Risk Yönetimiyle Projenizde Güveninizi Arttırın
Riskli durumlarda çalışırken, doğru kite ihtiyacınız var. İp ve kramponların sırt çantasıyla geçen bir uzun yürüyüşçü gibi, proje riskiyle başa çıkmak için de araçlara ihtiyacınız var.
Bir risk yönetimi planı ile yöneticinizin projenizdeki güvenini artırabilirsiniz.
Basit bir 5 aşamalı süreç, patronunuzun projenizi (ve siz) nasıl gördüğünü büyük ölçüde değiştirebilir.
Proje Yönetiminde Risk Yönetimi Nedir?
Proje yönetiminde risk yönetimi, proje risklerini belirleme, değerlendirme ve cevaplama sürecidir.
Proje riskleri, projeyi etkileyebilecek şeylerdir (olumlu ya da olumsuz olmakla birlikte, genellikle insanlar riski projede olumsuz bir etki yaratacak olaylar olarak yorumlamaktadır).
Projeniz ister büyük ister küçük olsun, onunla ilişkili riskler olacaktır. Bunlar, okul geçit töreninizin yeni devre kartınızın kritik bir bileşenine fiyat artışı riskine maruz kalması riskinden kaynaklanabilir.
Proje riski, doğru bir şekilde yönetilmezse, projenizi başarılı bir şekilde teslim etmeyi zorlaştırabilir. Kontrol edilmeyen riskler programınıza zaman ekleyebilir, zaman ve paranız için bütçenize göre çalışabilir. Yöneticiler bu tür şeyler hakkında gergin oluyorlar. Bunların hepsi bir risk yönetim planı ile önlenebilir.
Risk Yönetimi Planlaması
Bir risk yönetimi planı, proje ekibinizin sunabilme yeteneğine olan güveninizi arttırmanın harika bir yoludur - ve bu da yöneticinizin güvenini arttırmaya yarayacaktır. Yapabildiğinize inandırmalarını istersiniz ve projeyi başarılı bir şekilde teslim etmenizi engelleyebilecek şeylerin farkında olmalarını istersiniz.
Bir risk yönetim planı bunu yapmak için mükemmel bir araçtır.
Ve tahmin et ne oldu? Başlamak gerçekten çok kolay.
Proje risk yönetimi, 5 adımlık basit bir süreçtir. Olması gerekenden daha karmaşık hale getirmeyelim. Bu, bugün başlayabileceğiniz bir şeydir, bir sonraki toplantınızda konuşmaya hazırlanın ve birisinin dakikalarını yazdığı gibi bitirin.
5 Adım Risk Yönetimi Süreci
Proje yönetiminin birçok bölümünde olduğu gibi risk yönetimi de bir süreçtir. 5 adım:
- başlatmak
- belirlemek
- Belirlemek
- Plan Yanıtları
- uygulamak
Bu terimler şu anda size pek bir şey ifade etmiyorsa, lütfen onunla devam edin - hepsini açıklayacağım.
1. Adım: Başlat
Öncelikle, risk yönetimi için bağlamı proje yönetimi ortamınıza koymak istersiniz.
Muhtemelen burada yapacak çok fazla iş yok çünkü şirketinizdeki bir kişi zaten bir kurumsal risk politikası hazırlamış olacak ve yapmanız gereken tek şey onu takip etmektir. Bu, şirketin riske yaklaşımını açıklayacak ve hatta ihtiyacınız olan şablonları görevlendirebilir. Şablonlar her zaman size bir iş kazandırır, o yüzden bunlara da dikkat edin!
Kurumsal bir risk politikanız olmasa bile, projelerinizi yanınızda yöneten başka biri, kopyalayabileceğiniz bir proje riski yönetimi planına sahip olabilir.
Tekerleği neden yeniden yaratıyoruz? Zaman kazanmak ve daha fazla iş yapmak istiyorsanız, belgeleri yeniden kullanmak şarttır.
Projeniz için bir risk yönetim planı üretmek için ne bulduğunuzu kullanın. Bu, genel proje yönetim planınızın bir parçasıdır ve projenizdeki riski yönetmeye nasıl yaklaşacağınız hakkında konuşur.
