Bir kaç soru aklınızdan geçiyor:
- Nasıl başlarım?
- Projeyi başlatmadan kapanmaya kadar taşımak için gerekli adımlar nelerdir?
- Yüksek performanslı bir proje ekibini nasıl kurabilirim ?
- Bu süreçte kim yardım isterim? Bir yönetici sponsoru var mı?
Bu gönderi, kuruluşa özgü bir etkinlik için yeni bir projeye , komiteye veya takım girişimine liderlik eden herkese yardımcı olmaya odaklanmıştır. Bir tatil partisi düzenliyor veya yeni ürün geliştirme girişimleri düzenliyor olsanız da, proje yönetiminin araçları ve süreçleri başarı olasılığınızı çok daha fazla artırıyor.
Öncelikle proje sürecinin 5 aşamasını anlayın:
5 aşamanın her biri hakkında daha fazla bilgi okumaya teşvik ederken, onların olduklarını bilin:
- Başlatma: projeyi başlatmak .
- Planlama: projenin tüm çalışmalarını planlamak.
- Yürütme: aslında işi gerçekleştirir.
- Yönetme ve kontrol etme: proje süresince ilerlemeyi izlemek için yaptığınız tüm işler.
- Kapanış: projeyi tamamlamak ve teslim etmek ve takımı ertelemek.
Bu adımlar her proje için aynıdır.
Proje Acentesi için 13 Temel Adım:
- Kapsamı Tanımlayın: Herhangi bir projedeki ilk ve en önemli adım, projenin kapsamını tanımlamaktır . Neyi başarman ya da yaratman gerekiyor? Proje hedefi nedir? Eşit derecede önemli olan, projenizin kapsamına dahil olmayanları tanımlamaktır. Patronunuzdan yeterli tanım alamıyorsanız, kapsamı kendiniz açıklığa kavuşturun ve onay için üst kata geri gönderin. Örnek, iş konusundan biraz uzakta olsa da, hepimiz bir düğün resepsiyonuyla ilgili olabiliriz. Bir düğün resepsiyonu planlarken, kapsamınız olabilir: akşam yemeği, açık bar, düğün pastası ve belirli bir tarihte dans için canlı bir grup ile tamamlanmış 100 kişilik bir düğün resepsiyonu, 20.000 $ aşmayacak şekilde.
- Mevcut Kaynakları Belirleyin: Proje hedeflerine ulaşmak için hangi insanları, ekipmanı ve parayı kullanabileceksiniz? Bir proje yöneticisi olarak, genellikle bu kaynakların doğrudan kontrolü olmaz, ancak bunları matris yönetimi aracılığıyla yönetmeniz gerekir.
- Zaman Çizelgesi'ni Anlayın: Projenin ne zaman tamamlanması gerekiyor? Proje planınızı geliştirirken, proje süresince zamanınızı nasıl kullandığınız konusunda bazı esnekliklere sahip olabilirsiniz, ancak son tarihler genellikle düğün resepsiyonunda olduğu gibi sabittir. Planlamayı karşılamak için fazla mesai saatlerini kullanmaya karar verirseniz, bunu bütçenizin sınırlamalarına göre tartmanız gerekir.
- Proje Takımınızı Birleştirin: Ekibinizdeki insanları bir araya getirin ve bir diyalog başlatın. Onlar teknik uzmanlar. Bu yüzden onların fonksiyonel süpervizörü onları projeye atadı. Senin işin takımı yönetmek.
- Detayı Çalış, Bölüm 1: Projeyi tamamlamak için yaratılması gereken ana parçalar veya bileşenler nelerdir? Örneğin, bir düğün resepsiyonu yüksek düzeyde gerektirir: bir resepsiyon salonu, yiyecek, içecek, bir kek, misafirler ve eğlence. Elbette, bu daha büyük öğelerin her biri birçok ek öğeye ayrılabilir. Bir sonraki adım budur.
- Detayı Çalış, Bölüm 2: Yukarıdaki düğün örneğimizde, muhtemelen farklı bileşenlerden sorumlu bir takım veya kişi var. Her önemli öğeyi elde etmek için gerekli ayrıntıları hecelemek için ekip üyelerinizle çalışın. Gıdadan sorumlu kişi, seçenekleri, maliyet sınırlamalarını ve kapsamı gerçekleştirmeyi destekleyen seçimleri anlamalıdır . Daha büyük adımların her birinde küçük adımları listeleyin. Daha fazla ve daha ayrıntılı adımlara girdiğinizde, ne kadar seviyeye ulaşırsanız, projenizin boyutu ve karmaşıklığına bağlıdır.
