Bir Proje Şartının en önemli rolü, projenin tam olarak ne elde edeceğini ortaya koymaktır. Bu önemli proje belgesinde neye bakalım.
Bir Proje Şartına Ne Giden?
Proje Şartının ilk bölümü, projenin adını, sponsor ve proje yöneticisinin isimlerini ve belgenin hazırlandığı tarihi belirleyecektir.
Sonra belgenin etine girersin.
Proje Şartının ana bölümleri aşağıdaki gibidir.
Proje Amacı: Bu, projenin neden istenildiğini açıklar. Bir iş vakasına veya bu projeyi yürüten sözleşmeye başvurabilir ya da bu işi yapmak için neden önemli olduğunu açık bir şekilde anlatabilirsiniz.
Proje Açıklaması: Bu bölümde projenin ne yapacağını açıklayınız. Kurulacak ürünlere veya teslim edilecek hizmetlere ilişkin ayrıntıları eklemelisiniz.
Bütçe: Bu noktada proje görevleri ile ilgili tüm detaylara sahip olmayabilirsiniz, bu yüzden tam ve ayrıntılı bir proje bütçesi oluşturamazsınız . Bütçe kısıtlamalarını veya beklediğiniz üst düzey başlangıç harcamalarını not edin.
Riskler: Tüm projelerin riskleri vardır. Proje Şartının bu bölümü, proje risk günlüğünüzün ilk versiyonunu oluşturur. Bu noktada bildiğiniz riskleri belgeleyin, böylece yönetim ekibi ilerleyen projeyi neyin etkileyebileceğini görebilir.
Kilometre Taşları: Üst düzey kilometre taşlarını biliyorsanız, bunları bu bölümdeki Proje Şartına dahil edin. Daha ayrıntılı bir plan hazırlamak için bunları daha sonra Gantt grafiğinize aktarabilirsiniz. Şu anda, sadece çalışmakta olduğunuz sözleşmelerde belirtilen düşüş tarihlerini veya herhangi bir şeyi arıyorsunuz.
Proje Hedefleri: Bu gerçekten önemli bir bölümdür, ancak bir araya getirilmesi zor olabilir. Soruyu cevaplamaya çalışıyorsunuz: “Bitirdiğimizi nasıl anlayacağız?” Projenin teslim edilmesini beklediğinizi ve orada olup olmadığınızı nasıl bileceğinizi yazınız. Örneğin, tüm departmanlar için bir zaman kayıt sisteminin başlatılacağı bir projede amaç şu şekilde olabilir: “Tüm takımlar, yıl sonu itibarıyla zaman çizelgesi sistemini kullanacaktır.” Ayrıca, kimin sorumlu olacağını da not edin. Bu hedefe ulaştığınızı kabul ediyorum. Bu, projenin bitiminde aniden işin tamamlandığını imzalamaya kimsenin hazır olmadığı herhangi bir sorunu önler.
Proje Yöneticisi Yetki Seviyeleri: Gerçekten başka bir yerde açık ve belgelenmiş olmadıkça, daha üst düzey bir kişiden daha fazla imza atmadan yapabileceğiniz şey hakkında Şart'a bir bölüm eklememize değer. Bu, genel olarak bütçe ve zaman çizelgeleri üzerinde hangi tolerans düzeylerinin belirlendiği ve bu şekilde ifade edileceği ile ilgilidir: “Proje müdürü bütçeye% 10, programa% 5 toleransa sahiptir. Bu onaylanmış sınırların üzerinde herhangi bir sapma proje sponsoru tarafından imzalanmalıdır. ”Bu bölümü, proje yöneticisinin proje ekibinden işe alma ve görevden alma konusunda sahip olduğu yetkileri belirtmek için genişletebilirsiniz.
Proje Şartının Onaylanması
Proje Şartının son bölümü onaylar bölümüdür. Proje yöneticisi ve proje sponsoru (ya da çalışmayı başlatan kişi, daha uzun vadeli bir sponsorun henüz atanmamış olması durumunda) belgeyi imzalamalı ve tarihlendirmelidir. Bugün e-posta yoluyla olması muhtemeldir. Bu nedenle, e-posta yetkisinin bir kopyasını proje dosyalarınıza geri götürmeniz gerekir.