Bu tanım karmaşık görünse de, proje yönetim prensipleri aslında sağduyu ve pratikliğe dayanmaktadır.
Proje yönetimini müşterilerinize veya hedefinize sunmak istiyorsanız, proje yöneticisi olmak, adım adım proje yönetiminin temellerini göz önünde bulundurmaktır. Başlamadan önce, sunmak üzere olduğunuz hizmetin (veya aldığınız ödevin) gerçekten bir proje olup olmadığını belirleyin.
Genel Yönetim Versus Proje Yönetimi
Bir şeyin olup olmadığına nasıl karar verirsiniz? Bunu çözmek için, iki farklı yönetim alanını işlevsel (veya genel) yönetim ve proje yönetimine ayırın.
İşlevsel veya genel yönetim , bir görevin sürekli çalışmasıdır. Bir teknoloji şirketiniz varsa ve destek sağladığınız bir müşteriniz varsa ve yıllık hesaplarını sunucularını yedekleyip haftalık bir etkinlik raporu sağlayarak sürekli olarak yönetiyorsanız, bunun bir örneği olabilir. Bunu beş yıl boyunca yapar ve müşteri ile yenilenebilir bir sözleşmeniz varsa, çalışmanız sürekli ve dolayısıyla genel veya işlevseldir.
Ancak, müşteriniz yeni bir içerik yönetim sistemi uygulamak istiyorsa ve yeni sistemi geliştirmek için bir yıla sahipse ve gelişimini yönetmenizi istiyorsa, müşteriniz sizi bir projeye dahil etmiştir.
Benzer şekilde, insan kaynakları ile çalışıyorsanız ve işiniz departman bütçesini yönetmek ve küçük ortakları denetlemekse, o zaman işlevsel bir işiniz var çünkü tanımlanmış bir bitişe sahip olmayan sürekli bir iştir.
Öte yandan, aynı İK işine sahipseniz ve bölümünüzün müdürü sizden yeni bir işe alım programı uygulamanızı (ve size bir son teslim tarihi ve bütçe sağlar) ve proje yöneticisini yapmanızı isterse, o zaman bu bir projedir. başlangıç ve bitiş tarihi vardır ve görev sadece bir kez gerçekleşir.
Projenin Üç Parçalığa Görselleştirilmesi
Artık bir projeyi oluşturan şeyin özünü anladığınıza göre, proje yönetimine daha yakından bakabilirsiniz. İşe alım programını bir örnek olarak kullanarak, artık bir projeye ihtiyaç olduğunu biliyorsunuz, bir sonraki adım, kapsamı, zamanı ve gerekli bütçeyi özetliyor.
Proje yönetimi, işe alım programı projesinin kapsamını, bütçesini ve zamanını planlamak, organize etmek ve kontrol etmektir. Projeyi görselleştirmek için basit bir piramit çizin. Piramidin her bir çizgisi, bir projenin üç ana bölümlerinden birini temsil eder (yani kapsam, zaman ve bütçe). Piramidin ortasındaki boş alan, teslim edilen ürünün kalitesidir . Piramid, projenizi planlarken akılda tutulması gereken önemli bir araçtır çünkü üç ana parçanız büyüdükçe veya küçüldükçe, ürünün kalitesi etkilenir.
Projenin Kapsamı
Kapsamı tanımlamak genellikle proje yönetiminin en zor ve karmaşık parçasıdır.
Bir projenin detayları genellikle başlangıçta bilinmemektedir, bu nedenle projenin yürütülmesi için hangi faaliyetlerin ve görevlerin gerektiğini tahmin etmek dikkati çeker. Kapsam, teslim edeceğiniz son ürünü üretmek için üstlenilecek tüm çeşitli etkinlik ve görevlerden oluşur. Proje kapsamını tanımlamak, projeyi bitirmek için ihtiyaç duyacağınız zamanı ve bütçeyi belirlemenize yardımcı olacaktır. Başlamak için iyi bir yol, görevi tamamlamak için gerekli olduğunu düşündüğünüz yazıyı yazmaktır. Ardından, ilgili tüm etkinliklerin kapsamlı bir görünümünü elde etmek için başkalarına danışın.
Projenin Süresi
İlk kapsamı oluşturduktan sonra, her bir etkinlik ve göreve bir zaman atamaya başlayabilir ve ayrıca, daha büyük resmi görmek için projeye başlayabilirsiniz. Aynı zamanda hangi aktivitelerin gerçekleşeceğini kendinize sorun ve sırayla gerçekleşir.
Ayrıca, kaç kişinin proje etkinliklerini gözden geçireceğine dikkat edin, çünkü bu, bir adımı tamamlamak için gereken süreyi etkileyecektir. Üç kişinin gözden geçirmesi gerektiğinde, basit bir görevin ne kadar zaman alacağı şaşırtıcıdır. Kümülatif faaliyetleri ve görevleri tamamlamak için gereken süreyi hesapladıktan sonra, proje ekibinin takip etmesi için bir proje programı oluşturmaya hazırsınız.
Proje Bütçesi
Bu noktada, bir projenin ne (kapsam) ve uzunluğunu (zamanını) belirlediniz, Şimdi bütçeyi belirleme zamanı. Bir proje için zaman miktarını hesaplamak gibi, genellikle doğru bütçeyi belirlemek için departman liderleri de dahil olmak üzere başkalarına danışmak zorunda kalacaksınız. Bir bütçe, üstlenilen faaliyetlerde yer alan kişilerin ve malzemelerin kullanımı ve ne kadar süreyle (yani, halkın) ihtiyaç duyulacağı ve kullanılan malzemeler de dahil olmak üzere çok sayıda husustur.
İletişim Anahtardır
Çoğu zaman bir müşteri (veya patron), projenin kapsamını göz önünde bulundurmadan önceden belirlenmiş bir zaman ve bütçe içinde bir projenin tamamlanmasını ister. Bununla ilgili problem, neredeyse her zaman, proje kapsamının, zaman ve bütçe kısıtlamaları nedeniyle makul bir şekilde tamamlanamamasıdır. Sonuç olarak, proje yönetiminin bir kısmı, projenin kapsamını bir müşteri veya patronla müzakere etmektedir. Müzakere süreci boyunca ve projenin tüm uzunluğu boyunca, iyi bir açık iletişim, ihtiyacınız olan en önemli beceridir. Yol boyunca zorlukları daha açık bir şekilde anlatırsanız, müşteri veya patronunuz ne kadar mutlu olur.