Proje Çalışmasını ve Her Zamanki İşi Ayırt Etmenin 5 Yolu
Ekiplerle insanlarla konuştuğumda, genellikle bir proje üzerinde çalışıp çalışmadıklarından ya da normal bir iş olarak bir iş yapıp yapmadıklarından emin olmadıklarını söylerler. Her iki rol de bir organizasyonda gereklidir ve eşit derecede geçerli olmakla birlikte, ne yaptığınızı anlamanıza yardımcı olabilir, böylece kuruluşun geneline nerede uyduğunu daha iyi görebilirsiniz.
Farkı temizleyelim, böylece bir projenin ne olduğuna ve her zamanki gibi işin bir parçası olduğuna emin olursunuz. Proje çalışması ve iş arasında olağan çalışma olarak beş temel fark vardır. Sıklıkla BAU olarak kısaltılmış olan 'işi her zamanki gibi' görürsünüz.
Projeler İşletmeyi Değiştirir; BAU Değişimi Belirliyor
İlk olarak, değişikliğin nasıl ele alınacağı konusunda bir fark var.
Her zamanki operasyonlar gibi iş dünyasını yönetir. Işıkları açık tutuyorlar. Müşterilere hizmet ediyorlar ve hedeflere ulaşıyorlar. BAU ekipleri, mevcut iş süreçlerinin ne zaman işe yaradığını ve artık amaca uygun olmadıklarını bilen ilk kişilerdir. Bu olduğunda, BAU ekipleri değişim ihtiyacını belirleyen kişilerdir.
Stratejik incelemenin bir parçası olarak bir yönetici, bu bölüm veya iş biriminin hedeflerine ulaşması için hangi değişikliklerin yapılması gerektiğini önerebilir. Ya da, bir departmandaki parlak kıvılcım, bir çalışan önerisi şemasıyla değişim için bir öneri ortaya koyabilir.
Yelpazenin diğer ucunda, bölüm yöneticilerinin yıl boyunca hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmak için gereken değişiklikleri sunmak için üst düzey bir yönetici tarafından üretilen tam bir iş davası olabilir.
Sadece iş süreçlerini kolaylaştırmak değil. BAU rollerinde çalışanlar, düzenleme çerçevesindeki değişiklikler veya kuruluşun rekabetçi durumunun bir parçası olarak değişimin çok önemli olduğunu fark edebilirler.
Frontline personeli stratejiyi sunmak için çalışıyor ve oraya ulaşmak için farklı olmak istediklerini biliyorlar.
Projeler, bu değişikliğin uygulanmasına yönelik mekanizmadır. Projeler, proje yönetimini kullanarak BAU fonksiyonları arasında ve aracılığıyla değişim sağlar. Hangi proje yönetiminin daha ileri olduğunu açıklayacağız. Proje organizasyonu, BAU takımlarının belirlediği değişikliği sağlamaya çalışır. Bu, normalde bir iş davası ve üst düzey yönetim onayı olan bir proje onay sürecinden geçtikten sonra gerçekleşir.
Bu, bir proje rolündeki insanların hiçbir zaman iş pratiğine yönelik iyileştirmeler öneremediklerini, ancak proje rollerinin bir parçası olarak değil, bir çalışan olarak rollerini yerine getireceklerini söylemez.
“İş değiştirmek, işi yönetmek” olarak da özetlenen bu bölüm, projelerin sonunda da fark edilir. Bir projenin uyguladığı değişiklik, bir çıktı elde etmektir. Bu yeni bir yazılım parçası, bina, yeni bir servis ya da başka bir şey olabilir. BAU ekibi bunu almaktan ve iş faydaları sağlamak için iyi bir şekilde kullanmasından sorumludur. Diğer bir deyişle, proje fayda elde etme kabiliyeti sunar ve BAU operasyonları faydaları elde etme kabiliyetini kullanır.
