Süreç boyunca ilerlemeyi izlemek ve zaman çizelgesine göre anahtar teslimler elde edilmesini sağlamak için proje yöneticileri kilometre taşlarını kullanır.
Bir proje kilometre taşının tanımı, projedeki bir başarıyı ifade eden sıfır süresine sahip bir görevdir.
İleriye doğru hareket ve ilerlemeyi gösteren bir yol olarak kullanılırlar ve oraya varılacak görevlerle ilgili detaylı bir bilgiye sahip olmasalar bile, insanlara neler olduğunu gösterirler. Bu açıdan paydaş iletişimi ve beklentileri belirleme açısından çok yararlıdır.
Proje Dönüm Noktaları Ne Zaman Kullanılır?
Proje yönetimindeki kilometre taşları işaretlemek için kullanılır:
- İşin önemli aşamalarının başlangıcı
- İşin önemli aşamalarının sonu
- Son bir tarih için işaretlemek
- Önemli bir kararın ne zaman verildiğini göstermek.
Ve özellikle dönüm noktalarının projenizi takip etmenin harika bir yolu olduğu için özellikle çağrıya ihtiyaç duyan diğer sabit noktalar.
Planınızda Kilometre Taşlarını Ne Sıklıkta Koyarsınız?
Planınıza kilometre taşlarını ayda bir kez koymak için bir eğitim kursu önerdim. Bu iyi ve güzel bir kuraldır, ancak profesyonel kararınızı kullanmanız gerekir. Bazı aylar, önemli toplantıların kilometre taşları, alınan kararlar ve bir fazın kapanması ve diğerinin başlaması olarak işaretlenerek pek çok etkinliğe sahip olabilir.
Diğer aylarda yürütmeye odaklanmış olabilirsiniz ve eğer bir şey varsa, üzerinde bir kilometre taşı takabileceğiniz çok az şey vardır.
Raporlama amacıyla, her raporlama döngüsünde en az bir kez bir kilometre taşına sahip olmak için bir neden yaratılmasının yararlı olduğunu söylemiştik ve biraz daha fazla kilometre taşları ve iletişim hakkında konuşacağız.
Gantt Grafiğinizde Kilometre Taşları Nasıl Temsil Edilir?
Kilometre taşları bir Gantt şemasının bileşenlerinden biridir ve grafikte bir elmas olarak gösterilir. Normal bir görev olarak gösterilmezler çünkü sıfır süreleri vardır: başka bir deyişle, herhangi bir zaman almazlar. Bir Gantt şeması üzerinde planlama yapmak için, onlar sadece oluyor!
Gantt grafiklerini kullanmıyorsanız, yine de kilometre taşları kullanabilirsiniz. İşte Gantt listelerine 5 alternatif var : Bunları kullanarak hala planlarınıza kilometre taşları ekleyebilirsiniz.
Kişisel olarak organize kalmak istiyorsanız ve proje yönetim yazılımınız takviminize tam olarak entegre değilse, anahtar tarihleri kopyalayıp günlüğünüze yapıştırabilirsiniz. Nasıl çalışmak istediğinize bağlı olarak, neyin geleceğini size hatırlatmak için yararlı bir ipucu olabilir!
Kilometre Taşları Nasıl Adlandırılır
Kilometre taşları, proje programınızın açık bir tanımına sahip olmalı, ancak bunların bir görev olduğunu ima etmemelidir. Bu yüzden 'Faz 2'ye geçmek için anlaşma yap', ancak 'Faz 2 başlar' olarak adlandırılmamalılar. Eğer Aşama 2'ye geçmek için anlaşma elde etme çabasını yansıtmak istiyorsanız, o zaman hemen önce bir görev ekleyin.
Kilometre taşları, şu şekilde temsil ettikleri noktayı açıklamalıdır:
- Test aşaması tamamlandı
- PID onaylandı
- Sözleşme imzalandı
- Belediye Binası personeli toplantısı
Birçok proje yöneticisi, referans kolaylığı için kendi kilometre taşlarını saymayı tercih eder. Bir iş dökümü yapısı kullanırsanız, numaralandırmayı bundan kullanabilirsiniz. Aksi halde, M1, M2 ve benzeri şeyleri kullanmakta olduğunuzu netleştirmek için kullanmak iyidir. Açık bir adlandırma yapısı sahip olduğunuz daha fazla kilometre taşını daha da önemli hale getiriyor, bu yüzden projeniz birkaç ay boyunca çalışıyorsa bunu nasıl yapacağınızı düşünün.
