Takip edilecek basit bir rehber
Proje yönetim planı aslında proje için üreteceğiniz tüm alt planlar için genel bir terimdir. Proje yönetim planını bu planlarda yer alan her şey olarak tanımlayabiliriz:
- Gereksinim yönetim planı
- Kapsam yönetim planı
- Zamanlama yönetim planı
- Varsa kalite yönetim planı
- Maliyet yönetim planı
- Risk yönetim planı ( risk günlüğüne bakmanız gerekir)
- Yönetim planını değiştir
- Proje için bir tane gerekiyorsa tedarik yönetim planı
- Yapılandırma yönetimi planı, sadece bir tane yazmayı planlıyorsanız: projenizde gerekli olduğunu hissetmeyebilirsiniz.
- İnsan kaynakları yönetimi planı
Proje yönetim planı, özellikle kapsam ve program için projenin ana hatlarıyla ilgili önemli bilgileri de içerir. Bu size kumda bir referans verir ve böylece projeyi sonlandırdığınızda ve planlananı gerçek performansla karşılaştırdığınızda nelerin değiştiğini kolayca görebilmenizi sağlar.
Bunu söyledikten sonra, proje yönetim planı kendi başına bir belge olarak var. Bu diğer bölümlere nasıl dahil edileceği ve nasıl referans gösterileceği aşağıda açıklanmıştır.
Proje Yönetim Planı Belgesi Nasıl Yazılır?
Belgenizi projenin adı ve tarihi ile başlatın.
Eğer varsa, sıfırdan başlamak zorunda kalmadan kaydetmek için Proje Yönetim Ofisi'nden bir şablon kullanın.
Sonra şu bölümleri ekleyin:
Eşikler ve Baselinler: Projenin program, kapsam, maliyet ve kalite alanları için temel hatların nasıl yönetileceğini heceleyin. Planlanacak kabul edilebilir varyansların ne olacağını belirleyin (örneğin, +/- 10 yüzde) ve eğer bunlar göründüğü takdirde yapacağınız şey ihlal edilecektir.
Bunları daha önce Proje Şartnamenizde belgelemiş olabilirsiniz.
Yönetişim: Proje yönetimi yaşam döngüsü boyunca uygulayacağınız proje değerlendirmeleri, hakem değerlendirmeleri ve diğer yönetişim önlemlerini belirleyin. En azından, her bir fazın sonunda resmi işareti eklemelisiniz. Bu proje sponsorunun rollerinden biridir. Ayrıca, projeniz için uygunsa, tutacağınız kalite incelemelerinin ayrıntılarını da koyabilirsiniz.
Metodoloji Kararları: Bu, ilgili olmadığı için yapmayacağınız proje yönetimi metodolojinizin hangi parçalarını yazmanız için iyi bir yerdir. Örneğin, projeniz için gerekli herhangi bir satın alma olmadığı için bir tedarik yönetim planı yapmayacağınızı belirtebilirsiniz.
Başka Bir Şey: Bu başlıklar ile sınırlı kalmayın. Projenin planlaması ile alakalı olabileceğini düşündüğünüz başka bir şey varsa, şirketteki diğer projelere bağlantılar, planlamayı etkileyebilecek dış etkenler gibi, birinin dikkatini çekmek istersiniz.
İştirak Planları
Tüm proje belgelerinizi bir araya getirirseniz, büyük bir proje yönetim planı olacaktır. Bu belgede bağlantıların (veya belgenin nerede bulunabileceğinin en azından bir açıklaması) bulunması en iyisidir.
O zaman birileri gitmek ve okumak isterse, proje yönetim planınızı o kadar uzun bir süre olmadan hiç kimse ona hiç bakmadığı sürece, onu bulabilirler.
Taban hatlarına da bağlantı vermeyi unutmayın. Proje zaman çizelgesi taban çizgisi için, planınızın bir sürümünü kaydedin ve buna bağlantı verin. Maliyet taban çizgisi için, bütçe planınızın bir versiyonunu bugün itibariyle kaydedin ve bununla bağlantı kurun. Bu belgeler yaşayan belgelerdir ve proje ilerledikçe değişecektir, ancak bu orijinal dosyaları saklayacaksınız, böylece geriye bakıp karşılaştırmayı yapabilirsiniz.
Son olarak, proje yönetim planınıza sürüm kontrolü ekleyin, böylece güncellemeniz gerekiyorsa, en son kopya üzerinde çalışıp çalışmadığınızı kolayca görebileceksiniz.