Dikkatle inşa edilen proje kapsamının gücü:
Dikkatle belirlenen bir kapsam bildirimi, proje başarısının kritik bir etkinleştiricisi ve etkili proje yönetimi uygulamasının ayrılmaz bir parçasıdır . Faydaları şunlardır:
- Bildiride, proje ekibinin ve müşterinin / projelerin, beklenen özelliklerin, projenin kalitesi ve zamanlamasının ortak bir görünümünü paylaşmalarını sağlamalarına izin verilir.
- Bu kapsam, proje ekibinin, paydaşları net bir şekilde belirleme ve bunlara katılma olanağını sağlar: proje tarafından etkilenen bireyler veya gruplar ve onların destek ve katılımı.
- Kapsam, ekip üyelerinin sadece müşterinin ihtiyaçlarını karşılamak için gerekli olan çalışmalara odaklanmalarına yardımcı olur.
- Özgün kapsamın sınırlarının ötesinde değişiklikler öneriliyorsa, ifade, değişikliklerin tahmin edilmesi ve önerilmesi için bir kılavuz görevi görür. Değişiklikler tüm ilgili paydaşlar tarafından kabul edilirse, kapsam bildirimi revize edilir.
Proje Kapsamının Oluşturulması:
Proje yöneticisi , ekip üyeleri, müşteriler, yönetici sponsorları ve kilit paydaşlar ile bağlantılı olarak, genellikle çıktı olarak adlandırılan proje girişiminin gerekli çıktılarını anlamaya ve açıklamaya çalışır. Bu teslim edilebilir, faaliyetlerin planlanması ve tahmin edilmesinde onaylanmış bir maliyet veya kabul edilebilir maliyet aralığını içerir.
Ayrıca, projenin nihai teslimine ilişkin zaman çerçevesinin yanı sıra dahil edilecek temel özellikleri de tanımlar. Müşteri, proje yöneticisi, proje ekibi ve yönetici sponsoru tarafından kararlaştırıldığında, bu kapsamdaki herhangi bir değişiklik, dikkatle kontrol edilen ve belgelendirilmiş bir değişim süreci kullanılarak yapılmalıdır.
Proje Kapsamının Diğerleri Üzerindeki Basamakları:
Kapsam beyanı veya belge üzerinde anlaşma sağlandıktan sonra, ilgili çalışma ekipleri kendi çalışmalarını, zamanlamalarını ve maliyetlerini tahmin etmek için beyandaki bilgileri kullanırlar. Kapsam bildirimi ne kadar kesin ve doğru olursa, iş ekiplerinin doğru tahminler ve kaynak gereksinimleri üretmesi daha olasıdır.
Proje kapsamı ifadeleri, inisiyatifte yer almayan şeyleri tanımlar:
Proje kapsamı belgesinin, proje kapsamının bir parçası olmayan belirli öğeleri de listelemesi ve dolayısıyla teslim edilecek işten hariç tutulması nadir değildir. Örneğin, bir ev inşa etme projesi, çevre izni alınmasının mal sahibi tarafından yapılmasını ve evi inşa eden yüklenicinin proje kapsamının dışında kalmasını şart koşabilir.
Kötü Yapılandırılmış Bir Proje Kapsamının Etkisi:
Proje kapsamında netlik olmaması, yaygın bir proje stres ve başarısızlığı kaynağıdır.
Belirsiz ya da belirsiz bir kapsam belgesi, tartışmaya açık ve kararsız çağrılara açık olan birçok unsuru terk ederek, girişimin özelliklerini, kalitesini, zamanlamasını ve maliyetini etkilemektedir.
Zayıf değişim süreçleri ile birlikte bir belirsiz kapsam bildirimi ile başka bir meydan okuma denir: kapsam sürünme. Kapsam talepleri, müşteri talepleri ve çalışma ekipleri, orijinal planların amacı veya sınırları dışında, teslim edilebilirliğe ek özellikler eklediğinde ortaya çıkar.
Kapsamı Değiştirme:
Kapsam kapsamındaki değişiklikler projenin tamamlanmasını geciktirecek ve potansiyel olarak önemli maliyetler katacakken, kapsamı ayarlamak için gerekli ve makul olan bazı durumlar vardır. Proje Yöneticileri , istenen değişikliği tanımlayan, ilgili tüm zaman, maliyet ve iş yükü tahminlerini gözden geçiren ve değişikliği dikkate alarak yeni riskler için projeyi yeniden değerlendiren bir “değişim yönetimi” sürecine güvenmektedir.
Genellikle proje yöneticisi ve yönetici sponsor, durum tam olarak analiz edildikten sonra kapsamı değiştirmeye karar verir. Değişiklikler bir karar günlüğünde belgelenir ve daha sonra büyük proje ekibine iletilir.
Proje Gereksinimleri, Proje Hedefleri Olarak Bilinen
Örnekler: Proje kapsamı, 2 hafta içinde, proje şartlarına uygun tek sayfalık bir web sitesinin teslim edilmesiydi.