- Bir Ön Plan Geliştirin: Tüm adımlarınızı bir plana ekleyin. Bunu yapmanın iyi bir yolu, hangi öğelerin diğer öğelerden önce gelmesi gerektiğini belirten bir öncelik tablosunu kullanmaktır. Resmi proje yönetimi uygulamaları, bir ağ diyagramı olarak adlandırılan ve kritik yolu tanımlayan gelişmeyi gerektirir. Bu, ihtiyaçlarınızın veya bilgi düzeyinizin ötesinde olsa da, asıl konu, faaliyetleri doğru sıraya göre sıralamak ve daha sonra kaynakları faaliyetlere ayırmaktır. Sorulacak sorular şunlardır: İlk olarak ne olur? Bir sonraki adım nedir? Farklı kaynaklarla aynı anda hangi adımlar atılabilir? Her adımı kim yapacak? Ne kadar sürer? Bu detayın çoğunu sizin için otomatik hale getirebilecek birçok mükemmel yazılım paketi var. Benzer konumlardaki diğer kişilere ne kullandığını sorun.
- Temel Planınızı Oluşturun: Ön planınızla ilgili olarak ekibinizden ve diğer tüm paydaşlardan geri bildirim alın. Zaman çizelgelerinizi ve çalışma zamanlarınızı projeye uygun zamana uyacak şekilde ayarlayın. Bir başlangıç planı oluşturmak için ön plana gerekli düzeltmeleri yapın.
- Proje Ayarlamaları Talep Etme: Bir projeye neredeyse hiç zaman yetecek kadar zaman, para ya da yetenek yoktur. İşiniz, insanların beklediğinden daha sınırlı kaynaklarla daha fazlasını yapmaktır. Ancak, çoğu zaman gerçekçi olmayan bir projeye genellikle sınırlar koyulur. Davanızı hazırlamanız ve patronunuza sunmanız ve bu gerçekçi olmayan sınırların değiştirilmesini talep etmeniz gerekiyor. Projenin başında değişiklik isteyin. İhtiyacınız olan değişiklikleri sormak zor olana kadar beklemeyin. Ancak, projenizde bir düğün varsa, birçok önemli değişiklik için başarılı olmayı beklemeyin!
- Planınızı Çalışın, Ama Öldürmeyin: Planı yapmak önemlidir, ancak plan değiştirilebilir. Her sabah işe gitmek için bir planın var. Bir kavşak bir kaza ile engellenirse, planınızı değiştirir ve farklı bir yoldan gidersiniz. Aynısını proje planlarınızla yapın. Onları gerektiği gibi değiştirin, ancak kapsamı ve kaynakları daima göz önünde bulundurun.
- Ekibinizin İlerlemesini İzleyin: Projenin başlangıcında çok az ilerleme kaydedeceksiniz, ancak daha sonra herkesin ne yaptığını izlemek için başlayacaksınız. Bu, sorunları çözmeden önce sorunları yakalamayı kolaylaştıracaktır.
- Herşeyi Belge: Kayıtları saklayın. Temel planınızı her değiştirdiğinizde, değişikliğin ne olduğunu ve neden gerekli olduğunu yazınız. Her defasında, projeye yeni bir gereksinim eklendiğinde, gereksinimin nereden geldiğini ve bunun için zaman çizelgesinin veya bütçesinin nasıl ayarlandığını yazınız. Her şeyi hatırlayamazsınız, bu yüzden onları not alın, böylece projenin sonunda gözden geçirin ve onlardan öğrenebilirsiniz.
- Herkesin Bilgilendirilmesini Sağlayın: Tüm proje paydaşlarını ilerlemeden haberdar edin. Her bir kilometre taşını tamamladığınızda başarılarını bilmelerini sağlayın, aynı zamanda onlara geldikleri anda sorunları bildirin. Ayrıca, ekibinizi bilgilendirin. Değişiklikler göz önünde bulundurulursa, ekibinize olabildiğince uzak gelmelerini söyleyin. Takımdaki herkesin, diğerlerinin yaptığını bildiğinden emin olun.
Alt çizgi
Bir proje girişimine öncülük etmek için resmi bir proje yöneticisi olmak zorunda değilsiniz. Bununla birlikte, proje yönetiminin araçlarını ve mantığını, hedeflerinizi açıklığa kavuşturmak, çalışmayı detaylandırmak, bir takım oluşturmak ve çalışmayı yürütmek ve izlemek için çalışmaya uygulamanız gerekir. En iyi başarı!