Proje Yönetimi: Tanım
Proje yönetimi terimlerindeki 'yönetişim', projelerin kuruluşunuz tarafından nasıl yönlendirildiğini, işletildiğini ve kontrol edildiğini belirleyen politikalar, süreçler, standartlar, prosedürler ve kılavuzları ifade eder.
Yönetişim, bürokrasi ya da kabataslak ve 'hafif' olan (bu durumda muhtemelen verimsiz) geniş ve 'ağır' olabilir.
Yöneticiler, çevreleri ve kültürleri için doğru yönetişim düzeyini hedeflemelidir. Yönetişim politikalarınızın amacına uygun olduğundan emin olmak, bunların etkili olmasını sağlamada önemli bir faktördür.
Yönetişim en baştan başlar. Şirket yönetim kurulu, iyi yönetişim fikrine ve projelerin belirlenen kurallar dahilinde düzgün bir şekilde yönetilmesi gerektiğine karar vermelidir. Bu tutum ve beklenen standartlar, Proje Kurullarına ve proje liderlerine (ve bunların bulunduğu yerlerde program ekiplerine) süzülecektir.
Neden Proje Yönetişim Önemlidir
Proje sponsorunuz ve diğer önemli paydaşlar, proje bütçesini doğru şekilde harcadığınızı bilmek ister. Projenizin ilerlemesini etkili bir şekilde takip ettiğinizi ve proje riskini gerektiği şekilde yönetmek için adım attığınızı görmek isterler.
Ancak projelerdeki iyi yönetişimin gerekçesi bundan daha ileridir.
Yönetişim, özellikle kamu sektöründeki müşteriler tarafından talep edilmektedir.
Hükümetler ve düzenleyiciler, belirli projeler için belirli standartları sormaktadır (ve bazı durumlarda, zorlamaktadır). Yönetişim sadece içsel bir mesele değildir: Düzenlenmiş piyasalarda faaliyet gösteren pek çok şirket Sarbanes-Oxley gibi dış mevzuattan yönlendirmek zorundadır. Proje yönetimi, şirketinizin sektörünüz için etkin bir şekilde ve belirtilen rehberlik ve düzenlemeler çerçevesinde çalıştığını kanıtlamanın küçük bir parçasını oluşturur.
Proje yönetimi de size yardımcı olur:
- Yatırım getirinizi artırın ve bu yatırımları etkin bir şekilde takip edin
- Projeler için satın alma kazanın
- Projelerin başarısız olmasının yaygın nedenlerinden kaçının
- Daha etkili iletişim kurun
- Projelerin genelinde standartlaştırmayı tanıtmak, performansı karşılaştırmayı kolaylaştırmak
- Riskini en aza indirin
- Yapılandırılmış bir ortamda çalışanları geliştirmek ve motive etmek
Proje Yönetişimi Gibi Görünüyor
Şimdi proje yönetiminin ne olduğunu biliyoruz, bir projede neye benziyor? Bir proje ortamında yönetişimi gösteren faaliyet türleri şunlardır:
- Onay için belirlenen noktaları içeren disiplinli bir proje yönetimi yaşam döngüsü vardır. Bunlar, projenin uygulanabilirliğinin tartışıldığı ve çalışmaya devam edip etmeyeceği konusunda bir karar verilen noktalardır.
- Projelerin açık bir iş durumu vardır ve iş durumları yönetim ekiplerinin doğru kararları almalarını sağlamak için yeterli bilgiye sahiptir.
- Bu kararlar uygun bir şekilde belgelenir ve iletilir.
- Projelerde çalışan insanlar rolleri ve sorumlulukları tanımladılar.
- Proje takımlarının sürekli olarak gelişmesini ve suçsuz bir ortamda öğrenilen dersleri tartışmasını sağlayan sürekli bir öğrenme kültürü vardır.
- Proje ekiplerinin projelerini gözden geçirmelerini ve gerektiğinde bağımsız destek talep etmelerini sağlayan süreçler ve prosedürler vardır.
- Paydaşlar devreye girer ve sürece güvenirler.
- Proje ekipleri, ilgili rollerde deneyimli ve nitelikli bireylerden oluşur.
