Proje Yöneticisinin Rolü
Proje yöneticileri…
Büyük Fikri Geliştirin
Proje yöneticisinin ilk işi büyük fikri geliştirmektir. Her zaman böyle olmamıştı. Uzun zaman önce proje yöneticilerinin tam bir iş fikri, muhtemelen tam bir iş davası almaları ve bunu icra edilebilecek bir proje planına dönüştürmeleri beklenmiyordu.
Bugün, proje yöneticisinin rolü bir şekilde evrimleşmiştir ve projeye daha önce ve daha önce dahil olmak için kendinizi “proje” haline gelmeden önce bulmanız muhtemeldir.
Projenin ilk resmi oluşturma fikrini ortaya çıkarmak ve mümkün olup olmadığını öğrenmek için proje sponsoruyla çalışacaksınız.
Takımı Birleştirin
Eğer büyük fikriniz mümkün kabul edilirse, bir sonraki adım, bu fikri gerçeğe dönüştürmek için çalışabilecek bir ekip oluşturmaktır. Proje ekibinde çeşitli rolleri yerine getirebilecek çok sayıda kişiye ihtiyacınız olacak.
İdeal olarak, her bir fonksiyonel alanda konu uzmanı arıyorsunuz, ancak kullanılabilirliği de dikkate almanız gerekiyor. Proje yöneticileri, bir ekipte istedikleri personeli her zaman alamazlar, çünkü bu uzmanlar diğer projelerle meşgul. Onların müsait olmasını bekleyemiyorsanız, müsait olan kişilerle çalışmanız gerekir.
Her zaman takımda yer alan herkese ihtiyacın olmayacak. Avukatlar veya basın mensupları gibi bazı fonksiyonel uzmanlar, sadece ilgili noktalarda takımlara katılmalıdır. Proje yönetimi ve kaynak yönetimi becerisinin bir parçası, görevlerinin gelip gelmediğini bilmenizi ve uzmanlık gerektirdiği anda projeyi hızlandırmak için onları hazırlamanızı sağlamanızdır.
Organize Olmak İçin Neler Oluyor?
Proje başlatma ve erken başlangıç aşamaları sırasında, tam olarak ne yapılması gerektiğini tanımlamak için ekibinizle birlikte çalışacaksınız. Bu, çalışma için net bir tanım oluşturmayı ve herkesin amaçları anladığından emin olmayı gerektirir.
Tüm bunları iş değeri ya da faydaları açısından ifade etmeye değer: başka bir deyişle, bu yeni işe başladığınızı açıklayın.
Takım Kurşun
Artık ekibinizi bir araya getirdiniz ve hepiniz birlikte neleri başarmak zorunda olduğunuzu biliyorsunuz, bu, tüm ekibin bunu başarmak için birlikte çalışmasını sağlamak için proje yöneticisinin işi.
Göründüğünden daha zor! Bir takımın başarılı bir şekilde yönetilmesi anlaşmazlıkların, çatışmaların ve iletişimin her zaman üstesinden gelmenin zorluklarını müzakere etmek anlamına gelir. Zaman zor olsa bile ekibinizi harika bir iş çıkarmaya motive etmeniz gerekiyor. Ayrıca, doğrudan sizin için çalışmazlarsa bile, projede çalışan kişileri koçluk, eğitim, danışmanlık ve geliştirmeyi de içerir. Bu, genellikle projeler üzerinde unutulan bir ek yüktür, ancak insanların en iyi işlerini yapmaya saygı duyulduklarını ve teşvik ettiklerini hissettiklerinde daha iyi performans gösterdiğini unutmayın. Projenizi insanların büyüdüğü ve yeni beceriler geliştirdiği bir yer haline getirebilirseniz, o zaman insanlar sizinle çalışmak isteyecektir.
Ekip lideri, aynı zamanda takım üzerinde işbirliğini kurma ve yönetmeyi de içerir. Bu, çevrimiçi proje yönetimi araçları veya yüz yüze ekip toplantıları veya aralarında bir şey olabilir. İşbirliği ve 'takım' duygusu oluşturmak, proje kaynaklarınızın, aniden ortaya çıktığı bir son tarih gibi, çatışma veya zor zamanlar olduğunda başa çıkmasına yardımcı olacaktır.
Parayı Yönetmek
Projeler paraya mal olur ve bir proje bütçesi oluşturabilmek , proje yöneticisi için önemli bir beceridir. Ancak, rolünüz orada bitmiyor. Parayı yönetmeniz ve ileriye dönük projedeki maliyetleri kontrol edebilmeniz gerekir.
Bunu şununla yapabilirsiniz:
- Gerekli tüm proje görevlerini ve kaynaklarını kapsayan tahminler geliştirmek.
- Kapsamlı ve eksiksiz olduklarından emin olmak için konu uzmanlarınızla birlikte çalışın.
- Bir proje bütçesi oluşturmak için tahminlerinizi kullanma.
- Bütçenizi kullanarak proje sponsorunu açıklar ve projenin ne kadar tutacağını belirtebilir.
