemli olduğu konusunda uyarıda bulunun.
Hızını Yönetmeniz Gerekir
Uzak bir tamamlanma tarihine sahip bir program teslim ederken, işin hızını yönetmeniz gerekir. Momentumu birkaç yıldan fazla tutmak zor, bu yüzden program yöneticisi olarak rolünüz, öncelikleri ve projeleri bir araya getirerek düzenli olarak ölçülebilir çıktılar elde etmektir.
Hızlı kazanımları ve büyük ilerlemeyi daha büyük resim hedeflerine doğru karıştırın. Bu, ekibin ilerlemiş olduğunuzu görmesine yardımcı olur ve motivasyonu yüksek tutmak için paylaşacak bazı kısa vadeli başarı öyküleri olmasını sağlar. Son olarak, yatırımcıların ve yönetici yönetim ekibinin ilerleme kaydedildiğini görmelerine yardımcı olur.
Takımınızı Başarı için Eğitin
Programlar genellikle kuruluş için yeni, özgün veya dönüştürücü bir şeyler sunar. Bu tür inisiyatifler üzerinde çalışmanın zorluklarından biri, gerekli tüm görevleri ve projeleri tamamlayabilmeniz için muhtemelen becerilere sahip olmamanızdır.
Tamam, ve beklemek için. Yeni bir program yöneticisi olarak göreviniz, tüm kaynak gereksinimlerini karşılayabilmeniz için sahip olduğunuz kişileri yeniden eğitmenizi, yeniden eğitmenizi ve geliştirebilmenizi sağlamaktır.
Sınırlı bir süre için sadece belirli bir kaynağa ihtiyaç duyduğunuz bazı alanlar olabilir. Örneğin, personelinizden birini, sadece bir hafta için ihtiyacınız olan bir beceri varsa, bir şeylerin teslimatını kaldırmak için nasıl çatallı bir forklift sürücüsü olacağınız konusunda eğitmeyeceksiniz. Ancak, şirketinizin çevrimiçi varlığının yönetilme şeklini değiştiriyorsanız, sosyal medya veya arama motoru optimizasyonu ile ilgili bazı uzmanlıkların yanı sıra web sitesi geliştirme becerilerine sahip olmak muhtemelen değerli olacaktır. Bunlar, işletmenin uzun vadede güveneceği becerilerdir.
Bunlardan hangilerinin takıma dahil olmanız gerektiğine ve dışarıdan temin edilmesi gerekenlere karar verin. Ardından, programınızın her projenin sunduğu çıktıları yönetmek için hazır olması gereken eğitim ve işe alım görevlerini sağlayabildiğinden emin olun.
Yönetişim Daha Karmaşık
Bir proje yönetimi geçmişinden geliyorsanız, yönetişim size bir sürpriz olmayacaktır. Karar verme sürecinin doğru şekilde yapılmasını ve doğru kişilerin dahil olmasını sağlamak için proje ve program yapılarının düzenlenme ve kontrol etme şeklidir. İşin genel iş davasıyla uyumlu bir şekilde ilerlemesini sağlamak ve insanları sorumlu tutmak için çok önemlidir.
Yönetişim aynı zamanda Proje Yönetim Ofisi'nin ve üst düzey yöneticilerin programın faydaları sağlama yolunda ilerlemesini sağlaması ve bu faydaların artık olmayacağı gösterilebiliyorsa projelerin veya tüm programın kapatılmasına yönelik resmi bir yol sağlar. elde edilebilir.
Yönetişim, bir program ortamında proje ortamından daha karmaşıktır. Proje Kurulları ve Yönlendirme Grupları normalde yönetici düzeyinde üyeliğe sahiptir. Bunun bir programın sonucu olarak normalde iş dönüşümü olması beklenir.
Programlar, her zamanki süreç ve organizasyonun günlük operasyonları gibi iş üzerinde de bir etkiye sahiptir, bu nedenle yatırım normalde P & L etkisi ile önemlidir. Bu ayrıca bir sermaye projesinden daha yüksek bir gözetim seviyesi gerektirir.