Ne koymak gerektiğini bilmiyorsanız, okuyun! Bir sonraki adımda risk yönetimi planınızda neler konuşulacağına dair daha iyi bir fikir verilecektir.
Bu, aşağıdakileri güvence altına alır: Yöneticinizi, projenizde belirsizlikle başa çıkma konusunda bir yaklaşıma sahip olduğunuzu ve aktif olarak riski yönetmeye başladığınızı gösterir.
2. Adım: Tanımlayın
Ana hatlarıyla bir yaklaşımınız olduğunda, çalışmaya başlayabilirsiniz.
Artık projenizi etkileyecek riskleri tanımladınız. Bu sadece zaman içinde bir anlık görüntüdür ve risk kaydınız tekrar yeni bir şey koymak için tekrar tekrar gelmek isteyeceğiniz bir şeydir.
Riskleri, ortak risklerle ilgili bir kontrol listesi kullanarak, paydaşlarla proje üzerinde görüştüğünüzde (özellikle neyin ters gidebileceğini söyleyecek pek çok şey olduğu gibi zor paydaşlar ), beyin fırtınası oturumları yaparak ve sağduyunuzu kullanarak tanımlayabilirsiniz.
Şimdiye kadar yaşanırsa sorunlara neden olabilecek şeyler arıyorsun. (Unutmayın, riskler henüz gerçekleşmedi. Proje sorunları zaten gerçekleşmiş şeylerdir.)
Ancak bunu yapmaya devam ederseniz, kesinlikle başka insanları da dahil etmelisiniz. Yalnız, bütün resme sahip olmayacaksın ve eksik olan şeyleri bitireceksin.
Riskler herkes tarafından belirlenmeli ve tanımlanmalıdır. Bir proje yöneticisi olarak, işiniz meslektaşlarınızı sizinle riskler yükseltmeye teşvik etsin, böylece bir ekip olarak onlar hakkında bir şeyler yapabilirsiniz.
Tanımlanan tüm riskler risk kaydına kaydedilmelidir. Takım veya proje destek sorumlusu üzerinde bir proje koordinatörünüz varsa, bunu yapabilirler. Aksi takdirde, yapmanız gereken idari görevlerin bir parçasıdır.
Bu, aşağıdakileri güvence altına alır: Projenizi etkileyebilecek önemli risklerden haberdar olduğunuzu ve sürekli olarak yeni risklerin farkında olmak için bir araç bulunduğunuzu gösterir.
3. Adım: Değerlendirin
Riskler olasılık ve etki için değerlendirilir. Proje riskinin nasıl değerlendirileceğine dair bu ayrıntılı makale sizi bunun için kapsamaktadır. Sürece aşina değilseniz iyi bir okuma verin.
Diğer bir önlem olarak, yakınlığı da değerlendirebilirsiniz, bu da zaman içinde ne kadar yakın olmanın meydana gelme olasılığı olduğunu gösterir. Yakında yüksek bir riske sahip bir risk potansiyel olarak yakında olacaktı. Uzak gelecekte bir noktada düşük yakınlık riski olabilir. Bu, risklerle başa çıkmak için zamanınızı ve enerjinizi önceliklendirmek için bir başka faktör sağlayabilir.
Bu, aşağıdakileri güvence altına alır: Yöneticinizin ve ekibin içindeki herkesin, bu risklerin gerçekte gerçekleşmesi durumunda ne olacağı konusunda net bir fikre sahip olmasını sağlama.
4. Adım: Yanıtları Planlayın
Şimdi risk yönetim planınızın etli kısmına geliyoruz. Bu adımda, uygun bir yanıtı tanımlayarak riski nasıl yöneteceğinizi öğrenirsiniz.
Bunu yapıyoruz çünkü şimdiye kadar elde ettiğin şey, projeni ileride kurtarabilecek ne olabileceğini ve ne kadar büyük bir anlaşmanın olacağını gösteren bir liste. Yöneticinizin bundan sonra ne bilmek isteyeceği: Bu konuda ne yapacaksınız?
