- kapsam
- Risk
- Varsayımlar
Bu makale, bu üç temel proje yönetimi şartının bir taslağını sunmaktadır ve ek okuma için bağlantılar ve öneriler içermektedir.
kapsam
Proje yönetiminde, kapsam , bir projenin kapsamını tanımlayan sınırlar kümesidir.
Kapsam, proje girişiminin sonucu olarak müşteriye ne teslim edileceğini açıklar.
Kapsamı anlamak, proje yöneticisinin ve proje ekibinin, projenin sınırları içinde veya dışında ne olduğunu anlamasını sağlar. Eğer bir şey “kapsam dahilinde değil” ise, projenin planlama çalışmasında dikkate alınmaz. Kapsam beyanının sınırları içinde yer alan faaliyetler “kapsam” olarak kabul edilir ve program ve bütçede muhasebeleştirilir. Bir faaliyet sınırların dışına çıkarsa, “kapsam dışı” kabul edilir ve planlanmamıştır.
Proje yöneticisi veya proje ekibinin bir parçası olsanız da , ileride hareket ettikçe bir şeyin kapsam içinde mi yoksa kapsam dışı mı olduğunu düşünmek istersiniz.
Örnek olarak, bir müşterinin bir web sitesi oluşturmanızı istediğini hayal edin. Projenin kapsamını (veya sınırlarını belirlerken) belirttiğiniz gibi, aşağıdaki öğeleri kapsam olarak belirtirsiniz:
- Site tasarımı ve tel kafes diyagramı
- Test yatağının kurulması
- Onaylanmış tel çerçeveye kodlama
- Web sitesi teması için grafik geliştirme
- Siteyi herkese açık hale getirmeden önce test etme ve hata ayıklama
Proje süresince müşteri, şirket hakkında bir video genel bakışını eklemenizi ister. Video, proje kapsamında belirtilmemiştir ve bu nedenle kapsam dışıdır.
Video çalışmasını ek ücret karşılığında yapmaktan memnuniyet duyabileceğiniz için, bu durum projenin kapsamı ve maliyet ve zaman tahmini için bir revizyon gerektirecektir.
Açık ve üzerinde anlaşmaya varılmış bir kapsam belgesinin yokluğunda, video konusu ekibinizle müşteri temsilcileri arasında çekişmeli hale gelebilir. Açık bir kapsam bildirimi, durumu ortadan kaldırmanıza ve düzenli bir şekilde bir değişiklik yapmanıza olanak tanır.
Peki, kapsamın içinde veya dışında ne olduğunu nasıl belirlersiniz? Öncelikle, müşterinizle veya proje sahibiyle yapılan görüşmelere dayanarak, şu anda bildiğiniz projenin tüm ayrıntılarını özetlemek isteyeceksiniz. Ardından, kapsamda veya kapsam dışında değerlendirilenleri yönlendirecek temel varsayımlar yapmak istersiniz.
Varsayımlar
Hayatınızın bir noktasında, muhtemelen “Asla varsayımlar yapmayın” demişsinizdir. Ancak, proje yönetiminde varsayımlar yapmak günlük bir etkinliktir. Varsayımlar, kapsamı ve riskleri tanımlamanıza ve tahminleriniz için zaman ve maliyet açısından ince ayar yapmanıza yardımcı olur. Elbette, varsayımlarınızı belgelemek ve doğrulamak önemlidir.
Kitap oluşturma gibi basit bir şeyi düşünün. Arkadaşınızın bir sehpa kitabı için bir fikri olduğunu ve projeyi yönetmenizi istediğini varsayalım. İlk isteği bir bütçe için, bu sayede finansman sağlayabiliyor.
Kapsamı belirlediğinizde, arkadaşınızın sayfa sayısı, görüntü eklenmesi, kapak stili ve sayfalar için kullanılacak kağıdın ağırlığı gibi birçok ayrıntıda belirsiz olduğu açıktır. Bu faktörlerin tümü maliyet ve üretim karmaşıklığını etkileyeceğinden, şartnameler hakkında varsayımlar yapmak ve bu varsayımları arkadaşınızla kabul edilebilir veya kabul edilemez olarak doğrulamak zorundasınız.
Daha sonra tartıştıktan sonra, arkadaşınız kitapta 50 fotoğraf koymayı planladığını söyledi. Varsayımınızı 50 görüntüye dayandırabilir veya bu sayının zaman içinde artacağını tahmin ederek, resimlerle 75-90 sayfa arasında bir değer olacağını düşünebilirsiniz.
