Projeyi İleriye Taşımak
Ayrıca, kullanabileceğiniz değişim yönetimi araçlarına ve proje kapsam yönetiminin nasıl işlediğine bakacağız.
Süreçler veya araçlar hakkında konuşmadan önce, bakış açınızı tartışmak istiyorum.
Değişiklikleri Kabul Edin
Değişiklikler proje yönetimi yaşam döngüsünün herhangi bir noktasında gerçekleşebilir.
Bir baş ağrısından daha az projelerde yönetim değişikliği yapmanın en kolay yolu, bunun gerçekleşeceğini ve planlanması gerektiğini bilmek.
Olmadan önce değişikliklerle başa çıkabilmek için stratejilere sahip olmak, herkesi farklı olacak olanlarla buluşturmanın en hızlı yoludur.
Tanımlanmış, yapılandırılmış bir değişim yönetimi süreci, başlamak için en iyi yerdir. Birisi projenin şu anda planlanandan farklı bir şey yapması gerektiğini ve proje başarısızlığından kaçınmanın iyi bir yolu olduğunu öne sürerse ne olacağına dair oyun kitabınız.
Değişim Yönetimi Süreci
Değişim yönetimi süreci şu şekildedir:
- Değişiklik hakkında bilgi al
- Ne kadar çalışacağını planlamak da dahil olmak üzere değişimi değerlendirin
- Devam etmeye değip değmeyeceği konusunda bir öneri hazırlayın.
- Daha sonra, projeyi sponsordan değiştirmeyi dahil edip etmemeniz gerektiğine dair bir karar alırsınız.
Sırayla bu adımların her birine bakalım.
Değişiklik Hakkında Bilgi Almak
Projeyi değiştirmek için bir istek alacaksınız. Yüzlerce farklı yolla bilgi alabilirsiniz: Bir toplantıda, e-postada, telefonda, koridorda akşamları ofisten çıkarken. İdeal olarak, bir değişim talep formu hakkında bilgi elde edersiniz, ancak gerçek hayatta birçok önemli paydaşın bu tür bir evrak işini tamamlamanın proje yöneticisinin işi olduğunu düşündüğünü bilmelisiniz. Ve şirketinizde olabilir.
İsteğinizin tüm ayrıntılarını yakalamak için proje değişikliği istek şablonunuzu kullanın (bir dakika içinde daha fazla), ancak gayri resmi olarak size ulaşır. Ardından, başlatıcıyı geçen formu çalıştırın, böylece istediklerini tam olarak yansıttığını bildiğinizden emin olun.
Değişikliklerin, aynı zamanda işe alınmakla ilgili olabileceğini de unutmayın. Her zaman değişikliklerin işe girme ile ilgili olacağını düşünmeyin. Süreç, proje kapsamını artırıp artırmamanızdan bağımsız olarak aynıdır.
Değişiklik Değerlendirmesi Yapmak
Değişiklik isteğine ayrıntılı olarak bakın. Üzerinde etkisi değerlendireceksiniz:
- program
- belgeleme
- Bugüne kadar yapılan çalışmalar ve hala yapılması gereken işler
- Bütçe
- Kalite önlemleri
- kapsam
- Kaynak kullanılabilirliği.
Örneğin, bir yazılım değişikliği 5 günde tahmin edilebilir.
Bu, takvime yalnızca 5 gün eklemez, çünkü başka bir görevi zorlar ve anahtar kaynağın tatilde olduğu bir zaman dilimi içinde hareket ettirir. Bu görevin de taşınması gerekiyordu, bu nedenle genel olarak bu değişiklik programa 8 gün katacaktı. Yapması gereken 5 bin dolar ve ekstra 8 gün bizi tedarikçi sözleşmesiyle başka bir aya itiyor, dolayısıyla orada da göz önünde bulundurulması gereken maliyetler var. Kalite aynı kalır ancak kapsam yeni değişikliği içerecek şekilde değişir. Daha önce başlatılmış olan proje planı ve eğitim kılavuzları dahil olmak üzere tüm ilgili belgelerin güncellenmesi gerekecektir.
Görebildiğiniz gibi, 5 günlük basit bir değişiklik geniş kapsamlı etkilere sahip olabilir. Değişikliği yapıp yapmamaya karar vermeden önce tüm bunları bilmek önemlidir, çünkü tam resmin sonucu değiştirebilir.