Projeler Risk Yönetimi; BAU Azaltıcı Risk
Her zamanki fonksiyonların etkili olması için, BAU ekiplerinin tüm operasyon risklerini azaltmaya çalıştıklarını göreceksiniz. Daha iyi organizasyonel istikrar ve tekrarlanabilir süreçler için iş dışı belirsizliği almak iyi bir şeydir.
Benzersiz ve belirsiz olma doğası gereği, projeler bir risk unsuru gerektirir. Şirket, sadece bir proje yaparak bilinmeyene bir adım atıyor, çünkü değişim getiriyor ve daha önce olmayan bir şeyi sunuyor.
Bu nedenle proje ekipleri, riskleri kurumun BAU tarafına farklı bir şekilde yaklaşmaktadır. Proje yöneticileri, en iyi sonuçları almak için hem olumlu hem de olumsuz olan riski yönetmeyi amaçlamaktadır. Bu, gerçekleşme olasılığını sınırlamaya çalışmak için riski azaltmayı içerebilir, ancak diğer risk yönetimi stratejilerini de içerir.
Bir projedeki riski ortadan kaldırmanız pek olası değildir, ancak BAU çalışmanız için iyi operasyonel nedenlerden ötürü bunu yapabileceksiniz.
Projeler Zamana Bağlı; BAU Devam Ediyor
Projelerin başlangıç, orta ve sonu var. Bu proje yaşam döngüsü . Aslında, bir projenin en belirleyici özelliği, bitirmesidir. Proje yöneticisi ve proje ekibi bu süre zarfında projede çalışır. Daha sonra takım, geçiş ve kapanış aşamasında uçtan uca dağıldı.
BAU durmuyor. Tabii ki, bir işlevi kapatmak veya iş için artık gerekli değilse bir süreci durdurabilirsiniz - bu bir proje olarak yönetilebilirdi !. Bir BAU işlevi, öngörülebilir bir bitiş tarihi olmayan devam eden çalışma üretir.
Projeler Kapitalize Edilebilir; BAU Sık Olmaz
Projeler aktifleştirilebilir ve genellikle BAU olamaz - her zamanki işiniz olarak devam eden işlerinizin işletme giderlerine güvenirsiniz. Diğer bir deyişle, projeler ve “diğer” görevler için muhasebe uygulamaları farklıdır.
Proje finansmanı çoğu zaman bir varlığın hizmete sunulmasıyla ilgilidir, bu da maliyetlerin aktifleştirilmesi anlamına gelir. Bazı durumlarda, dünyada nerede olduğunuza ve yerel muhasebe düzenlemelerine bağlı olarak, proje maliyetlerini hatta çizginin altına çekebilirsiniz.
BAU maliyetleri normal olarak işletme (işletme giderleri) olarak kabul edilir ve şirketin kar ve zarar hesaplarında izlenir.
Genel olarak proje finansmanı ve işletme finansmanı çok özel bir alan olduğundan, kuruluşunuzda neyin aktifleştirilmesi gerekip gerekmediği konusunda herhangi bir karar vermeden önce Finans uzmanlarından tavsiye almak her zaman en iyisidir. Muhasebe kuralları ülkeden ülkeye, organizasyondan organizasyona, bireysel işletmelerin belirli süreçlere ve bir şeyler yapma yollarına sahip olduğu ülkelerden farklıdır.
Şüpheniz varsa, daima kontrol edin!
Projeler Çapraz Fonksiyonel Ekipleri İçerir; BAU İşlevsel Ekipleri İçerir
Son olarak, proje ekiplerinin makyajında büyük bir fark var. Projeler, belirli bir çıktı elde etmek için bir araya getirilen çok disiplinli uzman ekiplerini dahil etme eğilimindedir. Bir proje ekibini nasıl motive edeceğimizi bilmek önemlidir çünkü bazen projeler hedefe ulaşmadan herkesle başlar. İnsanlar üzerinde çalıştıkları hakkında net bir anlayışa sahip değilse, en iyi işlerini yapmamaya eğilimlidirler.
