Hangi yapı sizin için en uygun?
Üç ortak organizasyon yapısı vardır ve proje yöneticileri hepsinde çalışır: işlevsel, proje ve matris. Her birinin avantaj ve dezavantajlarına bir göz atalım, böylece yeni bir yapıya katıldığınızda neye karşı olduğunu biliyorsunuz.
İşlevsel Organizasyon Yapısı
İşlevsel bir organizasyon yapısında, proje yöneticisi ve tüm kaynaklar, satış ve pazarlama departmanı gibi aynı şirket biriminde çalışır. Genel olarak, işlevsel yönetici proje yöneticisinden daha fazla otoriteye sahiptir.
Avantajları
İşlevsel yapı size proje yöneticisi olarak en az gücü verir, ancak birçok başka avantaj sunar:
- Küçük ekipler ve küçük projeler için iyi çalışır çünkü işlev ekip üyeleri ve gerekli diğer kaynaklar üzerinde tam kontrole sahiptir.
- İhtiyaç duyduğunuz uzmanlara kolayca erişebilirsiniz çünkü aynı işlevsel alandadırlar.
- Projeyle ilgili sorunları çözmek için herkesi bir araya getirmek hızlıdır.
- Takımın nispeten küçük ve basit olması nedeniyle kullanmanız gereken proje iletişim araçlarını sınırlayabilirsiniz.
- Proje üzerinde çalışmaya hevesli olan coşkulu ekip üyelerini sık sık karşılıyorsunuz çünkü onlara kariyer fırsatları sağlıyor. Proje çalışması ekibinizi motive etmek için harika bir yol olabilir.
- Projeyi işlevsel bir ekipe veriyorsanız, projenin kapanmasını kolaylaştıracak şekilde çalışmakta olduğunuz fonksiyonel ekip olacak.
Dezavantajları
Bu yapının birçok avantajı olsa da, bazı dezavantajları da göz önünde bulundurun:
- İş, bir siloda gerçekleşir; bu, işlevsel bölümünüz dışındaki insanlara erişiminiz olmadığı anlamına gelebilir.
- Proje ekibindeki insanlar, departmanlarına veya takım yöneticilerine, proje üzerinde yaptıkları çalışmalardan ziyade çatışma yaratabileceklerinden daha sadık olabilirler.
- Büyük bir proje, her bir fonksiyondan işlevsel bir proje yöneticisi ile sonuçlanabilir. Tüm proje yöneticileri uyumlu bir şekilde birlikte çalışmazsa, çatlaklardan düşen işlere neden olabilir.
- İşlevsel çalışma, şirket içinde geniş çapta bir ağa sahip olma fırsatınız olmadığından izole olabilir. Stratejik bir odaklanmak daha zor olabilir.
Proje Organizasyon Yapısı
Atanmış takımlar, proje organizasyon yapısındaki projeler üzerinde çalışmak üzere bir araya getirilir. Proje yöneticisi muhtemelen proje ekibi üyeleri için hat yönetimi sorumluluğuna sahiptir. Bunun örnekleri arasında büyük inşaat çalışmaları, aynı zamanda özel bir ekip gerektiren kurumsal inisiyatifler sayılabilir. Proje yöneticisi, proje sponsoru ve proje kuruluna rapor veren nihai yetkiye sahiptir. Ekipteki bireyler doğrudan proje yöneticisi için çalışır.
Avantajları
Bir proje yapısının bariz avantajı, takım üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmanızdır, ancak başka avantajlar da vardır.
- Takımlar güçlü bir kimlik duygusuna sahip olabilirler. Güçlü bir takım kültürü oluşturmak için en kolay yapıdır.
- Tüm takım takımın hedeflerine odaklanır, bu yüzden proje üzerinde çalışan insanların günlük işlerinde sadakat çatışması vardır. Onların günlük işi proje.
- Kaynaklar projeye ayrılmıştır, bu yüzden iş planlaması çok daha kolaydır. Ekip üyelerinin ne zaman müsait olacağını ve başka bir yönetici için olağan iş için kısa bir süre içinde çekilebilecekleri konusunda hiçbir risk yoktur.
- Bu yapıda yürütülen projeler, proje yönetimi becerilerinizi ve daha fazla teknik liderlik becerilerini geliştirmek için harika ortamlardır.
Dezavantajları
Proje yapısı, içinde çalışmanın en kolay yoludur, ancak yine de bazı dezavantajları vardır.
- Bir projeye adanmış bir ekibin olması pahalı bir taahhüttir. Sadece büyük projelerde bir seçenek olma eğilimindedir.
- İnsanları işlevsel işlerinden çıkarırsanız, özellikle proje uzunsa, geri dönmeyi zor bulabilirler. Yeni ve zorlu bir projenin çok disiplinli bir ortamda çalıştığı bir dönemden sonra, daha önce yaptığınız işe geri dönüp, yaptığınız işe geri dönmek, pek çok insan için çekici bir beklenti değil. Bir projeyi kapattığınızda ekibin geçişini yönetmek daha da önem kazanıyor.
