Bu makale, Proje Yönetim Bilgi Birimi (PMBOK® Kılavuzu) - Beşinci Baskı A Kılavuzu'ndan proje kapsam yönetimi bilgi alanına bakmaktadır. Bu, proje kapsam yönetimini tanımlamanın tek yolu değildir, ancak iyi bir başlangıç noktasıdır ve PMP® sertifikasyonunuz için çalışıyorsanız, size çok yardımcı olacaktır.
Proje Kapsamı Yönetim Süreçleri
PMBOK® Guide'daki proje kapsam yönetimi 6 süreç içermektedir. Proje kapsam yönetimi süreçleri şunlardır:
- Plan kapsam yönetimi
- Gereksinimleri toplamak
- Kapsamı tanımlayın
- İş Dökümü Yapısı Yaratın
- Kapsamı doğrula
- Kontrol kapsamı.
Her birine bakalım.
Kapsam Yönetim Süreci Planlamak
Bunu yapmanın amacı, sonunda bir kapsam yönetim planı sunmaktır. Bu, projenizin kapsamını nasıl tanımlayacağınızı, yöneteceğinizi, doğrulayacağınızı ve kontrol edeceğinizi belirler. Bu işi tanımlamak için ön tarafa koymak, size daha sonra değinilecek bir şey verir. Başka bir projenin kapsam yönetim planını bir başlangıç noktası olarak kullanabileceğinizi görebilirsiniz; çünkü şirketiniz, onlar için başarılı olan bir çalışma biçimine yerleştiğinde, kapsam yönetimi süreçleri projeler arasında çılgınca değişmez.
Bu sürecin sonucu kapsam yönetim planıdır. Bu proje yönetim planınızın bir parçasıdır ve şunları içerir:
- Ayrıntılı kapsam ifadesini nasıl hazırlayacaksınız?
- İş dökümü yapınızı (WBS) kapsam deyiminden nasıl oluşturacağınız
- O WBS'yi nasıl koruyacağınızı ve onaylayacağınızı
- Projenin çıktıları için resmi kabulü nasıl alacaksınız?
- Kapsamdaki değişiklikleri nasıl yöneteceksiniz.
Belgenin inanılmaz derecede detaylı veya çok resmi olması gerekmez: sadece amaca uygun olmalıdır.
Gereksinim Süreci Topla
Bu süreçte, paydaşlarınızın projeden ne istediğini öğreneceksiniz. Büyük fikrinizi özetledikten sonra, gereklilikleri belgelemeniz ve paydaşlarınızın beklentilerini yönetmeniz gerekir. Bu önemlidir, çünkü genellikle istedikleri şey, maliyet gibi diğer proje kısıtlamaları nedeniyle gerçekçi veya ulaşılabilir değildir.
İhtiyaç toplama işinizin çıktısı, belgelendirilmiş bir gereksinimler setidir. Bu mümkün olduğunca kapsamlı olmalı ve normalde aşağıdaki gibi birkaç kategoriyi içerecektir:
- Fonksiyonel ve fonksiyonel olmayan gereksinimler
- Raporlama gereksinimleri gibi paydaş gereksinimleri
- Destek ve eğitim gereksinimleri
- İş gereksinimleri
- Hizmet seviyesi veya kalite gibi proje gereksinimleri
Ayrıca, özellikle gereksinimlerle ilgili olan bağımlılıkları, varsayımları ve kısıtlamaları da belgeleyeceksiniz.
Kapsam Sürecini Tanımlamak
Gereksinimlerinizi aldığınız ve bunları projenizin oluşturacağı ürün veya hizmetin ayrıntılı bir açıklamasına dönüştürdüğünüz yer. Proje sırasında başvurabileceğiniz bir proje kapsam bildirimi ile sonuçlanacaksınız. Kapsam içinde ne olduğunu ve kapsam dışı olduğunu gösteren bir liste içerecektir. Bu önemlidir çünkü çoğu zaman insanlar özellikle hariç tutulan şeyleri hatırlamayacaklar ve geri dönüp o bölgeler üzerinde çalışma yapmanızı isteyeceklerdir.
Herhangi bir kapanışın değişim kontrolünden geçmesi gerekecek.
İş Dökümü Yapısı Süreci Oluşturma
Bu süreç, gereksinimler listenizi, yapmanız gereken şeylerin yapısal bir vizyonuna dönüştürmenizi sağlar. Buradaki ana çalışma, büyük görevleri daha küçük, yönetilebilir parçalara ayırmaktır.
Bu işlemin sonucu bir WBS'dir. Şahsen ben projelerimde bir WBS kullanmıyorum, ama çok yararlı bir araç olabilir. Görsel olarak düşünmüyorsanız, bir liste oluşturarak aynı sonucu elde edebilirsiniz.
Kapsam Sürecini Doğrulama
Validate Scope süreci, düşündüğünüz gibi, iş paydaşlarınızın WBS'nizi imzalamalarını sağlamaz. Zaman geldiğinde teslim edilebilir ürünleriniz için oturum açmak için bir işleminizin yapıldığından emin olmakla ilgilidir.
Bu yapıyı uygulamaya koymaya değecek bir şeydir, böylece bir çıktıyı kimin onaylayacağı veya hangi ölçütlerin tamamlandığını söylemek için kullanacakları kriterler hakkında hiçbir sorunuz yoktur.
İşlem tamamlandıktan sonra, onayı onaylamanız gerekenler tarafından onaylanan gönderileri kabul etmiş olursunuz.
Kontrol Kapsamı Süreci
Kontrol Kapsamı süreci, proje kapsamı yönetimi bilgi alanındaki sonuncudur. Kapsamın değişmesi gerekiyorsa, etkili bir değişim kontrolü olduğundan emin olmakla ilgilidir. Aynı zamanda, projenizin bir “kapsam” şapka ile takip edildiğini düşündüğünüz şeyi teslim edeceğini kontrol etmeyi de kapsar.
Bu 6 süreç, proje kapsam yönetimi bilgilerinin PMBOK® Guide – Beşinci Baskı'da yer almasını sağlamıştır .