Onları Nasıl Yapabilirsiniz?
Stephen Covey'in Yüksek Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı kitabını duydunuz. Bugün, son derece başarılı proje yöneticilerinin paylaştığı 10 alışkanlığa bakalım.
Bu alışkanlıkların, performans değerlendirmelerinde ve müşteri, ekip veya sponsorun proje yöneticisine geri bildirim sunduğu projenin sonunda yapılan incelemelerde tekrar tekrar dile getirildiğini gördüm.
Her seferinde başarılı bir şekilde teslim edebilmek için 10 yıllık tecrübeye sahip olmanız gerekmez. Alışkanlıklarınızı değiştirerek ve becerilerinizi geliştirerek, projenizin başarı şansını büyük ölçüde artırabilirsiniz (ve kendinizi işyerinde daha az stresli bir zaman geçirin).
Ve belirli bir düzende (10 numara dışında) başlayalım!
Sağ Takımın Kullanılması
En etkili ve başarılı proje yöneticileri, ekip üyelerinin yeteneklerini bilirler. Doğru işi doğru insanlara tahsis edebilecekleri anlamına gelir.
Bir görevdeki yanlış kaynağı kullanmak, daha uzun sürmesine veya kötü yapılmasına yol açabilir. Sizinle çalışan bireylerin güçlü ve zayıf yanlarını bilmenize yardımcı olur, böylece bunları proje görevlerine en iyi şekilde ayırabilirsiniz.
Proje Sorunlarını Yönetme
Tüm projeler zaman zaman sorunlara yol açtı. Başarılı proje yöneticileri, onları endişelendirmelerine izin vermez. Sorun yönetimi için süreçleri ve ayrıca ortaya çıkan problemlerle en iyi nasıl başa çıkacaklarını bilirler.
Bunu sen de yapabilirsin. Bir proje sorununu nasıl değerlendireceğinizi öğrendikten sonra, bu sorun yönetiminin haftalık rutininize dahil edilmesi için kolay bir alışkanlık haline geldiğini göreceksiniz. Her hafta konu günlüğünüzü gözden geçirmek için biraz zaman ayırın ve yakında bu sorunları yönetmenin kolay bir iş olduğunu anlayacaksınız.
Değişikliklerle Başa Çıkmak
Projeler bir şeyleri değiştirmek için tasarlandı, ama bu türden başka insanlar için bir değişiklik oluyor! Proje ekibine dik olarak yönlendirilen değişimi, ayrıntılı proje programını bozmak, yeni iş ve tüm dokümantasyon güncellemelerini yaratmak daha zordur.
Başarılı proje yöneticileri, takip ettikleri bir değişim yönetimi sürecine sahiptir. Tanımlanmış adımların ardından, yapılandırılmış ve tekrarlayıcı olduğu için herhangi bir eylemi bir alışkanlığa dönüştürmeyi kolaylaştırır.
Değişim yönetimi süreci şu şekildedir:
- Değişiklik hakkında bilgi al
- Değişikliği değerlendirin
- Değişimi yapmak için ne kadar iş yapılacağını belirle
- Devam etmeye değip değmeyeceği konusunda bir öneri hazırlayın.
Ardından sponsoru değiştirmeyi dahil edip etmemeniz gerektiğine dair bir karar alırsınız.
Not: Bazı küçük değişiklikleri, görev ve yetki seviyenizde oldukları sürece kendiniz onaylayabilirsiniz.
Başarılı proje yöneticileri, değişikliklerle başa çıkmanın işin bir parçası olduğunu ve ortaya çıktıklarında ve onlarla başa çıkma planlarının olduğunu bilirler.
Proje Maliyetlerini Yönetmek
Kendinizin kese dizileri üzerinde tam kontrole sahip olmasanız bile, projenizin maliyetlere katlanması muhtemeldir. Kontrolünüzdeki finansal unsurları yönetebilmek bir alışkanlık olmalıdır.