Daha sonra, proje boyunca, maliyetlerinizi doğru maliyet kontrolü ile yönetebilirsiniz. Bu, gerçek hayatta harcadığınız şeyleri, bir araya getirdiğiniz tahminlere ve proje bütçesine karşılaştırmayı içerir. İnşallah çok uzak değiller, ama çok fazla veya yanlış tahmin yapmak için bir eğilim fark ederseniz, herhangi bir şansla düzeltmek için yeterince erken olacaksınız. Sadece fark ettiğiniz şeyi düzeltebilirsiniz, bu yüzden iyi maliyet kontrolü önemlidir.
Uzman ipucu: İyi maliyet kontrolü, sadece takip harcamalarından daha fazlasını içerir. Ayrıca projede yapılan iş miktarını da izlemelisiniz. Bu, projenin araçlarının ötesinde harcama yapıp yapmadığına dair bir bakış açısı sağlayan tamamlanmış para ve görevlerin birleşimidir.
Karar vermek
Tek bir şeyi açıklığa kavuşturalım: Proje sponsoru dev kararlar için alınırken, proje yöneticisi sizsiniz ve proje üzerinde alınan kararların çoğundan sorumludur. Büyük olanları bile. Karar vermediğinizde bile, sponsorun alması gereken karar için bir öneride bulunacaksınız, çünkü tüm ayrıntılar sizde var ve bunu göz önünde bulundurarak yaşça zaman geçirdiniz. söyledi.
Paydaşların Katılımı
Uzun zaman önce, proje yönetimi literatürü 'paydaş yönetimi' hakkında konuştu. Bugün, bir paydaşı 'yönetemeyeceğiniz' kabul edildi. Bu naif ve bunu öne sürmek için biraz hakaret ediyor, bu yüzden onları 'çekici' hakkında konuşuyoruz.
Pratik anlamda, ilgili araçlar değişmedi - bu sadece farklı bir retorik ve tutum. Hala paydaşların projede kim olduğunu ve yaptığınız işe göre güçlü ya da etkili olduklarını belirtebilirsiniz. Bir iletişim planı geliştirin ve uygulamaya koyun.
Paydaş katılımı, gelmekte olan değişiklikleri anladıklarından emin olmak için projeden etkilenen kişilerle çalışmak anlamına gelir.
Sonraki okuyun: Zor paydaşlarla uğraşmak (çünkü herkes ile çalışmak kolay olmayacaktır).
Projenin Amaçlarını Sunun
Bunu ekibinizin katılımı ile yapacaksınız ve şu ana kadar yapılan çalışmaların hepsi bu.
Ne vaat ettiğinize etkili bir şekilde ulaşabilmeniz, bunun ne olması gerektiği konusunda çok net olmaya dayanıyor. Önemli başarı faktörlerini ve yapmaya karar verdiğiniz şeyi gerçekleştirip gerçekleştirmediğinizi değerlendirmek için kullanılacak önlemleri belgelemeniz gerekecektir.
Bu, projenin iş durumu veya proje başlatma belgesinde (veya her ikisinde de değişen ayrıntı düzeylerinde) belirtilmelidir. Bu nedenle, bu amaçların ne olduğunu görmek nispeten basit olmalıdır - bunları sağladığınızdan emin olmak daha az basittir.
İyi planlama, güçlü liderlik ve büyük resmi görebilmenin yanı sıra ayrıntılara da büyük ölçüde yardımcı olacaktır.
Aktarımı Canlı Olarak Yönetin
Projenin hedeflerini sunmak, proje yöneticisi olarak görevinizin sona ermesi değildir. Yürütme aşamasının sonundaki en önemli şey, ileriye dönük projeyi yönetecek olan ekibin net ve eksiksiz bir şekilde teslim edilmesini sağlamaktır.
İyi bir aktarım, geri adım atabileceğiniz anlamına gelir. Artık proje ile ilgili 'git' kişisi olmayacaksınız ve iş ekibinin kendilerine sunduğunuz şeylerin en iyisini yapabildiğini bilerek bir sonraki projenize geçebileceksiniz.
Bilgiyi Paylaş
'Alınan dersler', gelecekte başka girişimlerde kullanılabilecek proje aracılığıyla öğrendiklerimizi nasıl tanımladığımızdır. Proje yöneticisi, projenin sonunda öğrenilen bir dersi almalıdır. Bu, takımın büyümesine yardımcı olur ve organizasyonel bilgiyi korur. Başka bir deyişle, aynı hataları tekrar yapan şirketi durdurur.
Yani bir proje yöneticisi tüm gün bunu yapıyor. Asıl Yapılacaklar listeniz bu listeden biraz farklı görünebilir, ancak esasen buradaki tüm görevler proje yöneticisi olmanın bu unsurlarına katkıda bulunacaktır. Geniş kapsamlı ve zorlu bir iş ama aynı zamanda çeşitli ve mükemmel bir kariyer tercihi!