Herkesin kolayca kullanabileceği bir proje risk kaydı yapın
Dosyalama sisteminde risk kaydının ne kadar sıklıkla yayıldığını gördünüz? Bir projenin başlangıcında oluşturulurlar, sonra unutulurlar, hızlı bir şekilde güncel değildirler.
Hepimiz iyi risk yönetiminin düzenli olarak yeni riskleri tanımlamasını, mevcut riskleri gözden geçirmesini ve azaltma faaliyetlerini planlamasını gerektirdiğini biliyoruz. Peki bunu daha olası nasıl gerçekleştirebiliriz?
01 İyi Risk Kayıt Tasarımı
Risk yönetimine katılımı teşvik etmenin bir yolu iyi bir risk kaydı tasarımıdır. İyi tasarlanmış bir kayıt, projedeki genel risk düzeyini size ve diğer proje ekibi üyelerine hızlı bir şekilde iletecektir.
Bu, gerektiğinde kullanıcıların bireysel risklerle ilgili daha fazla ayrıntıya kolayca erişmesine izin vermelidir. Bu da, herkesi riskler açısından düşünmeye teşvik etmeli - ortaya çıktıkça yeni olanları tespit etmek ve mevcut riskleri azaltmak için izleme ve harekete geçmek.
02 Doğru Alanları Dahil Et
En azından, risk kaydınız şunları içermelidir:
- Her risk için benzersiz bir tanımlayıcı
- Nedeni, risk olayını ve "şiddetli yağmur nedeniyle, mahsulleri bozacak bir alan sel tehdidi" gibi etkiyi içeren bir risk açıklaması.
- Risk yanıtı eylemleri
- Risk sahibi
03 Ek Önlemler
Daha riskli projeler için azaltma sonrasında, olasılık, etki ve genel risk ve kalıntı değerlerin nicel ölçümlerini dahil etmek isteyebilirsiniz.
Sayısal ve otomatik olarak hesaplanan alanlar, Monte Carlo yöntemi veya beklenen parasal değer gibi bir risk değerlendirme tekniği kullanıyorsanız faydalı olabilir. Diğer faydalı alanlar arasında önemli tarihler, risk kategorisi, risk yanıtı kategorisi, yakınlık, azaltma maliyetleri ve durum bulunur.
Ekleyebileceğiniz alanların sayısıyla ilgili bir sınırlama yoktur, ancak tüm risklerin liste görünümünde yalnızca anahtar alanlar görüntülenmelidir. Aksi takdirde, liste görünümü çok fazla ayrıntıyla dolu olabilir. İdeal olarak, görüntüleyenler, liste görünümünde risk girişini tıkladıklarında söz konusu risk için tüm alanları gösteren ayrıntı görüntüsüne yönlendirilir.
04 Başka Bir Seçenek
Her proje için bir risk kayıt veritabanı oluşturmak isteyebilirsiniz, bu yüzden standart bir alan grubuyla sınırlı değilsiniz. Bir elektronik tablo, projelerinizi, özellikle küçük projelerinizi izlemenize yardımcı olsa da, Kahootz veya Podio'da oluşturabileceğiniz gibi gerçek bir veritabanı daha iyi olabilir. Gerektiğinde belgeleri ve büyük miktarlarda metin eklemeyi kolaylaştırır.
05 Trafik Işıkları
Görsel efekt için trafik ışıkları sistemini yenmek zor. Kullanıcılar sezgisel olarak kırmızıların yüksek risk anlamına geldiğini, kehribarın orta risk anlamına geldiğini ve yeşilin düşük riskli olduğunu biliyor. Bu, okuyuculara anlamalarına yardımcı olmak için hızlı görsel ipuçları sağlar.
06 Güvenlik Özellikleri
Proje ekibinin tüm üyelerine ve belki de bazı paydaşların risk kaydını görmelerine izin vererek katılımı teşvik etmek isteyebilirsiniz. Ancak, kayıt için kullanıcı erişim haklarını belirlemelisiniz, böylece Proje Yöneticisi , Proje Desteği veya Risk Sahipleri gibi belirli proje rolleri bunu düzenleyebilir. Kimin ne zaman ve ne zaman değiştiğine dair bir denetim izi oluşturabilirsiniz.
07 Özet Risk Profili
Üst düzey proje ekibi üyeleri ve proje kurulu ve kurumsal / program yönetimi gibi paydaşlar, her riskin liste görünümünü sindirmek için zamana sahip olmayabilir. Bunlar için özet bir risk profili, proje tarafından sunulan toplanmış riskin bir resmini hızlı bir şekilde verir. Her olasılık ve etki seviyesinde risk sayısını gösterir.
08 İletişim Hakkında Her Şey
Proje risk kaydı oluştururken sadece risklerin ve hafifletme eylemlerinin listelenmesiyle ilgili olmadığını unutmayın. Amaç, meslektaşlarınızı risk yönetimi konusunda bilgilendirmek ve iletişim kurmaktır. Tasarımınız bu hedefi farklı kitleler için farklı görünümlerle yansıtmalıdır. İyi tasarlanmış bir risk kaydı, projenizdeki risk yönetimini bu şekilde geliştirebilir.