Eğer düzenli ve rutin bir şekilde yaklaşmazsanız, işin o kadar devasa bir iş olduğunu görürsünüz ki, bunu yapmak imkansızdır.
Fantastik proje yöneticileri, faturalar, teklifler ve tahminler için çalışan dosyalama sistemleriyle giderlerin üstünde kalırlar. Bütçeleme yazılımını kullanma alışkanlığına girin (bu sadece bir elektronik tablo olsa bile).
Ne harcayacağınıza dair bir planınız olana kadar proje maliyetlerinizi yönetemezsiniz. Başlamak için bir proje bütçesi oluşturmak için bunu okuyun.
Takım Çalışması
Proje ekibi büyük olasılıkla sizin için çalışmayacaktır, bu nedenle takım oluşturma, başarılı proje yöneticilerinin alışkanlıklarının bir parçasıdır?
Çünkü onların birlikte etkili bir şekilde çalışmasına ihtiyaç duyuyorsunuz ve projeye katılan bireylere, birbirlerine güvendikleri bir noktaya hızla gelmeniz gerekiyor. Bunu takım oluştururken anladın.
Takımınızın dağıldığı durumlara dikkat edin. Özellikle zorbalık davranışları kabul edilemez.
İşlemleri Anlama
Oldukça başarılı proje yöneticilerinin altıncı alışkanlıkları, kendi kontrol alanları içinde var olan süreçleri anlamalarıdır.
Bu, hangi iş prosedürlerinin takip edilmesi gerektiğini bilmeleri anlamına gelir. Bir iş vakasının nasıl yazılacağını öğrenmek için zaman harcamazlar çünkü bunun için bir prosedür olduğunu biliyorlar ve adımları izleyebilirler.
En başarılı proje yöneticileri işlemek için bir köle değildir. Yapacak doğru şeyin süreci takip etmek olduğunu bilirler. Görevleri herkes için daha kolay hale getirmek için hafifçe düzeltmenin daha iyi olduğunu bilirler. Bunun bir örneği, bürokrasiyi küçük bir projeden, süreçleri buna göre şekillendirerek kaldırmaktır.
Zamanlamayı Güncelleme
Proje çizelgeleri şansa bırakılmamalı ve en başarılı proje yöneticileri düzenli olarak kendi programlarını doğruluğunu kontrol etmek ve güncellemek için bir alışkanlık haline getirecektir.
Projenizin ilerlemesini takip etmenin birçok yolu var, ama en önemlisi bunu yapman! Eğer bu alışkanlığı kendiniz yapmaya çalışıyorsanız, haftada bir kez kendiniz ve programınız ile günlüğünüzde kısa bir toplantı yapın. Her hafta aynı zamanı kullanın ve nerede olduğunuzu ve nerede olmanız gerektiğini incelemek için 30 dakika sürün. Gerekli değişiklikleri yapın, ekibi anlatın ve proje ile devam edin.
Not: Program değişiklikleriniz projenin bitiş tarihinde veya büyük kilometre taşları için teslimat tarihinde bir etkiye sahipse, sponsorunuzla konuşun. Resmi bir onay sürecinden geçmeden, temel planınızın temelini değiştirmemelisiniz.
Proje Riskini Yönetmek
Risk kaydınıza neyin dahil edileceğini bilmek bir şeydir, fakat alışkanlıkla gözden geçirir ve ortaya çıkan riskler üzerinde hareket etmek farklı bir şeydir.
Projenin başlangıcını riskleri tanımlamak ve sonra tekrar düşünmemek için kullanmak yeterli değildir. Risk yönetiminin proje alışkanlıklarınızın bir parçası olması gerekir, çünkü o olmadan bu risklerin sorunlara dönüştüğünü ve sizin için sorun yarattığını göreceksiniz.
Standart işlemlerin yapıldığı ve risk gözden geçirmesi için düzenli bir yer ayırdığı başka bir alandır. Ekip toplantılarınızın bir parçası olarak ekleyebilirsiniz. Riskleri ekibinizle gözden geçirme, artık bir tehdit oluşturmayan ve azaltma isteğinizle ilgili planlar planlamanızı alışkanlık haline getirin.