Projelerin yönetimi, genel olarak organizasyondaki yönetişim yapılarıyla bağlantılıdır. Proje yönetiminin ana amacının, projelerin doğru bir şekilde yapılmasını sağlamak olduğunu düşünüyorsanız, kurumsal düzeyde finansal yönetişime, kurumsal risk yönetimine ve daha fazlasına nasıl bağlandığını görebilirsiniz.
Proje yönetimi mevcut kurumsal süreçlerinize sorunsuz bir şekilde uymalıdır. Başka bir deyişle, zaten başka alanlarda çalışan bir yepyeni bir finansal yönetim süreci yaratmayın! Şu anda var olanı kullanın ve bir proje ortamında kullanmayı uygun hale getirmek için kurumsal süreçleri değiştirin.
Proje Yönetişiminde 5 Odak Odağı
Bakmaya başladığınızda, proje yönetiminin tüm proje yönetimi unsurları ile yaygın olduğunu fark edeceksiniz.
Bununla birlikte, yönetişimin özellikle ilgili olduğu bazı kilit odak alanları vardır.
- Metodolojiler ve Süreçler: Bunlar, güvenilir ve sürdürülebilir bir şekilde iş teslim etmenize yardımcı olur.
- Bilgi Yönetimi: Bu, öğrenilen dersler için çok önemlidir ve kurumun proje deneyiminden öğrenmesini sağlar. Aynı hataları birkaç kez yapmaktan vazgeçmek istiyorsanız bilgi yönetimi çok önemlidir.
- Proje Yönetimi Olgunluk: Organizasyonel proje yönetimi olgunluğunuz arttıkça, başarılı bir şekilde teslim etme kabiliyetiniz de artacaktır.
- Üst Düzey Düzeyde Satın Alma: Proje yönetimine bağlılık en baştan başlar. Yönetim desteğiniz varsa, bu durum işletmenin tüm düzeylerinde kademeli olarak ilerleyecek ve yönetişim yaklaşımı daha sürdürülebilir olacaktır.
- Destekleyici Kültür: Bir destek kültürü, suçlama değil, proje yöneticilerinin başarılı olacağı doğru ortama sahip olmasını sağlayacaktır. Proje Yönetim Ofisi veya Proje Direktörü tarafından yönetilen destekleyici bir kültür, proje yöneticilerinin hedeflerine ve projeye ulaşmalarına yardımcı olacaktır.
Kurumsal Standart Bulunmazsa Ne Yapılır?
Daha küçük kuruluşlardaki pek çok proje yöneticisi, kendilerini destekleyici bir ortamda projeler yürütüyorlar ve proje yönetimi kavramı için satın alındığı yerde, ancak resmi örgütsel yapıları beslenmeden gerçekleştiriyorlar.
Bu durumda - ve küçük kuruluşlara özel değildir - proje yönetim modelinizi sıfırdan tasarlayacaksınız. Raftan çıkıp projenize uyum sağlayabileceğiniz bir proje yönetim yaklaşımı yoksa, kendi başınızı inşa etmeniz gerekir.
Göründüğü kadar zor değil!
Temelleri kurmakla başlayın:
- Bir rol ve sorumluluk belgesi oluşturun
- Proje sponsorunuz olduğundan emin olun
- Bir Proje Panosuna veya direksiyon grubuna sahip olduğunuzdan emin olun ve birkaç dakikayı alıp dağıtacağınız düzenli toplantılar yapın.
- Bir risk yönetimi süreci kurmak
- Bir değişim yönetimi süreci kurmak
- Projenin uygulanabilirliğini iş durumunun orijinal hedeflerine göre kontrol ettiğiniz proje programınıza puan verin (bu aşamaları oluşturmak için her safha aşamasının sonu, her safha aşamasının sonudur).
Nihayetinde proje yönetiminin sorumluluğunun yeterli yönetim olduğundan emin olmak, ancak proje yöneticileri de bu konuda aktif rol üstlenebilir.
Yönetişim, proje yönetimindeki daha kuru konulardan biri olabilir, ancak en önemlilerinden biridir. Üst yönetim ekiplerinin, iyi bir iş yaptığınızı bilmeleri ve projenin gerektiği gibi geliştiğini belirtmeleridir. Ayrıca, yöneticilerin paranın uygun ve iş durumuna uygun şekilde harcanmakta olduğunu bilmeleri için gerekli kontrolleri ve dengeleri sağlar.