Varsayımların doğrudan programı nasıl etkilediğini görebilirsiniz. Örneğin, bir salıncak setini içeren bir parkta bir projeye öncülük ettiğinizi hayal edin.
Projenizi kurarken size bütçe verilir ve bunlardan biri materyallerden sorumlu ekip üyeleri tarafından atanır. Programınızı oluştururken, çimento geldiğinde materyallerden sorumlu kişilere danışırsınız. Bu kişi, çimentonun ne zaman geleceğinden emin olmadığını, ancak 1 Haziran-10 Haziran tarihleri arasında olacağına inandığını söyler. Kapsamınızı ve planınızı oluşturduğunuzda, çimentonun 10 Haziran'dan sonra gelmeyeceği varsayımını yaparsınız. örnek varsayım yapmak için iki fayda gösterir.
İlk fayda, çimentoyu 10 Haziran'dan önce almayacağınız varsayımıyla, çimento tedarikine dayanan faaliyetler planlamanıza izin vermenizdir. İkinci fayda, çimentoyu teslim etmek için son teslim tarihi olan malzemeden sorumlu kişiyi sağlaması ve tedarikçisine geçebilmesidir. Projenin ileriye taşınması için yanlışlıkla bir son tarih belirledi.
Varsayımlar yapmak, proje ekibinin kapsam dahilinde, zamanında ve bütçe dahilinde kalmasına yardımcı olmak için genellikle proje sırasında yeniden gözden geçirilen kriterleri belirler. Ama varsayımlar yanlış olduğunda ne olur? Riskin devreye girdiği yer burası.
Risk
Kapsamınızı oluşturduktan ve kapsam ve tahminlerin arkasında bulunan varsayımları belirledikten sonra , risk alanlarını değerlendirmeye başlamak isteyeceksiniz. Risk, proje yönetiminde gerçek dünyada olduğu gibi aynıdır; Hasar yaratabilecek bir tehlike veya şanstır. (Not: Proje Yönetimi Enstitüsü ve Bilgi-Yönetim Bakanlığı Proje Yönetimi Kurumu, risk ve türlerin ayrıntılı tanımlarını ve proje risk yönetimi çerçevesini tanımlamaktadır.)
Tüm projeler risk barındırıyor ve proje yöneticisi veya proje sahibi iseniz, sadece riski öngörmekle yükümlü değilsiniz, aynı zamanda bu risklerin potansiyel etkilerini proje ekibine iletmek ve riskleri azaltmak için hazırlık yapmak da sizin görevinizdir.
Risk çeşitli derecelerde gelir. Bazen risk sadece projenin biraz farklı şekilde çalışacağı veya beklenmedik bir dönüşe geçeceği anlamına gelebilir. Ancak bazı durumlarda risk, projenizi başınıza döndüren felaket sonuçlarına yol açabilir.
Yukarıdaki senaryo örneğinden oyun senaryosunu kullanalım. Risklerden biri, çimentoun, 10 Haziran tarihine kadar ulaşmamasıdır. Bu riskin potansiyel etkileri nelerdir? Çimento döküldükten sonra takip eden ardıl faaliyetlerin tümü bu sorunun bir sonucu olarak gecikmektedir.
Riskler de olumlu olabilir. Çimento beklenenden daha erken ortaya çıkarsa, projeye olan etkiyi düşünün. Bu olumlu bir sonuç gibi görünse de, projedeki diğer tüm adımların zamanlaması ve sıralaması için hala bir sorun yaratmaktadır.
Proje yöneticileri, beyin fırtınası yapmak ve potansiyel riskleri tanımlamak için proje ekipleriyle birlikte çalışırlar. Süreci bir adım ileriye götürürler ve riskin potansiyel şiddetine ve meydana gelme olasılığına bakarlar. Dahası, riskin ne zaman ortaya çıktığını belirlemek için en uygun olanları tanımlar ve risk azaltma planları üzerinde anlaşmaya varırlar.
Birçok firma zaman içinde geliştirdikleri detaylı risk şablonlarına ve diğer projelerdeki deneyimlere sahiptir. Bazı endüstriler risk analizi için başlangıç noktası olarak kullanılan risk profillerini derlemiştir. Birçok endüstri, risk planlaması için de çok detaylı istatistiksel analizler yapmaktadır.
Alt çizgi
Kapsam, varsayımlar ve risk terimleri, proje yönetimi dünyasında önemlidir. Bu makaleyi ve diğer önemli proje yönetimi koşullarını daha ayrıntılı olarak incelemek için başlangıç noktasını kullanın.