Resmi Projeler İzlenen Beş Aşamalı Süreci Takip Et
- Başlangıç: proje ekibi oluşumu, proje kiralama ve tekme.
- Planlama: Proje kapsamını kesinleştirmek, detaylı iş dökümü tanımlamak, riski değerlendirmek, kaynak gereksinimlerini belirlemek, programı tamamlamak ve fiili çalışmayı hazırlamak.
- Yürütme: Proje tanımı ve kapsamı için gerekli olan gerçek işi yapmak.
- İzleme ve Kontrol: yürütme aşamasında kaynakların ve bütçelerin gerçek yönetimi , raporlanması ve kontrolü.
- Proje Kapama: projenin teslim edilmesi, alınan derslerin değerlendirilmesi, proje ekibinin ertelenmesi.
Geleneksel Proje Akışı
Projenin büyüklüğünden bağımsız olarak, aşamalar arasındaki hareket aynıdır. Proje, proje yöneticisini tanımlayan ve projenin önemini tanımlayan bir tüzük ile başlatılmış veya başlatılmıştır.
Proje başlatıldıktan sonra planlama aşamasına geçer. Burada, çekirdek ve çalışma ekipleri, proje kapsamını gerçekleştirmek ve zaman, maliyetler, kaynaklar ve riskler için tahminler ve değerlendirmeler geliştirmek için tamamlanması gereken gerekli çalışmaları belirler.
Planlama aşamasından sonra, çalışma, öncül veya önceki faaliyetlerden ardıl faaliyetlere geçmek için gerekli tanımlanmış bir sırayla başlar ve gerçekleşir.
Proje bağımlılıkları bu aşamada önemli bir rol oynamaktadır.
Yürütme devam ederken proje yöneticisi ve ekip üyeleri, kritik yol faaliyetlerine vurgu yaparak genel projeyi raporlar ve denetler. Bu çalışma, yürütme aşaması tamamlanana ve proje müşteriye teslim edilene kadar devam eder.
Son aşama, proje kapanışı, teslimatı tamamlamayı, öğrenilen dersleri değerlendirmeyi ve proje ekibini ertelemeyi içerir, böylece üyeler bir sonraki inisiyatiflerine geçebilirler.
Çevik veya yinelemeli kalkınma tipi projeler için, planlama ve uygulama kısa spurts veya sprintlerde gerçekleşir ve aşamaları, proje müşterinin memnuniyetine kadar tamamlanır.
Her Aşama İçin Detaylı Açıklama
Başlangıç: Katı bir proje başlatma, projenizi yalnızca başarıya ulaştırmayacak, aynı zamanda gelecekteki tüm aşamalar için zemin hazırlayacaktır. Başlama aşamasında, proje ekibi üyelerini görevlendirir, genel proje hedefleri hakkında bilgilendirir ve projeyi verimli bir şekilde planlayabilmeniz için müşteriye veya proje sahibine olabildiğince çok soru sormalısınız. Projeyle ilgili ekip heyecanı oluşturmak ve proje planlamasını etkileyebilecek son dakika detaylarını toplamak için de harika bir zaman. Ek adımlar şunları içerir:
- Paydaş analizi
- Bir yönetici sponsoru atama
- Kiralama belgesi geliştirme ve iletişim
- Resmi başlangıç toplantısı
Planlama : Projeyi başlattıktan ve tüm ilgili bilgileri topladıktan sonra, projenizi planlamaya başlayacaksınız. Planlama aşaması, projenizin büyüklüğüne, ne kadar bilgi toplamanız gerektiğine ve takımınızın ne kadar büyük olduğuna bağlıdır.