Kilometre Taşları Nasıl İmzalanır?
Kilometre taşları, proje zamanlamanızın bir parçasını oluşturur, böylece programınız temel alındığında, kilometre taşlarınızı imzalı olarak değerlendirmeniz gerekir.
Dönüm noktalarınızın tarihlerini değiştirmeniz gerekirse, planınızda ayarlamalar yapmak için standart değişim kontrol prosedürünü kullanmalısınız. Bu, proje sponsorunuza sohbet etmek kadar kolay olabilir ve tarihlerin neden değişmesi gerektiğini veya yeni önerilen bir programı bir araya getirme ve bunu onaylamak için bir planlama komitesine götürme biçiminde resmi olarak bildirebilir.
Bir kilometre taşı durdurma işleminin, eğer kullanmak zorunda kalmadan önce, varsa, değişiklik yapmak zorunda kaldığınızda herhangi bir zaman kaybetmemenizi sağlamak için en iyi yolu budur.
İletişim için Kilometre Taşlarını Kullanma
Kilometre taşları iletişim ve raporlama için yararlıdır, çünkü bunlar plandaki asgari kontrol noktalarını temsil ederler. Diğer bir deyişle, tüm diğer görevleri çıkarırsanız, neler olduğunu görüp projeyi sadece kilometre taşları kullanarak ilerletmeye devam edebilirsiniz.
Dönüm noktalarını çıkarabilmeniz ve bir kontrol paneli veya proje raporu hazırlayabilmeniz gerekir . Projenin öyküsünü, bildirdiğiniz kişileri, normalde proje sponsorunuzu veya direksiyon grubu (veya proje kurulu ) gibi başka bir yürütme grubunu tatmin edecek şekilde ayrıntılı olarak anlatmalıdırlar. Her ay veya kullandığınız raporlama sıklığında hangi aşamalara ulaşıldığını gösterebilirsiniz.
Kilometre taşlarına karşı raporlama oldukça basittir ve genellikle bir tablo olarak yapılır. Mil taşı açıklaması, vadesi ve daha sonra yeni tahmini tarihi listeler. Kilometre taşı elde edildiğinde ve tamamlandı olarak işaretlendiğinde, o tarihi de ekleyin. Umarım, öngörülen tarihle aynı olacaktır, ancak projeler her zaman böyle çalışmamaktadır.
Böyle bir tablo, tamamlanmış olanı ve neyin olağanüstü olduğunu açıkça gösterir. Sponsorunuzla görüşmeden veya raporunuzu göndermeden önce, “Neden bu dönüm noktasına gelmedik?” Sorusuna verilen cevabı planlayabileceksiniz!
Proje planınız çok uzun olduğu ve çok fazla kilometre taşına sahip olduğunuzda, her raporlama döngüsünde tamamlanmış kilometre taşlarını bırakmayı daha kolay bulacaksınız. Yalnızca bu ay yaklaşan veya tamamlanan kilometre taşlarını rapor edin: gelecek ay tamamlanan bir şeyi çıkartın. Böylece, raporun sonuna kadar insanları zaten bittiğini bildiği işlere anlatarak sürekli olarak eklemeyin.
Kilometre taşları, planlama, zamanlama ve raporlama için gerçekten yararlı bir proje yönetim aracıdır ve kullanımı kolaydır. Bir sonraki proje planınıza koyun, onlara karşı takip edin ve kendiniz için hangi frekansın en iyi şekilde çalıştığını öğreneceksiniz.
Proje yönetimindeki her şeyde olduğu gibi, kendi kararlarınızı bildirmek için bu ipuçlarını ve yönergeleri kullanarak istediğiniz sonucu sunmak için bunları esnek bir şekilde kullanın.