Öneri Hazırlama ve Sunma
Artık değişimin tam etkisini biliyorsunuz, bunun ilerlemesine değip değmeyeceğine dair bir öneride bulunabilirsiniz.
Bazı durumlarda, olmayacaktır, çünkü algılanan fayda maliyetten daha az olacaktır. Diğer durumlarda, ek iş yapmanın maliyetini dengelemek için orada yeterince fayda olabilir. Diğer durumlarda, değişikliğin maliyet üzerinde olumsuz bir etkiye sahip olacağını ancak bununla ilgili yapabileceğiniz hiçbir şey yoktur, çünkü bu bir düzenleme veya uyum sorunu ya da organizasyonel bir yeniden yapılandırma gibi başka bir iç nedendir.
Karar al
Yetkilendirme sınırınıza giren küçük değişiklikler için, değişikliği kabul edip etmeme konusunda kendiniz karar verebilirsiniz (takımdan doğru girdiyle). Daha büyük bir şey, proje sponsoru veya proje kurulu tarafından onaylanmalıdır.
Geri dönüp, değişikliklerinin reddedilmiş olup olmadığını birilerine söylemeyi unutmayın. Yapabilirseniz proje paydaşlarınızı rahatsız etmekten kaçınmak istersiniz!
Yönetim Araçlarını Değiştirin
Bu işlemi daha kolay ve daha akıcı hale getirmek için kullanabileceğiniz bir dizi değişim yönetimi aracı vardır. Tavsiye ederim:
- Kullanıcıları proje kapsamınızda bir değişiklik yapmak için tam olarak ne yapmaları gerektiğini araştıran bir kontrol listesi veya süreç haritası.
- Bir şablon değişikliği istek formu. Bu, otomatik bir iş akışı yoluyla çevrimiçi olabilir.
Şimdi bir proje değişikliği isteğine gidene bakalım.
Bir Proje Değişim İsmine Ne Giden?
Proje değişikliği istek formu şunları içermelidir:
- Değişimi talep eden kişinin adı ('talep sahibi').
- Bir değişiklik numarası gibi benzersiz bir tanımlayıcı (isteği daha sonra kendiniz ekleyebilir ve bu isteği kullanarak, bu formu kullanacak olan kişi bu kutunun içine ne yazacağını bilmeyecektir).
- Önerilen değişikliğin bir açıklaması, yönetebilecekleri kadar ayrıntılı.
- Değişimin kategorisi. İdeal olarak, bu bölümü önceden doldurmanız için yalnızca kutuyu işaretlemeniz gerekir. Bu, bir değişiklik düzenlemeyle mi yoksa içsel uyumla mı (gerçekten) olduğuyla ilgili bir şey olup olmadığını not etmek için iyi bir yerdir. Daha sonra birçok planlama ve değerlendirme adımını atlayabilir ve bununla devam edebilirsiniz.
- Değişimin 'nedeni'. Bunu yapmak için gerekçe nedir? İstek sahibi neden bunu istiyor?
- Değişimin zaman, maliyet, kalite, kapsam dahil olmak üzere projenin farklı unsurlarına olan etkisi. Tüm detaylara sahip olmayabilirler, bu yüzden boşlukları doldurmak için değişim değerlendirme adımı sırasında onlarla birlikte çalışmak zorunda kalabilirsiniz. Yapabildikleri kadar tamamlamalılar. Bu noktada aradığınız minimum, mevcut proje parametrelerini artıracağı, azaltacağı veya değiştireceğini teyit etmektir.
Değişiklik talep formunun alt kısmında, değişiklik daha fazla tartışıldığı için doldurmanız için bazı ayrıntılar verilecektir. Şablonunuz şunları da içermelidir:
- Değişikliği değiştir: Kabul et, Reddet veya Ertele
- Karar veren kişinin adı (veya grup) artı kararın verildiği tarih ve ek yorumlar.
İsteği yapan kişi sonucunu henüz bilmeyecek - kimse olmayacak - bu yüzden bu kutular öneriyi tartışmak ve bir karar almak için doğru grup karşılanana kadar boş kalacaktır.