Proje ekipleri belirli rolleri dolduran kişilerden oluşur. Bunlar iş unvanları değil, projenin içindeki sorumluluklar ile ilgili pozisyonlardır. Proje ekibindeki ana roller şunlardır:
- Proje sponsoru
- Proje Müdürü
- Kıdemli Tedarikçi (IT veya bir dış yüklenici veya satıcı gibi dahili bir ekip olabilecek işi yapmaktan sorumlu kuruluş)
- Müşteri (bu, farklı bir departman yöneticisi veya bir müşteri hizmetleri kuruluşunda, projeyi teslim ettiğiniz müşteri gibi bir dahili müşteri olabilir)
- Konu Materyal Uzmanları (ekibin projeye veya projenin başarısına katkıda bulunmak için uzmanlıklarını kullanan bir parçası için getirilen kişiler).
Proje ekibindeki roller hakkında daha fazla bilgi edinin.
Diğer taraftan BAU çalışması, fonksiyonel ekipler tarafından yönetilmektedir. Onlar kendi uzmanlarıdırlar, fakat bir bölüm olarak gruplandırılırlar ve normalde diğer departmanlarda proje ekiplerine göre daha az çapraz-örtüşen çakışmalar yaparlar.
Normalde, üzerinde çalışacakları şeyleri ve takım için hedefleri çok açık. Bölümün şirkette oynadığı rol için net hedefler ve vizyona sahip olacaklar. Bir örnek, daha büyük bir müşteri hizmetleri bölümünün bir parçası olarak, müşterilerden ürününüzle ilgili çağrıları ve e-postaları ele alan bir müşteri hizmetleri ekibi olabilir.
Bu karmaşık: üst üste var. Örneğin, bu müşteri çağrı merkezindeki bir ekip lideri kendi alanlarında uzman. Bir çalışma paketini yönetmek için bir proje ekibine ve müşteri iletişimiyle ilgili bir projenin bir kısmını teslim etmekle ilgili kaynaklara yönlendirilebilirler. Ancak proje çalışmalarında, Müşteri Hizmetleri Ekip Lideri değil, Konu Başlığı Uzmanı rolünü alıyorlar. Bir proje ekibi üyesi olarak, proje bütçesinden sorumlu olacaklar ve son hedeflere ulaşmak için işin nasıl yürütüldüğüne dair yüksek derecede takdir yetkisine sahip olacaklar. BAU rollerinde buna sahip olmayabilirler.
BAU ve Projeler Arası Çatışma
Proje çalışması ve BAU çalışmaları birbiriyle güzelce oturabilir, ancak sık sık bir gerilim yoktur. Projelerin statükoyu değiştirmeye çalışması nedeniyle olur. Statükolar gayet iyi çalışıyor ve insanlar, çoğunlukla, değişim gibi değil, o yüzden orada her zaman biraz gerginlik olacak.
İkincisi, insanlardan proje ekibinize katılmalarını istemeniz halinde, bir sadakat çatışması yaşayabilirler. İlk sorumlulukları gündelik işlerine mi yoksa projeye mi? Açık hedefler ve yönetimden projeye güçlü bir bağlılık, iletişim hatlarının açık tutulmasının yanı sıra, şirketin ve takım önceliklerinin ne olması gerektiğini bilmelerini sağlayacak şekilde burada yardımcı olabilir.
Üçüncüsü, işi sürdürmek her zaman önceliklidir. Finansman kesimlerini görebilecek proje ekipleri için bir anlamı vardır, temel kaynaklar BAU rollerine geri çekilir ve zaman çizelgelerini geciktirir, çünkü organizasyonun günlük operasyonlarını sürdürmekle uğraşmak, odaklanmaktır.
Proje yöneticileri bundan rahatsız olabilirler ama her zaman böyle olacak ve olması gerektiği gibi. Bu arada şirket büstü geçtiyse ve inşa ettiğin şeyi kullanmak için kimse kalmadıysa fantastik bir projeyi sunmanın bir anlamı yok!
Bu yönergeleri göz önünde bulundurarak, projeler veya BAU veya her ikisi üzerinde çalışıyor olup olmadığını görmek kolay olmalıdır.