Proje Denetimi Nasıl Yapılır?
Bir proje denetimi normalde resmi bir alıştırmadır.
Resmi olmayan eşdeğer normalde akran değerlendirmesi olarak adlandırılır. Burada bir meslektaşınız projenizi ve ilgili belgeleri inceler ve nerede biraz daha fazla zaman geçirmeniz gerektiği konusunda size geri bildirim sağlar.
Proje denetimleri, genellikle tanımlanmış bir dizi soruya sahip olmaları ve bu tür bir şeyi düzenli olarak yapan bir kişi tarafından gerçekleştirilmesi biçiminde resmidir.
Proje Denetimlerini Kim Yapar?
Proje denetiminizi yapan kişi, başka bir proje yöneticisi (muhtemelen proje yürütme konusunda büyük deneyime sahip biri) olabilir, ancak Proje Ofisi'nden sık sık denetimler gerçekleştiren bir kişi olması daha olasıdır.
Kendilerini tarafsız olarak değerlendirebilecek bir kişi olacak, bu yüzden müdürünüz veya proje sponsorunuz olmayacaktır. Projenin büyüklüğüne bağlı olarak, bir takım bile olabilir.
Proje Denetimi Nasıl Hazırlanır?
Düzenlenecek ilk ve ana şey, denetçinin gözden geçirmesi için proje belgelerinizin kopyalarını almaktır.
Bir proje koordinatörünüz varsa , bir paket (tercihen elektronik) paketi bir araya getirmelerini isteyin. Tüm bilgilerinizin kolayca erişilebilir olması gerekir, ancak bu adımı atsanız bile, bu adım biraz zaman alabilir. En azından, proje planına , risk günlüğüne , sorun günlüğüne, bütçeye ve denetçiye ait programa sahip olduğunuzdan emin olun.
Kim Dahil Olmalı?
Bu, denetçinin bakmak istediği şeylere bağlıdır. Siz, proje yöneticisi olarak, onlarla biraz zaman geçirmeniz gerekecek. Denetçi ile sohbet etmek için ekip üyelerinizi de aramaya bekliyoruz.
Denetim ile ilgili görevlerde ne kadar uzun süre çalıştıklarını, proje çalışmaları için daha az zaman harcadıklarını ve bu nedenle bazı faaliyetleri yeniden planlamanız ve denetim döneminde daha yavaş çalışmanız gerektiğini unutmayın.
Proje Denetimi Ne Kadar Sürer?
Proje denetimi için sabit bir süre yoktur. Büyük projelerde, çok daha uzun sürecek. Küçük projelerde denetçi birkaç saat içinde yapılabilir. Projenizin denetleneceğini bildiğiniz anda, denetim ekibinize iş alma sürelerini ne kadar beklediklerini sorun.
Denetimin Ne Görünüyor?
Denetim, kalite hedeflerini vurma gibi belirli bir endişeden dolayı çağrılmışsa, o bölgeyi derinden araştırmasını bekler. Rutin bir denetim, proje yönetiminin farklı alanlarına ve projenin üzerinde çalıştığı çıktılara geniş bir şekilde bakacaktır. Projenizin zamanını, maliyetini ve kalitesini ve paydaş katılımını kapsayacaktır.
Denetimin amacı, projenin amaçlarını yerine getirip getirmeyeceğini tespit etmektir.
Denetçi, mevcut performansa dayalı olarak projenin bu hedefleri vurmayacağını düşünürse, eylem önerilerini öne sürecektir.
Öneriler Ne Var olduğuna Bağlıdır
Denetçi raporundaki tavsiyeler, bulduklarına bağlı olacaktır. Onları kolayca benimsemenize izin verecek şekilde pozitif ve ifadeli olmalarını bekleyin. Pratik olmalılar.
Bir uçta, denetçi projenizin kapalı olmasını tavsiye edebilir, ancak bu, bu noktadan ileri gelen herhangi bir projenin, kuruluş için herhangi bir değer yaratma şansının olmadığını hissettiğinde gerçekleşebilirdi.
Proje denetiminize olumlu bir deneyim olarak bakın. Projenizin sorunlu olduğuna dair herhangi bir belirtiye erken uyarı vermeli ve deneyimli bir proje uzmanı ile çalışma fırsatı.
Önerilerini uygulamak sizi, ekibinizi ve projenizi daha başarılı hale getirmeli ve bu sadece iyi bir şey olabilir.