Genel olarak, bir proje riskini ele almak ve yönetmek için yapabileceğiniz 4 şey vardır. Onlar:
- Önlemek
- Aktar
- Azaltın (yani Azaltın)
- Kabul etmek.
Bunlar, bu derin dalışta , olumsuz risk için risk yanıt stratejileri ile ayrıntılı olarak ele alınmaktadır.
Bazı risklerinizin olumlu bir sonucu olabilir. Örneğin: Yeni ürününüzü çok fazla sattığınız için telefon hatlarına çarpma riski vardır. Bu iyi bir sorun olurdu, ama yine de planlamamız gereken bir risk.
Dahil olmak üzere olumlu bir risk için hazırlayabileceğiniz çeşitli yollar vardır:
- sömürmek
- Pay
- artırmak
- Kabul etmek.
Bunlar, bu makalede , olumlu risk için risk yanıt stratejileri hakkında daha ayrıntılı olarak tartışılmaktadır.
Kayıtlarınızdaki her risk için hangi yanıt stratejisinin en iyi olduğu konusunda çalışmanız gerekecek. Örneğin, fabrika çatısının çökme riskinin, gerçekleşmesi mümkün olmadığından kabul edeceğiniz bir şey olduğuna karar verebilirsiniz. Bununla birlikte, gıda zehirlenmesinin iş gücünüzün yarısını alması riski, tüm catering personelinizi yeniden eğiterek etkin bir şekilde azaltacağınız bir şeydir. Daha önce olduğu ve bununla ilgili bir şey yapmazsanız, oldukça olasıysa, riski azaltmak isteyeceksiniz.
Yanıt belirlendikten ve kararlaştırıldıktan sonra risk yönetimi eylem planını gerçekleştirmek için risk sahipleri atanabilir. Başka bir deyişle, kabul ettiğin görevleri görmekten sorumlu olan birine ihtiyacın var.
Bu, aşağıdakileri güvence altına alır: Yöneticinizi, projenizde sorunlara neden olabilecek şeyler hakkında ne yapmanız gerektiğini düşündüğünüzü ve projedeki belirsizliği ve riski azaltmak için planlarınızı hazırladığınızı gösterir.
5. Adım: Uygulama
Risk yönetim planınız artık her bir risk için risk azaltma faaliyetlerini yürütmekten kimin sorumlu olacağını içermelidir. Artık bu görevlerde çalışmalılar, böylece açık riskleri aktif olarak yönetiyorsunuz.
Bu, güveninizi geliştirir: Sizin ve proje ekibinizin, yapacağınızı söylediğiniz şeyleri takip edebildiğinizi gösterir. Neleri başardığınızı ve azalttığınız riskleri bildirerek, yönetim ekibinizi projenizi sorunlara karşı gelecekteki olarak kanıtlamak için ne yapmakta ve yapmak konusunda ciddi olduğunuzu gösterir.
Bir risk geçtikten sonra - ya artık olduğu ya da artık olamayacağı için artık ilgili olmadığında - bunu risk kaydınızdan kapatabilirsiniz.
Bu proje risk yönetim planını yerine koymak sizi diğer yöneticilerden ayırabilir. Kendi patronunuz, projenizin niçin gerginlik yaratabileceği ve en önemlisi bunun hakkında bir şeyler yapabilecekleri konusunda stratejik ve yaratıcı düşünebileceğinize dair kanıtlara sahip olacak. Sorunlardan önce aktif olarak yöneten, barikatları süpürüp, her şeye hazırlıklı biri olacaksın!
Proje riskini yönetmede iyi olduğu görülmek, yönetim tarafından güvenli bir çift ya da el olarak görülmenin kesin yoludur. Proje riskini başarılı bir şekilde yönetmeye başlamak için bir sürü deneyim veya sertifikaya ihtiyacınız yoktur (risk yönetiminde resmi nitelikler mevcut olsa da). Bu kolay 5 adımlı süreç yakında proje risk yönetiminin proje planlarınıza gömülü olduğu anlamına gelecektir.