Karar verme rollerinde doğru kişilere sahip olmanızı sağlayarak ve ekipteki insanlar için açık sorumluluklar üstlenerek programınızın program yönetimini kolaylaştırın.
Planlama Çok Daha Zor…
Bir programı planlamak, bir projeyi planlamaktan daha zordur çünkü çok daha fazla hareketli parça vardır, ancak bunun daha da eğlenceli olduğunu söyleyebilirdiniz!
Genellikle programa dahil olan proje yöneticileri proje planlarını bir araya getirirler. Ardından program yönetim ekibi program yöneticisi olarak sizin yönünüzün altında ve sizin tarafınızdan karşılanır, planlar bütünleşir.
Bunu söylemek kolay, ama bu kadar kolay değil. Projeler ve proje görevleri arasındaki bağımlılıkları belirlemeyi gerektirir. Tüm program için kaynak gereksinimlerine bakmaya ve önemli kişilerin uygunluğuna uyacak şekilde faaliyetler düzenlemenize zorlar. Ve bu da tek seferlik bir görev değil.
Entegre program planınız bir araya getirildikten sonra bir Gantt grafiğinde veya başka bir yazılım aracında izleyebilirsiniz. Proje yöneticileriniz projelerini gerçek zamanlı olarak izledikçe, program planında değişiklikler yapmalı, değişiklikleri herkes bilgilendirmeli ve çalışma alanı için bunun ne anlama geldiğini yazmalısınız.
... Ama her hattı planlamak zorunda değilsin
Bir program yöneticisi olarak, detaylı planlama yapmak için proje yöneticilerinize güvenirsiniz. Binlerce ve binlerce görevle bir plan izlemenin pratik ya da cazip değildir.
Bir projenin program düzeyinde bir etkisi olup olmayacağını göstermek için yeterli ayrıntıya sahip olacak şekilde, projelerin yukarı ve aşağıya doğru bir görünümü gerekir.
Bunu yapmanın en kolay yolu, özel yazılım uygulamalarıdır (bu 10 kanıtlanmış proje ve program yazılım aracı, başlamak için iyi bir yerdir). Çoklu milyon dolarlık programınızı bir e-tabloda yönetmeye çalışmak kolay olmayacak.
Temsilcinizi Geliştirmeniz Gerekir
Ancak iyi bir program görevinde olmanız, program yönetiminde olmanızın iyi olması anlamına gelir.
İyi haber şu ki, bir proje yöneticisi ekibine sahip olmanız ve hatta dönüştürücü değişimlerinizi desteklemek için özel bir Program Yönetim Ofisine sahip olmanız gerekebilir.
Kötü haber, sen olmayabilirsin!
Bir program üzerinde yapacak çok iş var ve tüm hareketli parçaların doğru zamanda birlikte hareket etmesini sağlamak için çok büyük bir çaba harcıyor. Bunu yalnız yapamazsın, denemelisin. Program başlangıcını yapmak için ne kadar zamana ihtiyacınız olduğunu öğrenin ve daha sonra sizi destekleyecek bir ekibiniz olduğundan emin olun.
Program Yönetim Ofisinde hiç kimseye sahip değilseniz, program yönetim ekibine birisinin görevlendirilmesini isteyin. Yapacakları çok şey var: proje koordinasyonu rolündeki bir kişi, program düzeyinde gerekli olan koordinasyonu sağlamak ve stratejik görevlere katılmanız için sizi özgür kılacak.
Çatışmadan Korkma
Programlara çok sayıda iplik var. Zor paydaşlara sahip projelerden ulaşılamaz son teslim tarihlerine kadar, her gün size çatışma fırsatları sunacak. Proje performansını bozan şeylere dikkat edin ve başlamadan önce bir çatışma durumunun üstesinden gelmek için gerektiğinde adım atmaya hazır olun.
Bu 10 şeyden hangisi size sürpriz oldu? En sevdiğiniz sosyal medya kanalındaki program yönetimi hakkındaki düşüncelerinizi paylaşın!