- Bazen bir projeyi kapatmak, iş devam ederse ve başka bir rol sizin için uygun değilse işinizi kaybetmek anlamına gelebilir.
- Doğaları gereği, özel ekipler sadece bir şey üzerinde çalışmak için kaynakları emer. Özellikle farklı projeler aynı becerilere ihtiyaç duyduğunda, şirketin bir seferde yapabileceği projelerin sayısını sınırlayabilir.
- Bu tip yapıdaki proje yöneticileri, ekipleri için de hat yönetimi yaparlar, bu da başka yapılarda yapmak zorunda olmadığınız insan kaynakları görevleri için zaman ve çaba harcamanızı sağlar. İnsanlarla çalışmanın bu unsurundan hoşlanıyorsanız, bu faktör bir avantaj olabilir.
Matris Organizasyon Yapısı
Üçüncü seçenek bir matris yapısıdır. Kaynaklar, her zamanki gibi iş ve proje çalışmaları arasında paylaşılmaktadır. Bu, proje yöneticisinin yanı sıra ekip yöneticisine iki yönetici veya "noktalı çizgi" sorumluluğu anlamına gelebilir. Fonksiyonel yönetim hattı yapısı normalde ilk sırada yer alır ve proje yöneticisi noktalı çizgiyi alır.
Bu yapı, fonksiyonel veya bölüm ekibi yöneticisi ve proje yöneticisi arasındaki yetki ve yetkiyi bölmektedir. Müzakere becerilerinizi tam gücüne kullanmanız gerekecek!
Avantajları
Matriks yapıları çok yaygındır çünkü yöneticilerin insanların zamanlarını nasıl harcadıkları konusunda esnek seçimler yapmasına izin verir. Muhtemelen kariyerinizin bir noktasında matris ortamında çalışacaksınız. Bu yapının avantajları aşağıdaki gibidir:
- Kaynaklar verimli bir şekilde kullanılır ve gerektiğinde projeler arasında dolaşabilir.
- Bir çok farklı şey üzerinde, bazen paralel olarak çalışabilirsiniz - bu nokta aynı zamanda bir dezavantaj olarak da tartışılabilir.
- Takımlar ve bireyler çok duyarlı olabilirler. Öncelikli olmak zorunda olan yeni bir proje gelirse, pivotlamak ve aniden başka bir şeye odaklanmak için yeterince kolaydır. Bunu bir proje yapısında kolayca yapamazsınız, bu da dağılmanın ve yeniden gruplandırmanın daha uzun sürmesine neden olur.
- Yapı, herkesin aynı proje yönetimi yaşam döngüsünü ve metodolojisini kullanmasını gerektirir, bu nedenle projeler arasında geçiş yapmak kolaydır. İnsanlar, terminoloji ve süreçler yaygın olduğunda gerekli olan nispeten az katılımla bir proje ekibine katılabilir.
Dezavantajları
Tüm kurulumlarda olduğu gibi, bunun da tuzakları var. Ortak bir yapı olmasına rağmen, pek çok modern işyerinde aşırı yüklenme problemleri kırılmamıştır. İş yüklerinin tamamını yönetmek ve izlemek için sistemlere sahip değilseniz, bireylere çok fazla şey vermek kolay olabilir. Diğer dezavantajlar aşağıdaki gibidir:
- Projeler arasındaki çatışma yaygındır çünkü başka bir proje ile aynı kaynak için mücadele ediyor olabilirsiniz.
- Diğer proje, en iyi kaynakları - doğru becerilere sahip en uygun insanlar - ya da kendi kadroları tarafından yönetilmiş olabilir.
- Her iki yöneticinin de onlara farklı öncelikler vermesi durumunda, bireyler için olağan görevler ve proje çalışmaları arasında bir çatışma olabilir.
- Kaynaklar, gelecekteki kariyerleri için aldıkları gelişim yolunda bir çatışma olabilir. Proje yönetiminde kalmak istediğinizi bilseniz de, daha üst düzey bir işlevsel rol veya daha fazla proje odaklı bir role dönüşme seçeneğine sahip olabilirsiniz. Ancak zor kararlar alsa bile birçok kariyer seçeneğinin olması iyi bir şeydir.
Her zamanki gibi iş için mükemmel bir şekilde çalışan bir organizasyon yapısı her zaman projeler için çalışmaz ve çalıştığınız çevrede yönetmeniz gerekir. Bu yapıların her birinde deneyim kazanmak iyi bir fikirdir, böylece onları ilk elden deneyimleyebilirsiniz. Hangi ortamın size en uygun olduğuna karar vermenize yardımcı olacak ve becerilerinize ve tercihlerinize uygun olacaktır. Gelecekteki iş ortamınıza karar verme şansınız varsa, bilinçli bir seçim yapabilirsiniz.
Her bir proje organizasyon yapısının artılarını ve eksilerini anlamak, ekibinizden en iyi şekilde yararlanmak için zamanınızı ve etkilerinizi en iyi şekilde harcayabileceğiniz ve projenizin başarılı bir şekilde sonuçlanmasına yardımcı olacak bir çalışma fırsatı sunar.