Izleme süresi
Proje yöneticileri proje zaman yönetimi hakkında çok şey bilir, ancak bu planlama ve planlama alanında olma eğilimindedir. Konuştuğumuz şey, daha düzenli, günlük bazda zaman takibi. Zaman çizelgeleri hakkında konuşuyoruz.
Proje ekipleri genellikle, daha önce yapmadıkları zamanlar için zaman çizelgeleri kullanmaya istekli değiller. Birçok proje yönetimi yazılımı aracında ürüne özgü zaman takibi vardır. Bu, anahtarı bir ekip olarak zaman takibine sokmayı kolaylaştırır.
Ekibinizin zamanını takip edip etmediğiniz (hangisi tavsiye edilir), kendi zamanınızın bir günde nereye gittiğini bilmeniz önemlidir. Zamanını nasıl harcadığına dair bir not tutmak için bir alışkanlık yapmalısın. En yüksek öncelikli proje görevlerinde zaman geçirip geçirmediğinizi anlamanıza yardımcı olacaktır. Sen olduğunu düşünebilirsin, ama sen? Zaman çizelgesi veya bir formun zaman kaydı, bir not defteri üzerinde sadece bir saatlik kayıt olsa bile, yardımcı olacaktır.
İş Değişim Teslimi
Son olarak, proje yöneticilerini en başarılı kılan alışkanlık, proje çıktılarını iş sonuçlarına eşitleme yetenekleridir. Projeniz şirket için şaşırtıcı bir şey elde etmek için tasarlandı ve bunu yaptınız. Harika.
Ancak, kullanıcılar ürününüzü kullanmazsa ya da yazılım hızlı bir şekilde güncelliğini yitirirse ya da müşterileriniz olduğu kadar şaşırmazlarsa, projeniz zaman kaybıdır.
En başarılı proje ekipleri, hangi iş sonuçlarını hedeflediklerini bildiğinden emin olurlar. Bu iş değişimini sürdürülebilir bir şekilde sunan bir çözüm üretiyorlar. Proje bittiğinde teslim ettikleri şey tamamen kullanılır ve tamamen müşteri tarafından benimsenir. Bu bir başarıdır çünkü başlangıçtan itibaren bir başarı olarak inşa edilmiştir.
İş hedeflerini anlamak, müşteriler ve paydaşlar üzerinde etki yaratmak isteyen herhangi bir proje yöneticisi için önemli bir kriterdir. Bir değeri teslim ettiğinizi gösterebilirseniz, sahip olduğunuz etkiyi ve şirkete getirdiğiniz değeri göstermek kolaydır.
Paydaşlarınıza ne gibi bir ticari değer beklediklerini ve projenizin onlar için ne getiriyorsa onu nasıl kullanmak istediklerini sorma alışkanlığı haline getirin. Başarıyı nasıl tanımladıkları hakkında konuşun. Her projenin başlangıcında bunu tekrarlanabilir bir sürece dönüştürebilirsiniz.
Başarı için kaç alışkanlık var?
Listeyi okurken, bu alışkanlıklardan kaç tane var? Muhtemelen bugün yaptığınız şeyler ve düzenli olarak yapmak için daha fazla çaba göstermeniz gerektiğini bildiğiniz diğer şeyler vardır. İyi haber şu ki, bunu yapmaya kararlıysan yeni bir alışkanlık yaratmak nispeten kolaydır. Yakında bu şeyler ikinci doğa olacak ve şirketinizdeki en başarılı proje yöneticilerinden biri olmanın yolu olacak.
Hangileri üzerinde çalışmaya başlayacak ve haftalık rutininizi inşa edeceksiniz?
Daha fazla okuma
Charles Duhig tarafından Habitin Gücünü okumanızı tavsiye ederim.