Değişiklikler ve Proje Kapsam Yönetimi
Proje kapsam yönetimi , projede neyin olup olmadığını kontrol etmenin ana yoludur. Proje kapsamında bir değişiklik olduğunda, projeyi genel olarak nasıl etkilediğini düşünmelisiniz. Değişim yönetimi süreciniz bunu yapmanıza yardımcı olur ve bunları bağlam içinde ayarlamak, değişimin yönetilmesi kapsamı yönetmenin küçük bir parçasıdır.
Proje Yönetimi Bilgi Birimi (PMBOK® Kılavuzu) - Beşinci Baskı Kılavuzu'nun proje değişikliği yönetimini nasıl kapsadığı hakkında konuşmaya değer; çünkü düşündüğünüz kadar sezgisel değil. PMBOK® Kılavuzu , Proje Kapsamı Yönetimi bölümünde 'Kontrol Kapsamı' olarak adlandırılan bir süreç içermektedir ve bu, başlamak için harika bir yerdir. Ancak, projelerde değişim yönetimi sürecinin daha entegre bir şekilde ele alınması ve metne yansıtılması gerekmektedir. PMBOK® Guide kullanıcıları ayrıca, Entegre Değişim Denetimi Gerçekleştirme sürecine de atıfta bulunmalıdır, çünkü bu, her şeyin nasıl birbirine bağlandığını açıklar .
PMP olma amacına yönelik olarak, PMBOK® Kılavuzu'nun nasıl yönetileceğini ele aldığınızı anlamanız gerekir. Ancak, projelerinizde gerçekten kullandığınız değişim yönetimi sürecinin entegre, takip edilmesi ve pratik olması gerektiğini aklınızda bulundurmalısınız.
Değişim Sürecinde Takımınıza Yardım Etmenin 5 Yolu
Proje ekibiniz projenizin başarısı için kritik öneme sahiptir, bu nedenle projenizdeki değişiklikleri yönetirken bunları yanınızda bulundurmanıza yardımcı olur.
Proje değişim yönetimi süreci ile hızlı bir şekilde karşılaşmalarına yardımcı olmak için kullanabileceğiniz 5 yol.
1. Değişiklikler hakkında konuşun. Projelerdeki değişikliğin normal olduğunu ve beklemelerini bilmelerini sağlayın.
2. Süreci paylaşın. Yukarıda değişim yönetimi süreci hakkında konuştuk ama bu herkes için doğal olarak gelmiyor. Takım üyeleriniz ne yapmaları gerektiğini ve sizden bahsetmedikçe onlardan ne beklendiğini bilmezler. Onlarla süreç boyunca ilerlemek için bir brifing oluşturun ve içinde rollerinin ne olacağını bilmelerini sağlayın.
3. Kolaylaştırın. Bir proje kapsam değişikliğinden geçtiğinde oldukça rahatsız edici olabilir. Program yanlış, bütçe farklı olabilir, şartlar kesinlikle farklı. Ekip, özellikle daha önce taşa konmuş olduklarını düşündükleri bir kararı tersine çeviren büyük bir değişiklik veya bir kararsızlık bulabilir (evet, olanlar). Süreci onlar için mümkün olduğunca kolay hale getirin.
4. Yardım etmek için orada olun. Yeni bir çalışma biçimi yatmak için biraz zaman alır. Daha önce proje değişikliğini gayri resmi bir yolla yönetdiyseniz (ya da hiç değilse), resmi bir süreçte bir değişiklik yapılması, 'buradaki şeyleri yapma şeklimiz' olabilir. '. Ekibinize, size geçmişte bir şeyler yapmak isteyip istemediklerini öğrenmek için orada olduğunuzu söyleyin.
5. Hayır demekten korkma. Tüm değişiklikler makul teklifler değildir. Ekibinize, proje için doğru bir şey olmama konusunda bir değişiklik hakkında güçlü bir fikir hissedersiniz, bu anda değişim isteklisi ile yaptığınız görüşmede yanınızda kalacağınızı bildirin.
Değişikliği etkili bir şekilde yönetmemek, projenizi rayından çıkarabileceğiniz yollardan biridir, bu yüzden dikkat edin. Bu bilgiye sahip olduğunuzda, proje değişikliklerini kontrollü bir şekilde ele almaya başlayabilirsiniz.