Okunan E-postaları Hazırlama İpuçları
İş aramanız sırasında, büyük olasılıkla, kapak mektupları , teşekkür notları ve iş arama ile ilgili bağlantılara gönderilen mesajlar gibi birçok e-posta gönderirsiniz.
Bu e-postalarda, utanç verici hatalar yapmaktan kaçınmak isteyeceksiniz (örneğin birinin adını yanlış yazarken). Ayrıca yanıt alan notlar yazdığınızdan emin olmak istersiniz. E-posta görgü kuralları hakkında bilgi edinmek için, bir tebrik nasıl yapıldığına dair tavsiyelerle birlikte okuyun.
Profesyonel Bir Tebrik ile E-postanıza Başlayın
Konu satırınızda netlik için çalışın. "Toplantı süresi değişti" veya "teklifinizle ilgili hızlı sorgulama" gibi e-postanızın amacını tanımlayan doğrudan bir şey seçin. Niyeti almak için e-postayı açmak için okumayı cazip hale getirmeye çalışan "Seni bilgilendirmem gerek ..." gibi bir teaser ile bir havuç sarkıtmaktan kaçının.
Kişiler genellikle konu satırına dayalı bir e-posta açıp açmamaya karar verirler, bu yüzden amacınızı açıkça belirten birini seçin.
Profesyonel bir tebrik kullanın. Koşullar ve alıcı için uygun bir selamlama ekleyin. Düzenli bir mektupta kullanılmayan bir e-postada kabul edilen ve her ikisi için kullanılan selamlar selamlama vardır.
Yazdığınız kişiyi ne kadar iyi tanıdığınıza ve yazdığınız mesajın türüne göre bir karşılama seçin. Örneğin, tanıdığınız birisini yazıyorsanız, "Merhaba Jim" uygundur. Bir iş başvurusu yaparken veya bir iş mektubu yazarken “Sayın Bay / Bayan Smith” uygun olacaktır.
Çok gayri resmi ve genellikle işyerinde kullanılmayan "hey" ile bir e-posta açmaktan kaçının.
Ayrıca e-postanızın doğası rahat olsa bile "Merhaba millet" veya "Merhaba çocuklar" dan da utangaç.
Kullanılacak selamlama örnekleri :
- Sevgili Ad Soyad (Bu, yazdığınız kişinin cinsiyetini bilmiyorsanız iyi çalışır)
- Sevgili İsim (bildiğiniz birini e-postayla gönderirken)
- Merhaba Adınız (Tanıdığınız birisine e-posta gönderirken )
- Sayın Bay / Bayan Soyadı
- Sayın Bay / Bayan İsim soyisim
- Sayın Dr.
- İlgili makama
- Sayın İnsan Kaynakları Müdürü
- Sevgili İşe Alma Müdürü
Son e-posta adresini ekle. Bir e-postayı iptal etme seçeneğiniz yoksa, hızlı bir tetik parmağınız varsa, adresi en son ekleyin. Alıcının adını, yalnızca e-postanın kullanıma hazır olduğundan emin olduğunuzda ekleyin.
Eski "Tümünü yanıtla" hatalarından kaçının. Tümünü Yanıtla düğmesine basarken tetik parmağınızı izleyin. Listedeki herkesin söyleyeceklerinizi okumak zorunda olup olmadığını düşünün. Ayrıca zincirdeki eski e-postaların dikkatli olmasına dikkat edin, belki de Tümünü Yanıtla listesindeki bir kişinin görmesini istemezsiniz.
Mizah üzerinde kolay git. Bir e-postada mizahı ayırt etmek zor olabilir çünkü zil sesi mutlaka parlamaz. Vücudun dili, yüz ifadesi veya ritmi olmadan, mizah düz düşebilir veya istemeden bir okuyucuya hakaret edebilir. Güvenli oyna ve bırak.
Tashih! İnsanların yazım hatalarını yazarak e-postaları yanlış yazacağını veya telefonunuzda yazıyorsanız hataların beklendiğini düşünmeyin. E-postanızdaki hatalardan, özellikle de yaygın olmalarından dolayı, sert bir şekilde yargılanabilirsiniz. Genellikle sizin için yanlış kelimeyi seçebilen bir yazım denetçisine güvenmeyin - e-postalarınızı tıpkı önemli bir belge gibi düzenleyin.
Özellikle, her zaman insanların isimlerinin doğru yazıldığını kontrol edin ve tekrar kontrol edin.
Emojiyi veya ifadeleri kullanmayın. Daha fazla, e-posta mesajları metin mesajlarına benzemeye geliyor. İşyerinde mesajlar bazen "thumbs-up" emoji veya gülen yüzler içeriyor. Daha yaygın hale gelmelerine rağmen, resmi yazışmalarda emoji ve ifadelerden kaçının. (İpucu: E-postayla selamlama son bir isim kullanıyorsa, emojiyi ve ifadeleri bırakmanız gereken kesin bir işarettir.)
E-postanın sonsuza kadar sürdüğünü unutmayın. Kişisel veya gizli bir şeyi e-posta göndermeden önce iki kez düşünün, birini e-postayla kovun, birini küçümsemek veya öfke ile cevap vermek.
Bu tür etkileşimler şahsen daha iyi yapılabilir. Yirmi dört saatlik kural iyi. Mesajı göndermeniz gerekip gerekmediğinden emin değilseniz, karar vermek için ertesi güne kadar bekleyin. Başka bir iyi kural: Bir e-postada, herkese açık olarak paylaşmaya istekli olmayacağınız bir şey yazma (bir biriktirme, söyleme veya sosyal medyada).
E-posta Yazma ve Gönderme Hakkında Daha Fazla Bilgi: İş Arayanlar İçin E-posta Etiketi İpuçları | Mektup Saldırıları ve Selamlar