Planlamanın nihai sonucu, herkesin atadığı görevleri takip edeceği net bir proje planı veya çizelgesi olmalıdır. Bir proje planlarken Microsoft Project veya Basecamp gibi bir proje planlama programının kullanılması son derece yararlıdır. Bu programlardan birine erişiminiz yoksa, ücretsiz proje planlama yazılımı için çevrimiçi bir genel arama yapın. Bir proje planlama programı kullanmak faydalı olsa da, her zaman gerekli değildir. Planınızı oluşturmak ve ekiple iletişim kurmak için Excel ve Word'ü kullanmak aynı derecede etkilidir. Planlama aşamasında belirli görevler şunlardır:
- Çeşitli paydaşlar için bir iletişim planı oluşturmak
- Detaylı bir iş dökümü yapısı geliştirmek.
- Kritik yolu belirleme.
- Proje planı üzerinde kaynakların çizilmesi ve proje bağımlılıkları ve kaynak kısıtlamalarına dayanarak işin sıralamasını iyileştirmek.
- Detaylı bir program geliştirmek.
- Risklerin değerlendirilmesi ve risk önceliklendirme ve azaltma planının geliştirilmesi.
Yürütme: Artık sağlam bir proje planına sahip olduğunuz için ekip, projeyi atanan görevlere karşı yürütmeye başlayabilir. Herkesin aslında işi yapmaya başladığı sahne. Herkesin projenin kendi bölümlerini yürütmeye başlamak için ihtiyaç duydukları şeylere sahip olduğundan emin olmak için, yürütme aşamasını resmi olarak toplantılarla resmen kovmak isteyeceksiniz. Ekibin doğru yolda başlamasının sağlanması, proje başarısının ayrılmaz bir parçası olduğundan, program ve iletişim planını açıkça belirtin.
Monitör ve Kontrol: Proje yürütme aşamasındayken, planlandığı gibi ilerlediğinden emin olmak için onu izlemeye ve kontrol etmeye başlayacaksınız. Bir projeyi izleyebileceğiniz ve kontrol edebileceğiniz çeşitli yollar vardır. Takım liderleri, günlük "stand-up" lar veya daha resmi haftalık durum toplantıları ile yapılan rahat check-in'ler etkilidir. Bu toplantılardan veya iletişim kanallarından çıkan bilgiler, geri bildirim döngüsünü ve sonuç olarak projede gerekli olan yeniden planlama ve ayarlamaları bilgilendirecektir. Bu aşamadaki ek önemli faaliyetler şunlardır:
Proje statüsüyle ilgili paydaş farkındalığını sağlamak için önceden kurulmuş iletişim planınıza bağlı kalın.
Çalışma takımlarını ve iş aktivitelerini kritik yol üzerinde izlemek.
Paralel veya hızlı bir şekilde aktivitelerin hızlı takibi veya tamamlanmasıyla program performansının iyileştirilmesi için fırsatların belirlenmesi, kaynak ekleyerek programın çökmesi.
Gerçek ve planlanan masrafların izlenmesi.
Bazı durumlarda, proje planı için kazanılan değerlerin izlenmesi, hesaplanması ve raporlanması.
Riskleri izlemek ve hafifletmek ve gerektiğinde risk planını hassaslaştırmak.
Proje Kapama: Projenizin tüm detayları ve görevleri müşteri veya proje sahibi tarafından eksiksiz ve onaylandıktan sonra; Sonunda projeni kapatabilirsin. Bir projenin kapanması, başlangıç, planlama ve yürütme kadar önemlidir. Tüm bilgileri projeden belgelemek ve gerektiğinde düzenlemek için düzgün bir şekilde düzenleyeceksiniz. Aynı zamanda projede bir otopsi tutulması için de iyi bir zaman olacaktır, böylece tüm ekip üyeleri proje sırasında doğru olanı veya yanlışları yansıtabilir. Aynı zamanda belgelenmelidir, böylece sonuç diğer proje üyeleri ile paylaşılabilir ve proje geçmişine dosyaya yazılabilir. Son olarak, proje ekibini resmi olarak ertelemek, firmanızın politikasının belirttiği gibi geri bildirim ve performans değerlendirmeleri sağlamak önemlidir.
-
Art Petty tarafından güncellendi